График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без Excel

Каждому сотруднику необходим отпуск, но процесс его организации может быть настоящей головной болью для руководителей. Им приходится тратить уйму времени на согласование графиков, а затем передавать их в отдел кадров, который вручную переносит данные в систему учета. Если в небольшой компании это еще можно сделать быстро, то в организациях с численностью от 150 человек это может занять не меньше недели. А если коллектив работает удаленно или в гибридном формате, ситуация становится еще сложнее.

Как сократить время на этот процесс? Рассмотрим это на примере внедрения электронного документооборота (КЭДО) в компании Coleman Group, которая уже более 25 лет предоставляет комплексные кадровые решения в России и странах СНГ.

Как обычно составляется график отпусков без автоматизации?

1. Сотрудник пишет заявление на отпуск и передает его руководителю.

2. Руководитель собирает все запросы в таблицу.

3. Кадровый отдел обрабатывает полученные данные и создает сводный документ.

4. После утверждения графика данные вручную вносятся в 1С:ЗУП или аналогичную систему.

Проблема такого подхода в том, что руководители не видят полную картину отпусков по всему коллективу, что приводит к накладкам по критически важным должностям. Это может замедлить работу над проектами и создать проблемы с планированием.

Другие минусы ручного управления отпусками:

• Сотрудники не могут самостоятельно проверить остаток отпуска или узнать даты отпусков коллег.

• Любые изменения, такие как перенос отпуска, превращаются в новый виток бумажной волокиты.

Автоматизация этого процесса через системы, как Битрикс24, позволяет сократить трудозатраты, улучшить планирование и сделать отпуск удобным для всех участников.

Отпуск через КЭДО: что выбрать — 1С, Битрикс24 или госпортал?

Автоматизировать кадровый документооборот (КЭДО) и согласование отпусков можно разными способами, и для этого не обязательно внедрять Битрикс24.

Если ваша компания уже работает с 1С, то процесс можно организовать с помощью «1С: Кабинет сотрудника». Это удобно, ведь вся работа с документами — от их обработки до подписания — происходит в привычном интерфейсе программы. В этом кабинете легко собрать пожелания сотрудников по отпускам с помощью специального документа «Сбор графиков отпусков», а затем передать данные в 1С: ЗУП для дальнейшей работы.

Можно рассмотреть и сторонние сервисы КЭДО. Однако важно учитывать, что:

1. Интеграция с любым сервисом требует времени, усилий и затрат.

2. Вам придется оплачивать подписку и каждый проведенный документ. Это касается и пересогласований, исправлений ошибок и других операций.

Если вы уже используете Битрикс24 для автоматизации отдела продаж, клиентского сервиса или HR, у вас есть два варианта для КЭДО:

1. Использовать встроенные возможности КЭДО: В облачной версии это бесплатно, а в коробочной станет доступно в будущем. Однако этот вариант может не обеспечить полной гибкости, а для синхронизации с 1С:ЗУП, возможно, понадобится настройка модуля обмена.

2. Создать уникальный смарт-процесс: В коробочной версии Битрикс можно создать кастомизированный процесс для КЭДО. Это потребует помощи интегратора, но вы также можете воспользоваться готовыми решениями для экономии времени и средств.

Используя 1С или Битрикс24, вы сможете объединить работу с КЭДО и CRM, что ускорит решение множества задач, будь то удаленный или офисный формат работы. Важно помнить, что для полноценной работы с КЭДО, как работодателю, так и сотрудникам понадобится УНЭП/УКЭП (усиленная электронная подпись), но для отпуска часто достаточно простой электронной подписи (ПЭП), которая подходит для подписания 80% документов.

Как выглядит и работает график отпусков в Битрикс 

Функционал отпусков позволяет:

1. Подать заявление на отпуск;

2. Просмотреть личный график отпусков и график отдела;

3. Подать заявление на перенос отпуска;

4. Посмотреть состояние предыдущих заявлений;

5. Просмотреть свои фактические отпуска за выбранный период;

6. Получить уведомление об отпуске с возможностью его переноса.

Формирование графика отпусков на следующий год обычно происходит в ноябре-декабре. Для этого администратор Б24 устанавливает временно́е «окно», в течение которого сотрудники должны выбрать период отпуска. В течение этого периода персоналу приходят напоминания в ленту.

