Как организовать совместную работу в маленьких, но быстрорастущих компаниях

Здравствуйте! Меня зовут Екатерина Шеленкова. Я работаю заместителем руководителя отдела развития продуктов Битрикс24 и вот уже 12 лет участвую в развитии продукта. 

Мы помогаем компаниям разного размера организовать эффективные рабочие процессы и прежде всего — совместную работу. Это быстрые коммуникации внутри компании, работа с документами, постановка и контроль задач и многое другое. Особенно актуальны такие инструменты для небольших компаний, до 50 человек, которые активно растут, выстраивают внутреннюю структуру и ищут новые, эффективные подходы к работе, управлению растущим штатом сотрудников.

В конце ноября 2024 года мы ожидаем новую версию продукта, в которой особое внимание уделим совместной работе. Поэтому сегодня я расскажу вам о том, как совместная работа в Битрикс24 помогает малому и среднему бизнесу становиться более эффективным.

Как понять, что пора внедрять инструменты совместной работы

С ростом бизнеса неизбежно увеличивается количество времени, которое приходится тратить на рутинные задачи, коммуникации, согласования и т.д. Растет штат, формируется структура, появляются отделы, руководители, подчиненные. Уже не получается, как раньше, собраться за столом руководителя и тесным кругом единомышленников обсудить текущие задачи, построить планы или поправить договор под диктовку бухгалтера. 

Ресурсы расходуются на вполне конкретные задачи, но в течение дня бывает сложно отследить, куда ушло все рабочее время. Мы выделили несколько процессов, которые чаще всего «съедают» рабочий ресурс — если вы видите, что в вашей компании есть похожие проблемы, значит вам пора внедрять инструменты совместной работы.

Внутренние коммуникации — обсуждение рабочих вопросов, задач

По оценкам экспертов, на переписку по email уходит до трети рабочего времени. В бесконечных цепочках вопросов и ответов легко потеряться, а контролировать, кто из сотрудников получил и прочитал письмо, становится все сложнее. 

Мессенджеры, казалось бы, должны упростить ситуацию, но на практике приходится метаться между десятками чатов в телеграм и Whatsapp, учитывая предпочтения коллег, партнеров и клиентов. На переключение между способами связи тратится много сил. 

А для того чтобы донести до сотрудников важную информацию, приходится делать рассылку по почте или закреплять важные сообщения в мессенджерах, требуя от сотрудников отметить получение информации. 

Совещания и рабочие встречи

Чем больше людей в компании, тем чаще на подготовку к совещанию уходит больше времени, чем на саму встречу.
Договориться с участниками о времени, удобном для всех, убедиться, что переговорная комната свободна, передать каждому участнику документы, которые нужно изучить перед встречей — на все это тратятся часы.

Немного быстрее дело движется, если обсуждение идет в общем чате — там можно быстро опросить участников на предмет удобных слотов и в электронном виде прислать всю информацию для подготовки ко встрече.

Онлайн-совещания — отдельная головная боль. При наличии достаточного числа инструментов для онлайн-созвонов, сложно бывает договориться о том, где провести созвон: где-то есть ограничения по времени, где-то нет возможности записать встречу. Как результат — перебои в работе сервиса, дискомфорт на созвонах, отстуствие записи встречи. 

Работа с документами

Процесс согласования документов в бумажном виде себя практически изжил, поэтому к нему возвращаться не буду. А вот пересылка разных версий текста файлами в мессенджере или электронной почте — все еще реальная история. 

Типовая задача — менеджер проекта согласовывает договор с юристом и финдиректором. Черновик документа отправляется в чат или переписку с нужными участниками. Каждый оставляет свои комментарии, плодятся десятки копий, в какой-то момент уже никто не понимает, где актуальная версия, почему не учли самые первые правки юриста и что с этим документом делать дальше. 

Чуть легче тем, кто использует онлайн-сервисы, например, Google Документы. Здесь намного проще вести совместную работу, вносить правки одновременно, контролировать версии. Правда, всегда есть риски — от неправильно выданных прав на редактирование, до прекращения работы сервиса в России. Да и не каждый юрист или бухгалтер согласится работать с чувствительной информацией во внешних, чужих сервисах — именно эти специалисты чаще всего пересылают новые версии документов в файлах, прикрепленных к электронным письмам.

Постановка задач

Как руководитель ставит задачу в офлайне? Вызывает к себе сотрудника и диктует ему: нужно закупить новогодние подарки. Идею обсуди с Галиной, документы и подрядчиков возьми у Полины, бюджет согласуй с Костей, как все будет готово — напиши мне на почту. Сроки — к 3 декабря. 

