Зачем эффективной команде проекта нужен Устав?

Статья пригодится начинающим менеджерам проектов, особенно тем, у кого есть свобода от мёртвых процессов и экстремальные условия выживания стартапа. К пониманию того, что правила взаимодействия внутри команды должны быть проявлены, приходишь обычно, пройдя через межличностные «неудобства». Данная статья позволит обогатиться относительно лучших, по моему мнению, мировых практик предупреждения разногласий и экологичного порядка их разрешения.

Предисловие

В далеком 2020г. medium еще не был заблокирован, а я отчаянно волонтёрил в московском отделении PMI на правах розжига инициатив, способствующих профессиональному росту членов сообщества по управлению проектами. С тех пор много воды, утекло: стучаться через занавес становится сложнее, а рекомендовать просящим что‑то «почитать полезного» потребность осталась. Переопубликовываю данный материал на habr с незначительными правками для нужд тех, кто драйвит перемены.

---

Слово «Устав» многочисленно применяется при понимании свода Правил, регулирующих важную для его составителя сущность. Так устав прижился в качестве документа, определяющего порядок жизни юридического лица. Многим он знаком как то, на чём держится Армия — см. Воинский устав. Руководителям проектов Устав знаком как документ, в котором фиксируется исходные данные и смысл существования временного мероприятия. А ещё народный фольклор, насыщенный мудростью поколений, вещает: «В чужой монастырь со своим уставом не ходят» (речь о Монастырском уставе). Можно вспомнить и шутливый Указ (Устав) Петра I, который на самом деле призывал бороться с излишним почитанием чинов, погрязших в бюрократии и взяточничестве: «Подчиненный перед лицом начальствующим должен иметь вид лихой и придурковатый, дабы разумением своим не смущать начальства». В данной статье пойдёт речь про Устав команды.

Правила по Своду знаний

Устав команды — это элемент Управления ресурсами, к которым в том числе относятся и человеческие, согласно классификации процессов управления проектами по PMBoK 6th edition (стр. 319, п.9.1.3.2). Свод знаний наделяет документ судьбой носителя ценностей, принципов и прочих положений, принимаемыми членами команды, он может содержать:

• базовые ценности: описание тех положений, которые являются определяющими для поступков членов команды и для понимания друг друга

• заданные коммуникации: как часто, в какой форме должна происходить передача информации внутри команды

• коллективные решения: прояснение порядка и наиболее эффективного способа принятия коллективных умозаключений

• эффективные конфликты: порядок урегулирования и принципы ответственности за разрешение периодически возникающих ситуаций непонимания и столкновения интересов и др.

Как определяет PMBoK, лучше всего, чтобы в разработке Устава участвовала сама команда и Устав команды не носит форму конечного документа — он адаптируется под потребности среды.

Часто функцию Устава команды заменяют негласные правила стихийно или намеренно возникшие в Компании. Существенное влияние на них могут оказать framework управления проектами, к примеру Scrum. В руководстве одного из самых распространённых Agile framework уже сформулированы коммуникационные порядки, роли и другие атрибуты командной работы. Однако зачастую тот Scrum, который в книжках, далёк от его отражения в реальности и, как следствие, могут образовываться существенные пробелы в эффективности атрибутов командного взаимодействия, снижающие общую продуктивность.

Скрытый текст

При этом я хотел бы предостеречь читателя от бездумного копирования правил, кем-то или под какую-то конкретную ситуацию разработанных: документ, состоящий из невостребованных элементов — не работает, а руководитель его насильно внедряющий, теряет свои управленческие (политические, если хотите) позиции.

Управленческий экстрим волонтёрства

Представим ситуацию, когда команде предлагают не заранее прописанные роли и готовое информационное поле компании, а самоорганизацию с вольным посещением при удалённой реализации проекта. Именно в такой нетривиальной для управленца ситуации работали волонтёры PMI Moscow. Очевидно, что возникают сложности, к примеру:

1. А кто тут главный? Если он не определён сверху или его позиция зыбка, будет столкновение — лидер вынужден проявить себя, быть принятым и взять ответственность. Возможна ли командная работа без лидера? Не думаю. Другое дело, что в Agile применяется servant leadership (встречаются интересные кейсы), что так нетипично для русской авторитетной культуры управления. Сам спотыкался, когда готовился на экзамен PMP. Многие волонтёры приходят из структур с авторитарным стилем управления — требуется время на адаптацию.

