Документы под контролем: Как выбрать идеальную платформу и не сойти с ума

Запутались в выборе платформы для работы с документацией? Функций море, терминология запутанная, а вариантов столько, что глаза разбегаются—даже опытные специалисты порой теряются! Мы собрали для вас 10 ключевых критериев, которые помогут найти идеальную систему управления документацией без лишней головной боли. Давайте разберёмся вместе!

Думаете, выбрать систему управления базами знаний — это просто? На первый взгляд так и кажется: рынок переполнен платформами для документации, и каждая сулит стать универсальным решением всех ваших проблем. Но опыт подсказывает обратное: иногда за глянцевой обёрткой и рекламными обещаниями скрывается совсем не то, что нужно. Убедиться в этом пришлось одному нашему клиенту, до того как он пришел к нам. Они выбрали платформу, которая поначалу казалась отличным выбором. Результат? Долгая борьба с интерфейсом, тонны лишних шагов и разочарование, когда вместо лёгкой настройки процессов пользователи оказались в лабиринте экранов и метаданных. Суровая правда: найти платформу, которая действительно облегчит жизнь и будет расти вместе с командой, — задача не из лёгких.

Чтобы вам не пришлось наступать на те же грабли, мы, компания «Документерра», занимающаяся разработкой платформы для продуктовой документации, решили обобщить наш опыт и выделить 10 ключевых критериев, которые помогут выбрать подходящую платформу для работы с документацией. При этом мы учли опыт множества компаний, с которыми имели возможность пообщаться. Они рассказали, что у них не так с текущими системами — и мы наслушались немало интересных историй, которыми теперь готовы поделиться, но анонимно, без указания названий и деталей, чтобы избежать личных обид. 

Пристегнитесь, начнём!

1. Управление документацией — чтобы не запутаться в своих же данных

Главное в системе управления контентом — способность действительно управлять, а не теряться в документах. Хорошая платформа должна обеспечивать не только удобное хранение документов, но и логичную навигацию, управление версиями и поддержку совместной работы. Если ваша команда должна тратить время на ручное создание папок и постоянное заполнение одинаковых полей, это уже тревожный звоночек.

Пример: Представьте, что ваша команда технических писателей должна вручную пересоздавать папки каждый раз, когда появляется новый проект. Это не только замедляет работу, но и увеличивает вероятность ошибок. Хорошая платформа, наоборот, позволит автоматизировать создание папок и связанных метаданных, как это делает, например, Confluence.

Архитектура контента напрямую влияет на эффективность работы. Как говорится, «если платформа не дружелюбна к пользователю, она не дружелюбна к бизнесу». Долгая борьба за простейшие действия может стоить не только нервов, но и упущенных возможностей.

2. Безопасность и защита данных — чтобы не было сюрпризов

Как только речь заходит о безопасности, сразу стоит вспомнить истории с утечками данных: Yahoo, Equifax, Facebook. Многомиллионные штрафы и сотни миллионов пользователей, чьи данные оказались в сети. Хорошая платформа для документации обязана обеспечить шифрование данных и грамотное управление доступом. И никаких «но»: доступ к данным должен быть только у тех, кто имеет на это право.

Пример: Что если вы используете платформу, которая не поддерживает двухфакторную аутентификацию? Один неосторожный пароль, и важная информация вашей компании оказывается под угрозой. Такие платформы, как Microsoft 365, предоставляют дополнительные уровни защиты, включая шифрование и сложное управление доступом.

Не забывайте и про плагины. Иногда именно они становятся ахиллесовой пятой системы, создавая уязвимости, как это было с WordPress в 2024 году. Обязательно уточняйте, насколько безопасны те расширения, которыми вы планируете пользоваться.

3. Интеграция с другими приложениями и сервисами — жизнь в одном окне

Современные системы должны интегрироваться с другими приложениями, чтобы вам не приходилось прыгать между окнами и сервисами. Поддержка офисных приложений, облачных хранилищ и почтовых сервисов позволяет не только облегчить жизнь пользователям, но и существенно повысить их продуктивность. Ваша платформа должна быть такой, чтобы все задачи можно было решать в одном месте.

Пример: Компания использовала платформу, которая не поддерживала интеграцию с Google Workspace, из-за чего сотрудникам приходилось скачивать документы и вручную загружать их в систему. Платформа, которая поддерживает такие интеграции, например, Notion, позволяет работать с файлами Google Docs прямо из своего интерфейса, что экономит массу времени.

4. Пользовательский интерфейс и опыт — чем проще, тем лучше

Интерфейс должен быть интуитивно понятным, и если у вас уходит больше пары минут на то, чтобы разобраться, куда нажать, что-то явно не так. Никакой магии: простота — это ключ к продуктивной работе.

Пример: В компании A. пользователи тратили по несколько часов на освоение базовых функций новой платформы, что привело к снижению производительности и мотивации. В то же время, платформы, такие как Документерра, предоставляют интуитивно понятный интерфейс и качественное руководство пользователя, что позволяет начать работу практически сразу.

5. Стоимость и лицензирование — читайте мелкий шрифт

Цена ошибки в лицензировании может быть крайне высокой. Примеры Oracle и Google, Microsoft и Huawei, SAP и Diageo говорят сами за себя: миллионы долларов штрафов за нарушение лицензии:

• Компания Oracle подала иск на компанию Google на сумму 9,3 миллиарда долларов за нарушение лицензии на использование программного обеспечения Java в операционной системе Android.