В онлайне это обещает быть быстрее, но не всегда. Руководитель открывает общий чат в Телеграм или Whatsapp, тэгает в нем нужных сотрудников и отправляет сообщение с текстом задачи. Просит поставить «+» или реакцию тех, кто ознакомился с задачей, и ставит себе напоминание в календарь, чтобы не забыть попушить сотрудников накануне дедлайна. В чатике тем временем начинается обсуждение задачи — сотрудники начинают критиковать идеи, дают свои советы, комментируют действия коллег. Продуктивность падает, ответственные теряются в потоке сообщений.

Риски безопасности 

Разрозненные приложения, бесплатные мессенджеры и облачные сервисы — это всегда большой риск потери данных. Случайное удаление файла, поломка ноутбука или преднамеренное действие уволенного сотрудника — и бизнес может лишиться важных документов или, что еще хуже, конфиденциальная информация может попасть к злоумышленникам или конкурентам. 

Давайте расскажу вам о том, как мы решаем эти и другие задачи в Битрикс24. А вы сможете оценить, подходит ли решение для задач вашего бизнеса.

Массовые видеозвонки в Битрикс24 Синк

Мы заметили, что даже в пределах одного офиса коллеги предпочитают звонить друг другу по видео и не терять время на встречи в переговорке. Для удаленной работы видеозвонки еще более актуальны. Но разнообразие доступных средств видеоконференцсвязи часто вносит сумятицу в коммуникации.

Сервис «Совместная работа» позволяет сотрудникам общаться и командой, и один на один, не выходя за рамки общей рабочей среды Битрикс24.

В каждом релизе мы расширяем число одновременных участников видеозвонка — сейчас платформа позволяет созвониться в Битрикс24 Синк команде до 100 человек. Для созвона с партнерами или клиентами не нужно переключаться на другой сервис — пригласить участников из внешнего контура можно по ссылке. 

Корпоративная почта с передачей прав доступа

Считается, что переписка по email усложняет коммуникации, съедает огромное количество времени сотрудников. 

Мы смотрим на это совсем иначе — в Битрикс24 электронная почта интегрирована в сам сервис и это позволяет работать с письмами намного эффективнее, чем в обычном почтовом клиенте. 

Во-первых, корпоративный почтовый ящик можно подключить к Битрикс24 и обрабатывать почту внутри, не уходя в почтовые сервисы. 

Во-вторых, из любого письма, полученного в Битрикс24, можно быстро создать задачу буквально по клику. В задачу дублируется содержание письма.  Даже не обязательно скачивать вложенные файлы, они прикрепятся автоматически. Дальше остается только назначить ответственных сотрудников — они получат уведомление о новой задаче.

В-третьих, обсудить содержание письма можно без дальнейшей переписки в почте. Например, аналитику поступило письмо от бухгалтера. Если он не понял суть, может мгновенно создать пост в корпоративной ленте и сразу начать беседу.

И, наконец, сотрудники на время отпуска могут предоставлять временный доступ к своей почте коллегам. Это безопасно — пароль передавать не нужно, так как письма будут доступны только внутри Битрикс24.  Для передачи доступа нужно лишь указать имя сотрудника в специальном поле. 

Упрощение коммуникаций через общий календарь

Назначить встречу с несколькими участниками — тот еще квест. Иногда уходит уйма времени, чтобы найти и согласовать слот, который будет удобен всем. 

Планировщик Битрикс24 в один клик помогает найти удобное для всех участников время и поставить на него встречу. 

Чтобы ничего не упустить, можно синхронизировать корпоративный календарь с личными — тогда сотрудники смогут видеть вашу полную занятость и не назначать встречи на время, занятое личными делами. 

Из события в календаре можно по клику оказаться в чате со всеми участниками — сюда можно отправить документы, которые нужно изучить до созвона, или обсудить план встречи. 

Видеозвонок со всеми участниками также запускается в один клик из события в календаре, а запись созвона автоматически прикрепляется в комментарий к событию. 

Работа над личными и совместными задачами

Срочные и важные, большие и маленькие, личные или командные — в разгар делового сезона в разноплановых задачах может «утонуть» даже самый организованный человек. 

Битрикс24 помогает управлять потоком задач, контролировать дедлайны, видеть прогресс в задачах подчиненных и, самое главное, вести общение отдельно по каждой задаче.

Начнем с простого. Задачи можно ставить не только себе, но и сотрудникам — либо сразу указывать их исполнителями, либо делегировать часть своих задач, переназначив исполнителя. Оставаясь владельцем задачи, вы можете следить за ходом ее исполнения, устанавливать сроки, добавлять участников или наблюдателей. Если задачу ведет целая команда, обсуждать процесс работ можно в комментариях к ней или в один клик запустить звонок на всех участников. 