2. Кто, за что отвечает? Часто «руководителя» путают с «лидером», «ролью» по книжке и приписывают ему абсолютное право направлять других и не делать работу своими руками. В волонтёрских проектах, где острая нехватка компетентных, мотивированных рук, работать только головой — непозволительная роскошь. Профессиональная деформация многих руководителей не позволяет это быстро принять и перестроится.

3. А где эталон «правильного»? Одно дело, когда тебе на этот вопрос отвечают люди, обличенные властью или команда берёт справочник PMBoK и отчаянно внедряет всё, что там написано. Другое дело, когда этого авторитетного источника нет — опыт у многих уникальный, а проект ведь добровольный: вряд ли кто‑то захочет подчиняться силе или неодушевленному эталону знаний. Главное не уйти в крайности: не создать ответов «правильного» больше, чем было вопросов или не завалить себе путь горой неотвеченных вопросов.

4. Что есть «вред»? Каждый человек склонен самостоятельно формировать критерии вредности происходящего. Что понимается под вредом: ущерб персональных явных / скрытых интересов или командных? И что делать, если надо выбирать между личным и общественным?

5. А кто здесь кто? В компании, где определены должности, есть хотя бы понятия компетенций и обязанностей в виде ориентиров — возникает понимание, какого функционала от человека хотя бы можно ожидать. В волонтёрском проекте приоритет ожиданий от члена команды модифицирован:

(1) наличие свободного времени
(2) мотивация его тратить для добровольных командных активностей
(3) и только на третьем месте можно поставить компетенции.

Если нет хотя бы одного из трёх элементов, участие в волонтёрском проекте затруднительно, но если не хватает в отношении п.3, то среда общения среди профессионалов PMI достаточно быстро может восполнить нехватку знаний и навыков. Часто именно для пополнения опыта туда и приходили волонтёрить — это в том числе и была моя причина участия в нескольких проектах.

Устав команды по потребности

Столкнувшись с управленческими сложностями волонтёрства, в проекте по автоматизации работы над контентом сайта московского отделения, команда пришла к необходимости обсуждения единства понимания принципов эффективной коммуникации, коллективных решений, понятий и т. п. С самого начала эксперимента были применены методы Lean и Agile: «Мы не плодим лишнего и стараемся быстро учиться на своих ошибках». Так в команде появился Issue log (журнал проблем) и Lessons learned register (уроки, которые выучили и повторять не хотим), свободные для редактирования любым членом команды. Описание этих документов можно найти как в PMBoK 6th edition, в Scrum их содержание, как правило, всплывает на Ретроспективах.

В качестве проблем фиксировались все ситуации, которые приводили, по мнению членов команды к групповой неэффективности или ущербу личных интересов. Некоторые из проявленных проблем решались сразу благодаря управленческому опыту участников группы: так пришли к необходимости гибкого времени удалённого общения с учётом разницы часовых поясов по принципу «семеро одного не ждут» и максимум сохранённых артефактов для создания и без того затруднённого обмена информацией — запись видео созвонов, ПО для совместного доступа и др.

Применяя правило «5 почему» (см. так же в PMBoK 6th edition: root case analysis и fishbone diagram), можно из постоянного наплыва якобы новых проблем нащупать их первопричину, устранить источник, не тратя время на постоянное сглаживание последствий. Так из большинства возникшим проблем, мы пришли к потребности формирования Устава команды проекта. В сообществе менторов PMI Moscow понимали неизбежность стадии storming (Tuckman»s leader model), в связи с чем активно поддержали волонтёров: воркшопы провели как члены отделения, так и приглашённые эксперты (см. публикации в официальной группе PMI Moscow с бесплатным обучающим контентом).