На текущий год сотрудники могут заполнить график только через 6 месяцев после приёма на работу.

Период отпуска можно ввести с клавиатуры или выбрать в выпадающем календаре.

После заполнения графика подчиненный отправляет его на согласование руководителю, которому будет автоматически поставлено задание, а в уведомлении придёт ссылка.

Руководитель может сразу согласовать график или отправить его обратно на корректировку (при этом обязателен комментарий). В процессе согласований сотрудникам и руководителям помогает сводный график по отделам, там видны все пересечения.

В свою очередь, кадровая служба также может вернуть руководителю график его подчиненного для внесения изменений.

После завершения цикла согласований итоговые версии графиков оказываются на исполнении в отделе кадров. На всех этапах сотрудник может видеть изменение статуса у себя в заявлении или в сводном графике отдела. Редактировать график, если он находится статусе на согласовании/согласовано, нельзя.

Руководитель подразделения также видит статусы заявлений своего отдела (зеленый — проведен в 1С:ЗУП, черный — отправлен в 1С и еще не проведен).

На любом уровне графика (от персонального до сводного) данные можно просматривать за любой доступный период. На сводном графике данные могут просматриваться в годовом или месячном представлении.

Для удобства реализована возможность просмотра детальной информации по клику на заполненных ячейках.

Если требуется перенести отпуск на другие даты, это можно сделать на странице личного графика. Кнопка переноса даты появляется в интерфейсе после проведения графика в 1С и пропадает за неделю до начала отпуска (периоды задаются настройками модуля). Напрямую попасть в 1С перенос отпуска не может. По сути, это лишь уведомление кадровика о необходимости сделать перенос.

Согласованный отделом кадров сводный график не нужно выгружать в Excel и вручную переносить в 1С:ЗУП. Процесс полностью автоматизирован. Обмен между 1С и Б24 построен на разработанном расширении на стороне 1С. Битрикс24 готовит данные в json-формате и отправляет в 1С. После проведения документа в 1С информация об этом уходит обратно в Б24, где происходит смена статуса графика на «Согласованный график из 1С» и он перестает быть доступным для редактирования.

Обмен между Б24 и 1С:ЗУП идет по следующим направлениям:

1. Передача графиков отпусков в обе стороны;

2. Передача статусов графиков отпусков;

3. Фактические отпуска из 1С в Б24;

4. Остатки отпусков из 1С в Б24;

5. Передача Табеля из Б24 в 1С;

6. Передача статусов по табелю в обе стороны.

Еще одной полезной опцией является просмотр остатков отпуска. В зависимости от выбранного года (текущий или следующий) остатки формируются по разному. В первом случае, данные берутся из 1С на конец текущего года, во втором — к текущим прибавляются остатки на конец следующего (с учетом отпусков по графику).

Функционал также позволяет получить расчетные листки …

… и факт отпусков (в отдельные списки) из 1С. 

В заключение упомянем еще одну плюшку в виде напоминания сотруднику о приближающемся отпуске.

Подведем итоги

Внедрение КЭДО — штука полезная, помогает сэкономить время, деньги и всегда держать под рукой нужную кадровую информацию.

Бесплатные сервисы, конечно, существуют, но у них ограниченный функционал, они медленно развиваются и подойдут пока что в основном для малого бизнеса. На портале «Работа в России» можно работать с кадровыми документами, но автоматизировать процессы и использовать дополнительные инструменты — это уже сложнее.

В «облачном» Битрикс24 КЭДО реализовано как процесс электронной подписи бумажных документов. То есть документы создаются в системе, но их все равно нужно выгружать, подписывать вручную, сканировать и загружать обратно. Например, заявление на отпуск можно подписать удаленно, а вот составление графика отпусков по-прежнему делается вручную. В общем, пока автоматизация кадровых процессов тут довольно скромная.

Если вам необходима полноценная автоматизация кадровых процессов (например, оформление отпуска за свой счет, командировок, учета работы в выходные или отгулов), свяжитесь с нашими специалистами. Они предоставят советы, кейсы, оценят задачи и помогут с их реализацией. Оставьте свои контактные данные, и мы с вами свяжемся для обсуждения деталей.