Мы и сами хорошо знаем, как сложно бывает сфокусироваться на срочном и важном, когда дел невпроворот. Поэтому помогаем нашим пользователям не терять из виду горящие задачи — они автоматически поднимаются на самый верх списка, а рядом с ними отображается счетчик оставшегося времени. 

Помощник на базе Al, умеющий переключаться между ролями

Пользователи Битрикс24 не всегда еще используют возможности Copilot, нашего находчивого Al-ассистента. А мы в команде так привыкли к нему, что даже не можем представить ежедневную работу без его участия. Дам несколько советов о том, как лучше использовать эту фичу: 

• Самый привычный сценарий использования ИИ — поболтать в режиме чата. С Copilot можно погенерировать идеи и найти неочевидные решения.

• Copilot может «вживаться» в разные роли и решать соответствующие задачи, например, отвечать как директор по маркетингу или писать посты как SMM-специалист. Для этого не нужно писать сложные промпты, достаточно простого запроса. Есть у AI-помощника и нестандартные роли — например, таролог и поэт. 🙂

• Copilot облегчает постановку сложных задач — можно сделать понятное описание, емко обозначить, что требуется, и ничего не упустить.

• Наш Al может легко сделать чек-лист для задач — вы задаете ему тему, и процесс автоматически запускается.

• Запросив «Результат по задаче», вы поручаете ему проанализировать кучу комментариев и понять, какие действия выполнялись, что получили в итоге. 

• Попросите Copilot «Выдели главное», чтобы не читать объемные тексты — он быстро создаст выжимку и сэкономит вам время.

И это лишь малая часть его возможностей, мы постоянно их обновляем и я советую вам почаще их исследовать!

Другие инструменты сервиса

С помощью инструмента Каналы можно регулярно делиться информацией сразу с группой сотрудников — важные новости и документы не будут теряться в личных переписках.

Рабочие документы хранятся на общих дисках и работать с ними можно совместно, не плодя многочисленные версии одних и тех же текстов или таблиц. 

Благодаря технологии Вайб можно настроить стартовую страницу Битрикс24 — тот экран, с которого будет начинаться рабочий день сотрудников. Здесь публиковать важную информацию или просто транслировать важный посыл на день или неделю. Говоря современным языком, создавать правильный вайб!

В Битрикс24 есть собственный маркет приложений от партнеров, он уже содержит около 4000 полезных для бизнеса интеграций. На маркете есть узкоспециализированные приложения под конкретные сферы, а есть и общие решения, расширяющие стандартную функциональность Битрикс24. 

Безопасность совместной работы

Битрикс24 помогает решать все задачи в единой среде. Система хранит все важны данные, все документы, задачи и переписки и в случае сбоя или случайного удаления данных дает возможность восстановить их. В корпоративной среде можно более внимательно контролировать обмен чувствительной, конфиденциальной информацией, управлять доступом к ней. При увольнении сотрудника данные остаются в системе, важно лишь закрыть ему доступ к ним, чтобы избежать утечек. Также мы заметили, что общаясь в корпоративной среде, сотрудник меньше отвлекается на личную переписку и лучше следит за прогрессом по задачам.

Гибкие тарифы с оплатой за функциональность, а не за число пользователей

Мы осознанно выбрали продавать клиентам тарифы разного типа, а не оплачивать использование продукта по числу пользователей. Это удобнее и для нас, и для бизнеса. Руководителю проекта не нужно сомневаться, кого добавить в систему, а кого — нет, высчитывать ограничения и доплаты. Для растущего бизнеса это особенно важно. 

Оплатите наиболее подходящий тариф, и вот уже вся команда выполняет задачи в единой рабочей среде. Удобно стартовать с бесплатного тарифа — на нем доступна базовая работа с задачами, чаты, видеоконференцсвязь, Copilot и другие возможности. Затем, по мере усложнения сценариев и роста потребностей пользователей, можно будет переходить на коммерческий тариф. 

Помочь в освоении возможностей и настройке продукта могут наши сертифицированные партнеры.

Планы по обновлению продукта

Два раза в год мы в Битрикс24 выпускаем новые версии. Обновления всегда направлены на развитие сервиса, содержат новые продукты и улучшения текущих. 

26 ноября нас ждет презентация очередного обновления, где мы покажем еще один крутой сценарий совместной работы. Это будет новый продукт в рамках экосистемы Битрикс24. Благодаря использованию Copilot станут еще эффективнее звонки внутри продукта, обязательно будет обновлен раздел с задачами и проектами.

Все версии Битрикс24 имеют свое название, а в последних используется космическая тема — например, мы выпускали релизы с названиями «Вега», «Орион», закладывая в них ассоциации с ключевыми обновлениями. 

Есть идеи, каким будет название в этот раз, если учесть, что останется акцент на совместной работе? Напишите в комментариях свою версию!