Можно найти множество классификаций ролей в команде (к примеру, Белбин, Адизес — можно почитать мою статью о применении и выявлении ролей). Команде в противовес рабочей группе могут приписывать разные дополнительные атрибуты, якобы определяющие особую эффективность. Но гарантированный рецепт передаётся, как мне кажется, «на кончиках пальцев». Так эффективную команду отличают:(1) осознаваемая членами задача (цель), достижение которой возможно лишь совместными усилиями(2) очевидные (понятные) для членов команды принципы взаимодействия, которые могут быть выражены в ролях, особой коммуникации и др. формах взаимодействия(3) понятные личные интересы членов команды, которые стимулируют их, не противопоставляя, на достижение командных интересов(4) полезность и очевидность личного вклада в достижение цели.

Часто интересы команды становятся в разрез личных, их соблюдение воспринимается «вредом» для индивидуальности. Мне показалось достаточно экологичным «вред» определять не краткосрочным субъективным опытом человека, а мудростью поколений. Ведь часто бывает, что кратковременной выгодой нужно поступиться не только для командного интереса, но и такой выбор бывает надо делать в пользу долгосрочного личного успеха: «один человек мамонта не завалит, а с иными членами команды надо научиться делиться».

Стартовое содержание Устава команды

«Эта книга для героев. Для тех людей, которые хотят переделать свою страну или весь мир. И хотят это сделать, как им кажется, вполне бескорыстно.»? Отрывок из книги Тарасова Владимира — Технология жизни. Книга для героев

Ниже, вдохновившись знатоком стратагем В.Тарасовым, через призму разделов знаний PMBoK, где чаще всего встречаются межличностные трения недавно сформированной команды, приводятся примеры текста Устава команды:

Про ответственность

Бесстрашие (отвага) начинается в том, что людям в команде нет смысла бояться — их не накажут за чужую вину (перекликается со Scrum Value — Courage). Так начинается страх не выполнить свой долг, в бытовом смысле укрепляются обязательства по взятой задаче — ведь наказание понятно и неизбежно. Ровно как награда.

Возможная фраза Устава: Наше бесстрашие проявляется в том, что мы с полной ответственностью беремся за задачи, но знаем, что их невыполнение повлечёт справедливую командную кару, ведь крупный успех всегда командный.

Путь человека подвержен множеству искушений: через прямое взаимодействие с миром (страсть, деньги и страх), свои чувства (честь, любовь к нации, родителям), но страшнее всего фраза «я сделал всё что мог» — она заранее снимает с него ответственность.

Возможная фраза Устава: Успех, как и проигрыш у нас командный, поэтому не вовремя оказанная помощь коллеге считается проступком.

Дезорганизация приводит к несправедливости и страху в соблюдении порядка: когда трус отступает один — это беспорядок, когда храбрый в одиночку рвётся к выигрышу — это дезорганизация.

Фраза: Дело, сделанное в одиночку страшнее несделанного дела. Умелое использование активов команды — признак профессионализма и мудрости.

Экологичнее хвалить не человека, а его поступки (кстати, встречал это у Гиппенрейтер — все мы немного дети).

Фраза: Мы чтим не личность, совершившую поступок, а сам поступок. Награда за поступок — не привилегия, наказание за проступок — не зло: всё это закон для почитания содеянного и сохранения эффективной команды. Награда и наказание неизбежны, не зависят от личности получателя и являются обязанностью дающего.

Отдельного исследования и статей заслуживают принципы публичной ответственности за работы в компаниях, стремящихся к бирюзе.

Про качество

Разделяй и властвуй (как User story на Individual tasks for programmers). Голодными управлять легче, сытых сложно предугадать. Общий враг объединяет.

Возможная фраза Устава: К любой даже мелкой и неважной задаче мы относимся как к крупной и важной для обеспечения качественного подхода. Любую крупную мы разделяем до более мелких — быстрые победы чаще кормят, так мы приходим к сытости на долгом пути, смысл которого становится понятным — быть сытым в мелких качественных победах.

