Автоматизация процесса командировки в Битрикс24: как сэкономить на деловых поездках

Эффективность управления командировками зависит от множества факторов, включая использование подходящих инструментов и правильную организацию документооборота. Важно наладить этот процесс от разработки тревел-политики до составления отчетов. В крупных компаниях автоматизация может сократить до 30% бюджета на командировки.

Сегодня рассмотрим, как на базе корпоративного портала нам удалось автоматизировать организацию командировок в компании «Велесстрой».

Хочу обратить особое внимание, что в компании – 6000 (!) сотрудников.

Почему стоит автоматизировать процесс командировок

«Велесстрой» — одна из ведущих российских компаний в строительстве объектов для нефтегазовой и электроэнергетической отраслей, а также в промышленном и гражданском строительстве. Объекты компании расположены по всей России, что требует частых командировок на стройплощадки. Контроль лимитов и оптимизация расходов на поездки являются важными задачами, ведь бюджет на командировки ограничен.

Ранее процесс организации поездок был классическим: сотрудники или секретари подразделений оформляли командировки, отдел кадров и бухгалтерия занимались документооборотом. Но даже при выстроенной системе возможны издержки на каждом этапе. Без автоматизации сложно оценить эффективность управления командировочным бюджетом, особенно когда поездок много и они регулярны.

В чем риски?

Риски можно частично переложить на профильные агентства делового туризма, которые помогают сократить время на поиск билетов и бронирование гостиниц. В компании «Велесстрой» для этих задач используют сервис «Аэроклуб» — крупную российскую IT-платформу для автоматизации деловых поездок. Ее решения позволяют управлять командировками от момента заявки до отчетности и аналитики.

Автоматизация командировок через агентство позволяет:

• сократить время на бронирование;

• централизовать хранение документов;

• уменьшить стоимость билетов и проживания;

• получать кэшбэк и бонусы за участие в корпоративных программах лояльности.

Как оформить командировку в Битрикс24

В 2021 году мы внедрили корпоративный портал в работу компании. В дальнейшем у заказчика возникла идея создать на портале бизнес-процесс согласования командировок, интегрировав Битрикс24 с Аэроклубом и 1С. Сейчас процесс выглядит так:

1. Сотрудник компании инициирует деловую поездку, самостоятельно заполняет или поручает ответственному лицу заполнение формы на корпоративном портале. 

На основании значения поля «Оформление услуг» определяется тот, кто должен приобрести услуги. Этот же пользователь получает информацию о согласовании/отклонении заявки на разных этапах согласования. Согласующие руководители выбираются из организационной структуры на основании принадлежности сотрудника к тому или иному подразделению. Если руководителя нет на месте, согласовать поездку может его заместитель, личный помощник или вышестоящий руководитель.

2. После завершения всех согласований данные по командировке передаются в Аэроклуб через API сервиса. Информация о сотрудниках передается в рамках интеграции с 1С ЗУП. Контейнер содержит данные для идентификации: персоны (xml_ID), командировки и услуги, которую предоставляет Аэроклуб.

3. На стороне Аэроклуба пользователь авторизуется в Личном кабинете, где происходит покупка билетов, ваучеров, бронирование гостиниц и т.д. Аэроклуб отправляет на портал через feedback-сервис очередь событий с указанием номера поездки/номера командировки/номера услуги.

4. Битрикс24 по ID контейнера и ID поездки, используя API, загружает документы по данной командировке — оформленные билеты и подтверждение бронирования сохраняются в соответствующем поле бизнес-процесса Командировка. Их остается только распечатать.

5. После этого в 1С:ЗУП создаётся задача на ответственного сотрудника. На основании полученных из Битрикс24 данных, он подготовит необходимые документы, в т.ч. приказ на командировку. Для разных обособленных подразделений определяются свои ответственные за оформление приказа.

6. После завершения поездки Аэроклуб сформирует отчетные и закрывающие документы. Специальный агент по расписанию загрузит их в Б24 из которого их заберет 1С.

7. После закрытия месяца Аэроклуб подготовит отчет о поездке (более 50 параметров), который можно использовать в различных целях: от сверки данных до аналитики и поиска путей экономии бюджета.

Для ТОП-менеджмента схема выглядит немного иначе и сразу начинается с покупки билетов в ЛК Аэроклуба.

Шаблоны процесса также зависят от того, откуда и куда едет сотрудник — из центрального офиса компании на проект или из проекта в центральный офис.

За соблюдением тревел-политики следит соответствующее подразделение — отдел координации и трансфера. Если покупки не соответствуют правилам политики — запускается процесс на изменение командировки. Например, могут предложить поменять даты, если в этот период можно приобрести более дешевые билеты.

