Excel против CRM: почему мы до сих пор это обсуждаем?

Есть шутка про то, что вся мировая экономика держится на Excel. И вы даже не представляете, сколько в этой шутке правды! Семь лет назад мы написали статью о неравном бое Excel и CRM-систем. За это время CRM-ки стали ещё функциональнее и доступнее, MS Office ушёл из России (ну, к слову, весьма условно), новые решения (и старые) не очень дотягивают до главных электронных таблиц — в общем, кажется, вопрос должен был быть закрыт. Однако в октябре на одной из IT-конференций я стал свидетелем, а потом и вовлечённым участником спора о том, как плохо без Excel. Жалоба исходила от технического директора довольно приличной компании: он рассказывал, что на других таблицах у него не получается шедевр учёта — такой, как построен в Excel. При этом он полностью отрицал существование учётных систем и CRM, выдвигая аргументы о стабильности и безопасности (в нашей статье эти аргументы хорошо разобраны). 

И, как показывает опыт, это не единичное явление. Неужели в 2024 году при полном рынке CRM-систем на любой масштаб и бюджет Excel у кого-то может оставаться в приоритете? Я вижу два аспекта этого явления: технический и человеческий фактор. 

Аргументы адептов Excel

В принципе, аргументы любителей Excel не отличаются разнообразием и многие из них — просто искажение реальности и парадоксальное отрицание логики. 

Excel легко использовать — это привычные всем электронные таблицы, с которыми мы сталкиваемся ещё в вузе (а кто-то — и в школе). Его по силам использовать и продвинутым молодым сотрудникам, и сотрудникам без опыта, и всем, кто с компьютером «на вы». 

Действительно, открыть и использовать таблицы — не бином Ньютона, однако первые проблемы могут возникнуть не только с макросами, но даже с фильтрами и сортировкой. Если речь идёт о таблицах без заботливой поддержки бэкапов, вероятность того, что файл будет повреждён, а информация — утеряна, стремится к 100%. 

Excel доступен и понятен всем пользователям — опять же, зачастую до первой формулы. Если мы рассматриваем Excel как аналог учётной системы, нужно понимать, что от табличек и ячеек в нём только внешний вид. Остальное базируется на формулах, макросах, прописанных функциях и проч. Без этого его бессмысленно даже обсуждать. И даже если формулы и макросы создали профессионалы, пользователи рано или поздно получат сбой и некорректные данные. Для учётной системы это весомая проблема.

Вся информация содержится в одном файле, который всем доступен — взял и пользуйся. Этот файл можно копировать, передавать по почте и в мессенджерах, носить на флешке, хранить в корпоративном облаке и проч. Он доступен буквально отовсюду, а формат работы с данными интуитивно понятен.

Собственно, все перечисленные преимущества и являются рисками: файл можно легко унести, передать, скопировать, а доступ нескольких сотрудников к редактированию повышает риски повреждения файла и утери данных. Да и блюсти бэкапы для Excel не так тривиально, как кажется. Обеспечивать безопасность в CRM-системах значительно проще: многие возможности предусмотрены разработчиком и обеспечиваются в ходе внедрения. 

Excel — это очень дёшево. Я могу даже чёрно пошутить про то, что сейчас — так вообще бесплатно. Раньше о дешевизне MS Office можно было поспорить, сейчас это имеет смысл разве что из позиций покупке через «двое рук», зачастую с сомнительной чистотой лицензии. Мне кажется, сравнение стоимости владения офисным пакетом и CRM-системой уже давно вышло за рамки корректности и минимальной логики, потому что мы говорим прежде всего о колоссальном функциональном отличии: CRM-система не только учитывает сделки, но полностью автоматизирует процессы, оперативную работу, отчётность, аналитику и т. д.

VBA может всё: это мощный инструмент для управления электронными таблицами. 

Никто и не спорит, инструмент классный, интересный, его до сих пор можно встретить в вакансиях аналитиков, маркетологов, менеджеров и проч. Однако опять же он ограничен разработкой для таблиц (и пакета MS) и любой современный язык программирования может гораздо больше. Можно городить корпоративную систему на всём MS Office целиком, но это тоже не принесёт ничего хорошего и окончательно не избавит от разрозненности продуктов.

Если процессы простые, то и решение для управления ими должно быть максимально простое. Верно, очень хорошее утверждение. Но Excel практически не способен обеспечить управление процессами — здесь нужен хотя бы базовый инструмент для совместной работы, чтобы каждый мог следить за работой экземпляра процесса, отслеживать сроки, этапы и проч.

