Обзор достижений: общаемся с бизнесом и вдохновляем ИТ-команды

В предыдущей публикации я поделилась моделью обратной связи в PI, которая внедрена в SM Lab. Сегодня подробнее расскажу об одном из ее мероприятий — встрече «Обзор достижений PI». В конце покажу чек-листы подготовки, поэтому когда решите провести что-то подобное у себя — считайте, половина организационной работы у вас уже проделана.

Предпосылки

Представители бизнеса одного из поездов попросили нас, участников Команды изменений,  помочь с организацией отчетно-мотивационной встречи для ИТ-команд. Ссылались на периодические жалобы со стороны разработчиков о том, что бесконечно пишут код, тестируют его, а в итоге непонятно, насколько ценна та работа, которую делают. Знакомо?

Цели и задачи

Главные цели зафиксировали так: повысить вовлеченность команд, дать обратную связь от бизнеса командам по поводу пользы, сформировать ощущение сопричастности к ценности выполняемых задач. 

Остановились на том, что это рекомендуемое мероприятие, которое должно проводиться в тех поездах, в которых существует такая необходимость. Обязаловки нет. Кстати, опросы Рабочих групп поездов PI показали, что описанные выше проблемы существуют далеко не во всех поездах.

О чем встреча

Проводится по результатам двух PI, то есть дважды в год. Представители Бизнеса делятся успехами и динамикой прошедшего периода.

По сути, это доклад бизнеса командам о результатах их работы в цифрах, метриках, статистике. Например, как разработанные фичи улучшили посещаемость сайтов, увеличили продажи, больше клиентов сделали счастливыми и так далее.

Также это возможность поблагодарить команды за вложенный труд. Важно остановиться на основных успехах прошедшего полугодия, историях побед и сфокусироваться только на значимых фичах.

Для максимальной адресности такая встреча проводится для каждого поезда отдельно по тем работам, которые он провел.

За рамки 3 часов в самом многочисленном по количеству команд поезде мы пока не выходили, но из отзывов почерпнули, что нужно сокращать тайминг. Поэтому призываем коллег к краткости: одна фича — один слайд в презентации, а по времени это не более 10 минут рассказа.

Формат и тайминги

Ниже указан примерный формат онлайн-встречи, поезда могут корректировать его как удобно.

Чек-лист для отбора информации (докладчику)

Могу со стопроцентной уверенностью сказать, что самое сложное обычно — это решить, о чем можно рассказать и о чем будет интересно послушать. При подготовке можно опираться на несколько вопросов:

1. Почему выбрали эту фичу, а не другую, чтобы о ней рассказать? 

2. Что изменилось? Как с этим стало лучше жить?

3. Имеются ли аналитические данные, скриншоты, подтверждающие результативность разработки?

Чек-листы подготовки и проведения

Давайте посмотрим, что важно сделать до встречи, во время и после. У нас это подробные чек-листы с описанием действий для каждого, кто участвует в организации и проведении. Поделюсь их сжатым вариантом.

Подготовка:

1. Поскольку встреча вшита в График PI, единый для всех поездов, важно отследить нужные даты и проанонсировать встречу среди бизнеса поездов. По сути, дать старт подготовке.

2. Выбрать и утвердить дату проведения.

3. Создать 2 страницы в Confluence: с ограниченным доступом для организаторов и общедоступную для всех, где после встречи будут храниться запись и необходимые материалы.

4. Определиться с каналом коммуникации, добавить в чат подготовки всех причастных.

5. Зафиксировать встречу в календаре, разослать приглашением на участников.

6. Определиться с выступающими, отправить им чек-лист для отбора информации.

7. Докладчики — подготовить контент, слайды.

8. Провести еженедельные рабочие встречи для отслеживания хода подготовки.

9. Подготовить форму обратной связи, которая будет отправлена всем участникам после встречи.

Во время проведения:

1. Вести запись встречи.

2. Модерировать.

3. Следить за таймингом.

После:

1. Выложить запись и материалы на заранее подготовленную общедоступную страницу и корпоративный видеохостинг.

2. Разослать ссылку на опросник.  

3. Провести ретро с участвующими в подготовке, поделиться результатами опроса.

Отзывы участников

Такую встречу я организовала по запросу поезда дважды и оба раза после ее проведения собрала отзывы. Они подтвердили важность такого мероприятия — 48% ответивших поставили ему наивысшую оценку «10».

Также это помогло собрать конструктивные предложения. Например, сократить тайминг, увеличить время на награждение подарками, делиться не только успехами, но и сложностями, с которыми столкнулись команды во время работы над задачами.

Коллеги делились впечатлениями, вот несколько примеров:

Итого

Конечно, такая встреча — не волшебная палочка, после взмаха которой команды, взявшись за руки, начинают работать еще лучше и продуктивнее.

Это лишь небольшая ложка кратковременного вдохновения, поэтому важно понимать, что подход к мотивации команд и увеличению их продуктивности должен быть комплексным. Все это  требует серьезной проработки и тонкой настройки.