Как управлять проектом в условиях удаленной работы: лучшие практики для начинающих

Всем привет!

Меня зовут Александр, я CEO агентства переводов Kolko Group и студии локализации игр Start Localize. Мы специализируемся на локализации, переводе и работе с контентом, сейчас всё больше фокусируемся на проектах для IT и Gamedev.

Сегодня хотелось бы обсудить со всеми удаленную работу, и как её оптимизировать. Я создавал своё агентство переводов и локализации ещё в далеком 2015 году. Открывая агентство, я ориентировался на привлечение B2B клиентов, поэтому решил обойтись без офиса и сконцентрироваться только на онлайн-работе.
На данный момент в нашей команде порядка 10 человек в штате и 250 на аутсорсе (переводчики, редакторы, верстальщики и копирайтеры), и мы до сих пор продолжаем расти.

В онлайн-бизнесе есть много плюсов: не нужно закладывать в бюджет аренду офиса, сотрудники экономят время и деньги на транспорте, каждый имеет возможность работать в комфортной ему атмосфере, легче масштабировать бизнес, гибкость в работе и тому подобное. Также можно брать в команду людей практически из любой точки мира, что значительно расширило воронку найма.
Но вместе с этим есть и минусы. При онлайн работе сложнее “подружить” команду (особенно если сотрудники находятся в разных странах), меньше возможностей для контроля процесса работы — непонятно, насколько ответственно работает человек. Также онлайн сложнее руководить проектами.

В этой статье мы с командой хотим поделиться своим опытом и лайфхаками, как упростить онлайн-работу и оптимизировать все процессы, насколько это возможно. А также обсудим то, как бороться с вышеперечисленными минусами.
Материал прекрасно подойдет тем, кто работает на удаленке, имеет онлайн-бизнес или только планирует им заняться. Приятного чтения!

1. Советы по эффективной организации удаленной работы

По опросу Buffer, 20% сотрудников утверждают, что ключевая проблема удаленной работы — сложность в общении.
Мы сами согласны с тем что сложно привлечь к работе всю команду, особенно если люди не знают друг друга лично, а их коммуникация организована только онлайн, без личных встреч и оффлайн мозговых штурмов. А ведь к ним привыкли все люди, работающие в офисе.  
Поэтому правильно построенная коммуникация — залог успешной работы команды. Неправильная — сбои, долгое ожидание ответов и большие временные затраты на выполнение задач. Как этого избежать? Давайте обсудим несколько способов, которые мы успешно применяем в нашей команде!

• Выберите правильные инструменты для коммуникации.
  Для кого-то это чат в Telegram или любом другом мессенджере. Однако такие популярные платформы как тг подходят не всегда — обычно у всех там много сторонних каналов и чатов, на которые можно легко отвлечься от работы + они не обладают всеми функциями, полезными для корпоративного общения.
  К нашей компании исторически сложилось так, что мы используем только Skype. Чаты, личные сообщения и звонки — всё под рукой.
  Главное, что в этом приложении нет отвлекающих факторов для нашей команды, в отличии от Telegram.

  А что ещё можно использовать для связи?

  — Slack. Мессенджер, созданный специально для корпоративного общения. В нём есть всё что нужно для комфортной коммуникации: создание каналов, треды (ветки обсуждений) под каждым сообщением, клипы, которые можно использовать в образовательных целях.
  — Microsoft Teams. Конкурент Slack. Включает в себя все функции, перечисленные выше. Помимо этого, есть режим приоритизации чатов, встроенный ИИ-переводчик для сотрудников, говорящих на разных языках и другие преимущества.
  — Zoom. Отличная альтернатива Skype. Zoom больше адаптирован именно под видео-звонки, однако и там можно создавать чаты. Помимо прочего, в приложении удобно проводить мозговые штурмы, внутри встроены канбан-доски. 

• Задайте правила общения и установите четкий график работы.
  
  Бывало ли у вас такое, что рабочий день давно закончен, а кто-то из сотрудников пишет по задачам и мешает отдыхать? Это знакомое всем: “Привет, Костя! Сори, что поздно пишу, но срочно нужен отчет!”
  Чтобы такого не было, желательно в самом начале познакомить всех с корпоративным этикетом общения — обговорить время, в которое можно писать и звонить. По возможности в своём профиле укажите время, когда вы готовы принимать сообщения.
  Мы часто пользуемся этой функцией в Skype, там можно поставить любой статус: “скоро вернусь”, “на обеде”, “на совещании” и т.д. 

