Как мы создаем цифровой опыт сотрудников в «Магните»

Общая численность персонала «Магнита»  составляет около 320 000 действующих сотрудников, торговая сеть – почти 30 000 магазинов в 67 регионах. А также онлайн-коммерция, собственная логистика, 20 предприятий по производству продуктов питания и другие направления бизнеса.

При таком количестве сотрудников розничных магазинов и распределительных центров внутренние коммуникации были сложной задачей. Так как у 80% персонала нет рабочей почты в силу специфики позиций, они не имеют прямого доступа к кадровым сервисам.

Стремясь к культуре открытого общения, мы хотим держать всех коллег в курсе событий и развиваем внутренний сервис для сотрудников, чтобы все могли иметь удобный доступ к ресурсам компании.

Сервис также используется для онбординга новичков, опросов, анонсов мероприятий и программ привилегий для сотрудников «Магнита». Мы не только создаем опыт сотрудников и условия для решения HR-задач, но и повышаем их вовлеченность и укрепляем позиции компании на рынке. Как именно – расскажем в статье.

Внутренний продукт «Твой Магнит» и его задачи

Твой Магнит – цифровая экосистема с сервисами компании, которые помогают получить быстрый доступ ко всем востребованным ресурсам для сотрудников.

Наши ценности:

• Единственный инструмент взаимодействия с розничными сотрудниками и их прямое взаимодействие с корпоративными системами, self-сервисом, инфо-полем

• Экономия времени на решение кадровых вопросов и других корпоративных задач

• Помощь в решении любых вопросов

 Ключевая цель нашего сервиса — транслировать заботу о пользователях. Для этого мы:

1. Формируем базу знаний, чтобы упростить поиск ответов на вопросы, возникающие в процессе работы

2. Улучшаем удовлетворенность клиентов качеством сервиса розничных магазинов за счёт вовлеченности и обучения персонала

3. Делаем сотрудников единомышленниками, транслируя ценности компании

Мы красочно поздравляем с днём рождения, приветствуем пользователя при заходе в приложение каждый день и по особым случаям.

Реализованный функционал

Структура компании

Организационная структура «Магнит» сложная из-за большого числа торговых точек и производственных предприятий. Этот раздел позволяет быстрее в ней разобраться. Здесь есть поиск и возможность перейти на карточку подразделения, посмотреть сотрудников и узнать, кто является директором магазина или руководителем отдела.

Сервис для руководителей

Руководители всех уровней управления имеют доступ к личному кабинету, который хранит информацию по каждому сотруднику из разных систем учёта в едином месте: от первого взаимодействия нового сотрудника до любого кадрового события в статусе работника компании.

Поддержка

Раздел помощи сотруднику, где можно самостоятельно найти ответы на большинство часто задаваемых вопросов о кадровых сервисах и инструментарии. Для этого мы реализовали чат-бот по темам, структурированный каталог ответов на вопросы и возможность отправить обращение о проблеме в свободной форме.

Адаптация

Компания растет, появляются новые сотрудники, кроме того в ритейле всегда высокая текучка кадров. Поэтому важно помочь новичкам адаптироваться как можно быстрее. Для этого мы создали сервис, который поможет новичку узнать больше о компании, а руководитель может создавать задачи новому сотруднику для погружения в рабочие процессы.

Обучение

Система дистанционного обучения с курсами по стандартам, регламентам и правилам работы в компании, обучение корпоративной культуре и правилам работы на торговых объектах.

Новости и сообщества

Здесь отображается информация о корпоративной жизни компании, участии в общественных мероприятиях, открытии новых торговых точек и достижениях. Это помогает вовлекать сотрудников в корпоративные цели. За наполнение раздела отвечают менеджер по корпоративной культуре и PR-менеджер. Частота обновления – 2–3 раза в неделю.

Профиль с поиском сотрудников

Профиль сотрудника содержит личную информацию с возможностью просмотра и редактирования, настройки уведомлений и поиска сотрудников. Коллеги отмечают удобство функционала поиска – можно посмотреть информацию о сотрудниках своей команды или найти людей из других подразделений.

Мария Фурдик, Product Owner:

Мы стремимся к тому, чтобы любую задачу сотрудник мог решить с помощью одного приложения, уже сейчас более 290000 сотрудников используют приложение каждый месяц, а уровень их удовлетворенности 90%, и мы рады таким результатам.

Каких результатов удалось достичь

Самое важное в создании внутреннего продукта – его полезность и приживаемость. Он должен быть таким, чтобы им действительно пользовались, прислушивались к советам, которые он даёт. Сотрудники, у которых есть доступ к полезным цифровым инструментам, с большей вероятностью останутся в компании.

Наш показатель установок приложения вырос по сравнению с прошлым годом и более 40 тысяч новых сотрудников скачивают приложение ежемесячно. В сервисах Твой магнит сотрудники заказывают расчётный лист — более 130.000 уникальных запросов, 115.000  заходят чтобы узнать остаток отпуска, 40.000 заказывают справки, более 35.000 проходят программы обучения, 55.000 интересуются скидками и привилегиями сотрудника, 120.000 заходят в профиль, ищут коллег и интересуются структурой компании.  Нам удалось значительно сократить количество вопросов, поступающих в поддержку. Сервис стал важным инструментом, который помогает создать комфортную и поддерживающую среду, где каждый сотрудник чувствует себя частью команды и имеет доступ к необходимым ресурсам для успешной работы.