Рвётся там, где тонко. Где тонко — рвать намеренно! Можно провести аналогию с накоплением technical debt.

Фраза: Любая скрытая проблема, неуверенность — это причина неожиданных негативных перемен, поэтому всё тайное мы делаем явным, а зыбкое — твёрдым, чтобы избежать в и без того переменчивую жизнь вводить новые непрогнозируемые элементы.

Про действие (активности)

Неподготовленное командное действие роняет дух, даже если вовремя отменено.

Возможная фраза Устава: Мы чтим усилия и отзывчивость коллег и не призываем к совершению непродуманных действий.

«Почивание на лаврах» начинается с осознания своей превосходящей позиции перед членами команды и губительно для личности почивающего в первую очередь так как расслабляет и стимулирует деградировать.

Фраза: Любая победа — это искушение беспечностью празднования, поэтому мы признаём победы, но избегаем беспечности.Команда сильна в безразличии того, что делать и чьими руками. Но не пользоваться наиболее эффективным решением — опрометчивое использование общих ресурсов.

Союзничество (дружба в работе) начинается с признания пути (личных устремлений) иного человека: «Удерживай вредом, а двигай выгодой». Нереальные планы бросают команду в дезорганизацию.

Фраза: Для усиления взаимной пользы друг от друга мы признаём наличие личных устремлений, чтим их и, по возможности и потребности второй стороны, указываем путь развития члена команды в каждой важной для нас ему просьбе. Прогресс (движение) члена команды к общему результату признаётся взаимно эффективным только при наличии его личной выгоды от будущего состояния при реализованном прогрессе.

Слово обратного хода не имеет и за выданный приказ на исполнение несёт ответственность руководитель (дающий поручение) — он обеспечивает подчинённого всем необходимым (как слуга), так, чтобы передать право ответственности.

Возможная фраза Устава: За отсутствие обеспеченности ресурсами (время, знания, прочие активы) для исполнения указания (просьба, задача) отвечает лицо, выдавшее указание коллеге.

Про коммуникацию

В каждой шутке есть доля шутки.

Фраза: В команде нет коммуникаций, лишённых смысла, «просто так».

Ответы не на те вопросы — признак неуважения, начало обмана, что есть причина будущей войны.

Фраза: Мы отвечаем на вопросы прямо, даём незапрашиваемую информацию только получив предварительное согласие на её получение.

Причина войны в незнании её результата. Война — путь обмана, обман — путь войны. Вынуждение к обману — вынуждение к войне. Технология обмана заключается в подмене понятий — с тех, на которые нельзя опираться на те, на которые якобы опираться можно. Прекращение конфликтной ситуации начинается с прояснения перспектив её эскалации и далее с нахождения объединяющих точек. Быть непобедимым перед врагом = знать врага = любить врага. Наиболее бесполезная война — война за прошлое (месть), наиболее кровавая — за настоящее (немедленный призыв к действию), требующая мудрости борьба только в будущем. Она помогает избегать «крови» в настоящем. «Чтобы сломить врага — надо показать ему дорогу к жизни». Закрытие за собой дверей — это приближение к комнате без дверей, не хлопайте дверью в отношениях, вы не знаете, сколько их открытых ещё осталось.

Фраза: Любая конфликтная ситуация, перерастающая в противостояние мнений с повышенным эмоциональным накалом — признак недальновидности участников. Любая намеренно донесенная заведомо ложная информация — начало конфликтной ситуации. Вынуждение ко лжи, в том числе путём эмоционального давления — вынуждение к конфликтной ситуации, результат которой понятен вынуждающему. Люди, находящиеся на пути личного развития не конфликтуют.

Послесловие

Закончить статью про Устав команды хочу не своими мыслями, но достаточно хорошо ложащимися в контекст нашего взаимодействия с людьми:

• Все люди — учителя

• Не судите — и не будете

• Лучшее воспитание — собственный пример!

Удачи Вам в постижении управленческого мастерства!