• Грамотно организуйте встречи.
  Для сплочения команды важно видеть друг друга хотя бы по видео и совместно обсуждать вопросы. Помните: редкие встречи — зло, частые — большое зло.
  Одному из наших сотрудников в прошлой компании пришлось столкнуться с каждодневными созвонами. Когда-то они длились час, а когда-то и два с половиной. Это говорит о неправильной корпоративной культуре и неграмотном распределении рабочего времени. Иногда из-за созвонов приходилось перерабатывать и тратить время вне работы, иногда созвоны длились настолько долго, что времени на задачи практически не оставалось. Кроме того, часто обсуждались вопросы, которые не касались работы.
  Для многих это рэд флаг, в таких компаниях часто не задерживаются.
  Поэтому цените своё время и время своих сотрудников.

  В нашей компании есть разные виды планерок: по продажам, производству и маркетингу. Также мы внедрили Mural (на замену ушедшему Miro). Его мы используем для подведения итогов и саморефлексии. В этом формате каждый сотрудник заполняет несколько зон: что получилось выполнить, что мог бы сделать лучше и благодарности. Затем обсуждаем каждый пункт вместе и планы на следующий месяц, также фиксируя это в документе.

  Наша доска в мурале выглядит примерно так (все ответы заменены на примеры):

3 основных правила успешного созвона:
— Предупреждайте заранее о том, что планируется видео-звонок.
— Обозначьте примерное время, которое должно занять обсуждение.
— И (самое главное) напишите тему разговора. Это позволит сосредоточиться только на ней и не отвлекаться на ненужные беседы.

2. Лучшие практики управления проектами

Снова начнём с исследований! Harvard Business Review изучило, что влияет на успех командной работы в онлайн-условиях, и выявило 3 главных аспекта: ясные ожидания, единое видение цели и автономия команды. Конечно, этого всего невозможно добиться без планирования и специального подхода. Особое внимание руководителям стоит уделить именно автономии команды. Сейчас мы обсудим то, как её добиться.

• Выберите наиболее подходящую методологию работы.
  Часть компаний сегодня выбирает классические методы управления, например, каскадную модель waterfal, давно зарекомендовавшую себя. 

  Если вас не устраивает то, как организованы все рабочие процессы, то стоит попробовать что-то новое. Не забываем про Agile — метод гибкого управления проектами, который можно адаптировать под многие бизнесы и продукты. Также можно присмотреться к методологиям Kanban и Scrum, являющимися частью Agile. В основе этих способов лежит одна простая истина — у сотрудников больше свободы действий и они могут самостоятельно менять задачи. Не очень подходит? Тогда присмотритесь к Lean или Кайдзен. Важно выбрать именно тот вариант, который близок именно вам.

  Конечно, для современных методологий и грамотного планирования задач, необходим специальный софт.

  Если вы знакомитесь со всем этим впервые, то мы можем посоветовать:

  — Trello. Наш менеджер локализации использует именно его(?). Простой интерфейс, который можно изучить за один день и сразу же внедрить программу в рабочую рутину. Это один из самых гибких инструментов для управления проектами, в котором используются доски, списки и карточки.
  — Jira. Отлично подходит для разработки ПО. Хороший вариант для удалённых команд — помогает грамотно планировать спринты и отслеживать задачи.
  — Asana. Ещё одно приложение, которое хорошо зарекомендовало себя в работе. С помощью него руководители проектов могут также назначать задачи, устанавливать сроки и отслеживать весь процесс с помощью графиков и досок.

  Помните, что методология управления проектами — не рамки, в которые стоит себя загонять.

• Структурируйте данные.
  Часто бывает, что сотрудники не могут найти новый файл или необходимую информацию о компании. Из-за этого тратится и ваше, и их время. Для того, чтобы избежать подобных проблем, а заодно обеспечить новичкам комфортную адаптацию, создайте единую базу знаний. К ней удобно обращаться за необходимыми вопросами.

  Например, мы пользуемся для этого сервисами яндекса, а именно Яндекс Wiki, которая позволяет бесплатно создавать вики-страницы и редактировать их вместе с коллегами. Там мы храним всё, что нужно: информацию про компанию, подробное описание всех наших услуг, отдельно прописаны обязанности каждого сотрудника, также храним все кп, презентации, скрипты и отчеты. Всё то, что может пригодиться каждый день.