Внесение изменений в командировку

Изменение условий командировки может потребоваться не только в случае избыточных расходов на проживание или перелет, но и из-за рабочих обстоятельств. Это могут быть изменения в графике, необходимость добавить новые объекты в маршрут, болезнь сотрудника или личные причины. Чтобы упростить эти процессы, предусмотрено два основных сценария:

1. Изменение дат поездки через Битрикс24.
   Этот процесс запускается вручную через интерфейс. Сотрудник получает доступ к форме с возможностью редактирования необходимых полей. После внесения изменений запускается бизнес-процесс (БП), который может включать этапы согласования или отклонения заявки. По результатам процесса обновленные данные отправляются в систему бронирования «Аэроклуб», а также создается задача в 1С:ЗУП для изменения приказа.

2. Изменение через систему «Аэроклуб».
   В этом случае сотрудник самостоятельно корректирует данные в «Аэроклубе». Далее специально разработанный агент интеграции подхватывает изменения, и, как правило, процесс проходит без дополнительных согласований.

Изменения могут вноситься многократно до достижения определенного статуса.

Особенности согласования командировок и интеграций

Разработка системы автоматизации командировок выявила несколько сложностей, связанных с корпоративной иерархией и согласованием. В некоторых случаях требуется подтверждение не только от непосредственного руководителя, но и от:

• Куратора проекта.

• Руководителя проекта (в случае, если сотрудник не из центрального офиса).

• Административного директора (для международных поездок).

• Функционального директора (если сотрудник, например, отдела механизации).

• Генерального директора или его помощника (в особых ситуациях).

Процесс согласования строится на основе оргструктуры компании, которая может включать более 1000 подразделений и 5000 сотрудников. Для нахождения нужного согласующего система использует цепочку заместителей и руководителей, а также график отсутствий из Битрикс24.

Решение для сотрудников, не работающих в CRM

Не все сотрудники работают в CRM-системе, но им всё равно нужно оформлять командировки. Например, водители или сварщики. Для таких случаев бизнес-процесс предусматривает участие ответственного лица, которое может оформить поездку от имени сотрудника.

Логика маршрутов согласования

Система автоматически находит нужного согласующего, учитывая отсутствие руководителя и его заместителей. Например, если руководитель в отпуске, запрос уйдет на согласование его заместителю, а если тот в командировке — в мобильное приложение. Также важно, что не все заместители обладают правом на утверждение командировок. Поэтому система делегирования была доработана, чтобы исключить лишние этапы и направлять документы сразу лицам с полномочиями.

Проблемы с городами отправления

Возникали сложности с привязкой городов и проектов. Например, сотрудники центрального офиса в Москве, но работающие из Санкт-Петербурга, сталкивались с проблемой, что их город отправления по умолчанию определялся как Москва. Это мешало корректному оформлению командировок. В результате была добавлена возможность ручного выбора города отправления, что потребовало доработки формы и логики согласования.

Интеграция с 1С:ЗУП

Бухгалтерия компании «Велесстрой» работает в Битрикс24, но оформление командировок происходит в 1С:ЗУП. Мы разработали механизм, который передает данные из CRM в ЗУП. Однако, на текущий момент перенос данных требует ручного ввода, так как автоматическая передача объекта (JSON) находится в разработке.

Вызовы и задачи на развитие

Они появляются из-за особенностей рабочих процессов, которые ранее не предполагалось автоматизировать, их не рассматривали как приоритетные или рассматривался иной способ достижения результата. Среди них:

• перенос данных более чем 50 тысяч сотрудников из 1С:ЗУП для учета всех маршрутов согласования;

• исключение возможности создания дублей поездок;

• разработка механизма поиска помощников после ручного выбора согласующего;

• возможность изменения цели поездки и источников финансирования;

• организация обратной связи между 1С и Битрикс24 для автоматического статуса приказа о командировке;

• создание командировок с несколькими маршрутными сегментами.

Если командировки занимают значительную часть расходов в вашей компании, стоит рассмотреть опыт других организаций, которые смогли автоматизировать этот процесс и получить ощутимые финансовые выгоды. Мы можем помочь проанализировать вашу ситуацию и предложить эффективное решение для автоматизации командировок в Битрикс24, адаптированное под ваши требования и бюджет.

А еще мы активно делимся нашим опытом. Рекомендуем прочитать другие статьи по развитию корпоративного портала.

• Холдинговая структура компании в CRM Битрикс24: все сделки группы на одной странице

• Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга

Вопросы можете задавать в комментариях!