«Коммуникация — ключ к успеху»

Лонгрид получился

На недавнем тренинге по управлению проектами все участники сошлись в одном — коммуникация является ключевым фактором успеха любого проекта.

Очень часто проекты буксуют не из-за нехватки навыков или ресурсов ( хотя и это  не редкая причина провалов), а потому, что люди не могут нормально общаться друг с другом.Команда не всегда понимает,что именно от нее хотят, а заказчик не до конца видит цели проекта, его значимость, что должно получиться в конце проекта. И здесь важно, чтобы все говорили «на одном языке» — использовали одни и те же понятия, термины и четко понимали, о чем идет речь.

Почему коммуникация — это основа успешного проекта?
💛Команда:Когда команда не понимает задачи или цель проекта, возникает хаос. Важно не просто ставить задачи, но и объяснять, почему эта задача важна, как она влияет на общий результат.Команда должна понимать не только «что», но и «зачем». Это увеличивает вовлеченность и помогает избежать недоразумений и конфликтов.

💛Проектный спонсор и заинтересованные стороны: Очень часто спонсоры проектов или другие заинтересованные стороны видят только вершину айсберга. Они могут не до конца понимать всю ценность проекта или его необходимость, если коммуникация с ними происходит на уровне «это нужно сделать, потому что так надо». Успешные проекты всегда сопровождаются ясным объяснением их ценности, где спонсор видит четкие цели и результаты. Если спонсор проекта понимает, к чему вы стремитесь, и как это повлияет на его бизнес, он будет больше поддерживать команду и проект в целом. Если нет поддержки от руководства — даже не думайте за этот проект браться!

💛Единый понятийный аппарат: На тренинге все единогласно  отметили, что использование одинаковых терминов и понятий невероятно важно. Это то, что позволяет всем участникам проекта говорить на одном языке. Разные интерпретации одних и тех же понятий могут стать источником путаницы. Поэтому важно с самого начала проекта договориться о терминологии, которую все понимают одинаково.

Как улучшить коммуникацию в проекте?

➡️Прозрачность целей: Четкое объяснение целей проекта — это залог того, что все работают на один результат. Команда, которая понимает стратегическое значение проекта, всегда будет более мотивирована и продуктивна.

➡️Доступность и открытость: Убедитесь, что члены команды и стейкхолдеры могут легко общаться друг с другом. Когда коммуникация ограничивается или закрыта, это приводит к недопониманиям и снижению эффективности. Участники проекта должны чувствовать себя свободно, задавая вопросы и предлагая свои идеи. Здесь есть свои нюансы и ограничения  ( нужно учитывать  зрелость команды , готовность стейкхолдеров общаться с линейным персоналом итп). Но если вы развернетесь хотя бы в сторону открытости — это уже даст свои плоды.

➡️Регулярные встречи: Необходимо проводить регулярные встречи (стендапы, ретроспективы и другие форматы), где каждый может высказать свои идеи и озабоченности. Это помогает выровнять понимание процессов, задачи и прогресса.

➡️Устранение барьеров в общении: Иногда между разными уровнями команды (например, между руководством и исполнителями) возникает барьер, из-за которого информация передается с искажениями. Лидер проекта должен создать такую среду, где каждый будет слышим и понят.

➡️И, конечно, составьте план коммуникаций. И следуйте ему. Обновляйте. И продолжайте следовать. Вовремя и нужным способом  информируйте заинтересованных в проекте лиц.

Коммуникация — это не просто обмен информацией. Это основа для доверия, взаимопонимания и, в конечном счете, успеха проекта. Если все участники команды, спонсоры и заинтересованные стороны не только слышат друг друга, но и понимают, что говорят, если они едины в терминах и целях, шансы на успешную реализацию проекта значительно возрастают.

Так что помните: будь то стратегия, тактическое планирование или просто обсуждение задачи, коммуникация всегда стоит на первом месте. Убедитесь, что вы говорите на одном языке с командой и спонсором, и тогда у вашего проекта чуть больше шансов на успех ))😉