  Но некоторые компании идут дальше! Например, компания GitLab создала свою «Handbook First». Ссылка — тут. Этот подход подразумевает, что все ключевые процессы компании, инструкции и процедуры фиксируются в одном глобальном документе — GitLab Handbook. Этот «хэндбук» доступен каждому сотруднику и регулярно обновляется. Вместо устных договоренностей или переписок в мессенджерах, информация фиксируется в хэндбуке, который становится общим источником информации.

• Фокусируйтесь на результатах — применяйте KPI и OKR.
  Сейчас многие компании ввели систему KPI для своих сотрудников. Если в вашей компании ее еще нет — это повод задуматься над внедрением. KPI позволяет отслеживать не только эффективность каждого сотрудника и сфокусироваться на результате, но и повышает его желание работать, ведь это инструмент, позволяющий влиять на свою зарплату!

  Как делать не нужно: устанавливать недостижимый KPI, который практически не выполнить без стресса. А ещё снижать за это ЗП. К сожалению, некоторые работодатели этим злоупотребляют, ставя такую планку, которую ни один человек не сможет выполнить за месяц. Или даже два человека. В итоге в конце месяца будет счет 1:0 в пользу выгорания у сотрудника. 

  Для того, чтобы грамотно выявить ключевые показатели эффективности, необходимо выписать все важные задачи, которые соответствуют должности. Затем оценить, в каком объёме их может выполнить сотрудник. Выписать свои ожидания от его работы. И поставить планку KPI на уровне компромисса — чуть больше, чем сотрудник выполняет каждый месяц.

  OKR — еще один удобный метод управления целями, позволяющий избежать лишнего контроля. Именно им пользуются известные всем Google и Intel. Основная идея метода заключается в том, чтобы сфокусировать усилия команды или компании на целях, которые подкрепляются измеримыми ключевыми результатами. Они должны быть конкретными, реалистичными и ограниченными по времени. Например: 

  Цель IT-компании: создать новый SaaS-продукт.
  Ключевые результаты: 

  • Провести 20 интервью с клиентами для понимания их потребностей.

  • Разработать MVP за 6 недель.

  • Достичь 1000 регистраций в течение первого месяца.

    Конечно, данный пример — только вершина большого айсберга на пути познания OKR, но его основной принцип: поставить четкую цель и прописать желаемые измеримые результаты, ограниченные временными рамками.

• Не забывайте про автоматизацию.
  Чем меньше рутинных процессов — тем больше времени сосредоточиться на важном и ускорить выполнение задач. В этом отлично помогает автоматизация.
  В своей работе мы используем 2 вида автоматизации: для работы с проектами и для продаж.
  Для перевода и локализации проектов мы используем платформу SmartCAT, которая объединяет всех участников процесса: переводчиков, редакторов и менеджеров. Внутри него можно собрать команду исполнителей, дать доступ к проекту и отслеживать все этапы проекта. Также в него встроены движки машинного перевода, что позволяет в разы ускорить работу. В зависимости от задачи клиента, мы можем подключиться к необходимому ПО (например: Crowdin и другие ТМС системы). Конечно, SmartCAT подходит исключительно для переводческих компаний, но ему всегда можно подобрать замену, подходящую именно вашему бизнесу.

  Работая над крупными клиентами, используем инструменты, которые помогают реализовать большие заказы и выстроить коммуникацию с клиентом. К таким инструментом относится и Jira. Принцип прост: компания размещает задачу на перевод, а мы вовремя берём её в работу.

  В CRM проходит вся наша автоматизация продаж. Если вы еще не подключили его, то крайне советуем это сделать. Так вы получите единую базу для хранения заявок клиентов и удобное место для работы с ними. На сегодняшний день 9 из 10 бизнесов используют облачные CRM из-за их удобства и доступности. Этот инструмент помогает нам на каждом этапе: от первого обращения до успешного завершения проекта. 

  Скоро начало нового года, а значит наступит самое время, чтобы внедрить что-то новое! Опыт известных компаний доказывает, что данные практики — отличный инструмент для оптимизации работы над любыми проектами, будь то IT или GameDev-индустрия. Главное не злоупотреблять ими и ставить реалистичные задачи и сроки, которые будут под силу каждому сотруднику.  

  А какими методами вы пользуетесь в вашей компании?