• Компания Microsoft оштрафовала компанию Huawei на сумму 1 миллиарда долларов за нарушение лицензии на использование операционной системы Windows в своих устройствах.

• Компания SAP оштрафовала компанию Diageo на сумму 15 миллионов долларов за нарушение лицензии на использование программного обеспечения для управления ресурсами предприятия.

Эти примеры дают представление о значимости лицензирования и приобретения пользовательской лицензии. Убедитесь, что лицензирование прозрачно, и вы точно знаете, за что платите.

Пример: Компания N. выбрала платформу с, как казалось, доступной моделью лицензирования. Однако после внедрения выяснилось, что многие функции, необходимые для работы, доступны только по отдельной подписке. Это в несколько раз увеличило затраты. Поэтому стоит изучать модели лицензирования заранее.

6. Поддержка и обслуживание

Думаете, после установки платформы можно выдохнуть и забыть про технические моменты? Не тут-то было! Поддержка и обслуживание — критически важные аспекты. Про них нельзя забывать при выборе платформы для работы с технической документацией. Такая платформа должна обеспечивать стабильную работу и высокую доступность, чтобы пользователи могли работать эффективно.

Поддержка  – лучше круглосуточная — критически важна, ведь никто не хочет остаться один на один с проблемой, остановив работу. Чем больше каналов для связи, тем лучше: онлайн-чаты, телефон, тикет-системы. И не забудьте про документацию: она должна быть исчерпывающей и легкодоступной.

Пример: Компания В. столкнулась с проблемой: платформа для документации перестала синхронизироваться с внешними сервисами, а служба поддержки была доступна только в рабочие часы по своему часовому поясу. В результате проект приостановился на несколько дней. В то время как такие платформы, как Zendesk, предлагают поддержку 24/7, что особенно важно для международных команд.

7. Масштабируемость и гибкость — на вырост

Платформа должна расти вместе с вами. Масштабируемость — это не только про добавление новых пользователей, но и про способность системы обрабатывать большие объёмы данных и адаптироваться к изменяющимся условиям. Хотите пример? Социальные сети — вот где масштабируемость работает на полную катушку.

Пример: Компания С. начинала с небольшой команды, но за год значительно выросла. Однако, изначально выбранная платформа не поддерживала работу с большим количеством пользователей, из-за чего пришлось перейти на другую систему. Изначальный выбор системы с хорошей масштабируемость, как у Salesforce, помог бы избежать таких сложностей.

8. Отчетность и аналитика – всё под контролем

Считаете, что для принятия решений достаточно интуиции? Как бы не так! Данные — ваш лучший помощник, и платформа должна предоставлять их в удобной форме. Отчеты тоже должны работать на вас. Благодаря им вы видите: кто над каким документом работает, какие документы готовы, а какие застряли на проверке. Или, например, анализ популярных тем, частых поисковых запросов и отзывов читателей — помогают следить за актуальностью контента и улучшать его.

Пример: Отсутствие удобных инструментов аналитики в компании К. затруднило отслеживание эффективности работы с документацией. Платформа с мощными инструментами для организации рабочих процессов, как в JIRA, и аналитикой читательской активности, как в GA или Yandex.Metrika, могла бы значительно повысить прозрачность и управляемость процесса.

9. Гибкость и адаптивность — подстраивайтесь под задачи, а не наоборот

Платформа должна легко подстраиваться под нужды вашей команды и изменяющиеся задачи. Если платформа жестко ограничена стандартными функциями, это может замедлить работу и снизить эффективность. Гибкость — вот что важно для эффективной работы.

Пример: В компании M. при переходе на новую платформу сотрудники столкнулись с трудностями в адаптации интерфейса к рабочим процессам — требовалось слишком много кликов для выполнения простых задач, что снижало скорость работы. В отличие от этого, Slack позволяет командам настраивать каналы, уведомления и интеграции, легко адаптируясь под разные рабочие процессы, что упрощает командное взаимодействие и повышает производительность с самого начала.

10. Репутация и отзывы — прислушайтесь к другим

Отзывы других пользователей и репутация платформы — важный индикатор её качества. Не стесняйтесь искать мнения, спрашивать коллег и проверять рейтинги. Если что-то кажется слишком хорошим, чтобы быть правдой, возможно, так оно и есть.

Пример: Компания Т. выбрала малоизвестную платформу из-за привлекательной цены, игнорируя отсутствие отзывов и информации о разработчиках. Вскоре выяснилось, что поддержка практически отсутствовала, а обещанные функции работали некорректно. Если бы они потратили время на изучение отзывов и проверку рейтингов на независимых сайтах, таких как Picktech, a2is или StartPack, это помогло бы избежать таких проблем.

И вот мы подошли к финалу! Выбор платформы для работы с документацией может показаться непростым, но теперь у вас есть 10 ключевых критериев, которые могут облегчить этот процесс. Пусть поиск идеальной системы станет для вашей команды увлекательным приключением, а найденный инструмент — надёжным союзником в ежедневной работе. Успехов вам и лёгкого выбора!