Как автоматизировать мониторинг контрагентов в 1С — интеграция «Глобас.API» и «1С: Управление холдингом»

Сегодня можно обезопасить себя и при этом не тратить 2-3 часа на проверку одного контрагента. Контролировать другие компании можно в базе 1С. Рассказываем об инструменте на примере интеграции для агрохолдинга.

«Поставщик не выполнил свои обязательства, мы потеряли около 5 миллионов рублей. Позже оказалось, что с этой компанией судятся и другие» — реальный случай, от которого не застрахован ни один бизнес. Юристы советуют проверять контрагентов по следующему алгоритму.

• Запросить пакет необходимых документов.

• Проверить статус компании на сайте налоговой службы и скачать актуальную выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

• Убедиться в соответствии кодов ОКВЭД заявленному виду деятельности.

• Проверить юридический адрес компании.

• Изучить информацию о директоре компании.

• Убедиться, что компания не находится в процессе банкротства.

• Проверить наличие судебных дел с участием контрагента.

• Поискать информацию о контрагенте в базе данных Федеральной службы судебных приставов.

• Проверить сведения о бенефициарах компании, включая их репутацию и возможные связи с недобросовестными организациями.

• Проанализировать финансовую отчетность компании за последние годы, чтобы оценить ее платежеспособность и стабильность.

• Проверить своевременность сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности.

• Оценить уровень налоговой нагрузки и возможные риски, связанные с выездными проверками.

• Проверить историю изменений в уставных документах и составе учредителей.

• Ознакомиться с отзывами и рекомендациями о компании от других клиентов или партнеров.

• Изучить возможные внешнеэкономические связи и санкционные риски, если компания работает с зарубежными партнерами.

Такой подход позволит комплексно оценить надежность и добросовестность контрагента, минимизируя юридические и финансовые риски. Однако проверка одной компании по этому списку займет как минимум несколько часов. А если контрагентов десятки и даже сотни и нужно регулярно мониторить, не изменился ли их статус? С такой ситуацией столкнулись в службе экономической безопасности крупного российского агрохолдинга. 

Предыстория проекта

Клиент: агрохолдинг (NDA). В структуре компании много дочерних предприятий, развивающих разные направления сельского хозяйства: растениеводство, переработка зерновых и масличных культур, производство молока, сахара, животноводство, птицеводство и т. д. Предприятия занимают высокие позиции в отраслевых рейтингах.

Задача: интегрировать данные из системы «Глобас.API» в базу 1С, чтобы не только сотрудники службы безопасности, но и все, кто работает с контрагентами, имели доступ к актуальной информации. 

В компании пришли к тому, что службе экономической безопасности нужен дополнительный инструмент. При этом у холдинга разветвленная структура, и в разных филиалах есть свои сотрудники СБ. Для каждого необходимо оплачивать отдельный доступ к сервису. Чтобы сократить расходы, решили связать сервис с 1С. В этом случае доступ к информации получают и сотрудники из других отделов. При этом интеграция позволяет настроить автоматическое уведомление об изменениях у контрагентов, таким образом, информация о критически важных триггерах, если они отразились в системе «Глобас», должна отправляться на почту ответственным лицам. 

У холдинга до работы с нами уже была попытка интеграции с другим сервисом через подрядчика. Она оказалась неудачной: делали дольше, чем было заявлено, в результате внедрение вышло дороже, проект заморозили. Затем компания обратилась в «Белый код» за интеграцией «Глобас.API» с конфигурацией «1С:Управление холдингом».

«Глобас» — аналитический инструмент, содержит сведения о 33 миллионах организаций и ИП и 550 миллионах компаний по миру. С помощью системы можно оценить платежеспособность и надежность контрагента, определить кредитные лимиты, задать параметры для поиска компаний, оперативно отслеживать изменения и многое другое. 

Например, модуль «Санкционный комплаенс» дает возможность проверить российских и зарубежных контрагентов по консолидированному санкционному списку, включая «правило 50%» и проверку товаров. Проверяются также бенефициары, владельцы, руководители, аффилированные и дочерние компании. 

«Глобас» можно связать с 1С, «Битрикс24» и другими корпоративными системами. Для этого разработчики — компания «Крединформ» — предлагают «Глобас.API». У заказчика появляется единый доступ к множеству источников. Обмен информацией происходит мгновенно. Это ускоряет бизнес-процессы и снижает трудозатраты на проверку контрагентов.

Как система «Глобас» работает в 1С

Мы реализовали в системе «1С:Управление холдингом» подсистему «Глобас» со всеми необходимыми регистрами. 

Например, вкладка «Настройки» позволяет внести контрагента в список на отслеживание, а также добавить конкретных пользователей, которые будут получать электронные письма с информацией из системы. Здесь же можно настроить очистку: заложить количество дней, в течение которых будет храниться история. При этом добавить того или иного контрагента можно и через анкету конкретной компании. 

Заказчик обозначил 10 триггеров, которые ему важно отслеживать. Эти данные можно обновить, нажав соответствующую кнопку в анкете поставщика. Чтобы автоматизировать процесс, мы реализовали регламентное задание, в этом случае мониторинг выполняется по расписанию. Если появилась новая информация по какому-то из контрагентов (наименование, ИНН и др.), система отправит письмо всем сотрудникам, которых ранее мы внесли в список. 

Информация об активных триггерах отображается в системе 1С. Найти ее можно в анкете поставщика через вкладку «Глобас». Внутри обозначены активные триггеры. 

Для удобства пользователей в журнале «Анкеты поставщиков» контрагенты, которые находятся в списке на отслеживание, помечены иконками — логотипом системы «Глобас». Также красным цветом выделены анкеты поставщиков, у которых есть хотя бы один активный триггер. 

Удобная функция — отчет по триггерам. Его можно сформировать в подсистеме «Глобас». В список попадают только поставщики с активными триггерами. 

Результат

Инструмент довольно просто встраивается в конфигурацию 1С. Это позволяет автоматизировать сбор обновленной информации о контрагентах и в десятки раз ускоряет процесс. При этом компания может создать свой регламент проверки и даже использовать для этого не только данные «Глобас», но и внутреннюю информацию, например, историю взаимодействия с контрагентом или условия контракта.

Специалисты агрохолдинга в многопользовательском режиме уже ведут мониторинг контрагентов, при этом чтобы отследить изменения, достаточно прочитать письмо, которое система отправляет на почту. По сравнению с ручной проверкой это занимает гораздо меньше времени, а результат точнее, ведь исключается человеческий фактор.