Если в компании до 10 сотрудников, они обязательно договорятся: Excel вполне подходит. Нет. Максимум — 1-2 человека. Excel не способен пережить даже минимальное масштабирование. Поэтому, если вы планируете, что компания будет жить и развиваться, будут звонки, письма, сделки, оперативная работа, лучше приобрести CRM-систему в минимальной комплектации (например, RegionSoft CRM Standard на двух человек обойдётся в 22 050 рублей единовременным платежом, зато вы обретаете нормальный, адекватно работающий продукт, способный обеспечивать вашу оперативную работу). 

Если проект временный, Excel — самое то. Да, для каких-то проектов это утверждение справедливо. Но это должен быть действительно разовый проект. Потому что, если, например, вы будете заводить по таблице на каждый аутсорсинговый проект, в конечном итоге вы сами лишите себя цельного видения состояния дел в компании, потеряете значительный срез аналитики.

В утверждениях о преимуществах Excel много субъективного опыта. Когда ты больше 20 лет разрабатываешь системы автоматизации бизнеса, их несостоятельность кажется очевидной, однако самих пользователей нужно основательно разубеждать. Хотя я, кстати, не отрицаю полезности Excel для сводных отчётов, каких-то собственных, персональных дашбордов и проч. Довольно удобный и гибкий инструмент. Но не имеющий никакого отношения к автоматизации и ускорению работы с рутиной.

Минутка забавного юмора от интернет-пользователей. Кажется, пользователям Reddit идея управления через Excel тоже не по душе.

Лучше и не скажешь.

Что требует Excel?

Вообще плотная и мало-мальски работа с Excel требует серьёзных ресурсов. Обязательный минимум — один сильный специалист, который может абсолютно всё. Это программист, аналитик и менеджер в одном лице, который знает себе цену, которую вам придётся оплатить в виде зарплаты. 

Но если бы это было единственным условием…

• Нужно быть очень продвинутым пользователем, понимать, как работают отдельные компоненты. Важно быть способным предвидеть возможную ошибку, распознать её, считать нелогичное значение (не каждая ошибка предупредит пользователя о себе). И таким уровнем владения должны отличаться почти все. Кстати, не раз удавалось наблюдать дисбаланс: один сотрудник «гуру Excel» и он вместо своей работы целый день бегает по офису между столами, помогая разобраться с таблицами своим коллегам. В конечном итоге мы теряем производительность и эффективность грамотного сотрудника в теме 

• Нужно очень много времени. Мне приходилось видеть приличную учётную конфигурацию на базе Excel (один раз в жизни, в 2009 году) — на её разработку у трёх человек ушло три года. Это неоправданные затраты времени в условиях, где на рынке просто масса классных и нормальных CRM-систем, которые при желании можно очень быстро развернуть (особенно если требования настолько невелики, что их можно реализовать на базе электронных таблиц).

• Написать CRM в VBA практически невозможно — только если собрать очень сильную команду программистов с этим уникальным навыком, которые захотят много денег. И то это не будет чистый Excel, это будут несколько приложений MS Office плюс внешние интеграции (прежде всего, телефония, сервис деск и т. д.). 

Каким бы привлекательным ни казался Excel, он очень быстро становится мал реально работающему бизнесу. Простой и понятный в начале, он на глазах превращается в непонятного монстра, к тому же зависящего от множества ручных процессов и действий. Непонятные механизмы обновления, синхронизации, доступа, резервного копирования, распределения ролей просто снижают производительность команды. То, что должно было оптимизировать оперативную работу, добавляет рутины, нервов, проблем. Удачные решения практически являются казуистикой, — и думается мне, это связано с тем, что все понимают, что не нужны костыли и велосипеды, когда есть нормальные работающие решения, к которым все рано или поздно приходят. И приносят вендорам эксельки, из которых порой быстрый и комфортный перенос данных невозможен — потому что там колоссальный бардак.

Подводя итог, я всё же хочу заострить внимание вот на каком моменте: Excel может в какой-то мере быть учётной системой, но он не может быть системой автоматизации и тем более сквозной автоматизации. По сути, он — очень сильно усовершенствованные ручка и бумага «в одном лице». От Excel не стоит требовать безопасности, стабильности, помощи в управлении процессами, эффективной оперативной работы. То есть, по сути, за скобками остаётся значительная часть всего того, что помогает сотрудникам работать с клиентами и наращивать эффективность компании (проще говоря, выручку). Excel — это не про развитие и инвестиции, это про простой учёт. Для бизнеса в 2024 году это вопиюще мало.

P.S.: у нас интересная и реальная новогодняя акция на все продукты для автоматизации бизнеса.

Алексей Суриков

Главный разработчик RegionSoft