Работа в ритме свободы: как асинхронные коммуникации помогают сделать меньше встреч и больше результатов

Каждый из нас знаком с проблемой большого количества встреч. Часто мы думаем, что если в принятии решения принимают участие более одного человека, то скорей всего без встречи не обойтись, тем более если это запуск кросс-проекта, планирование или стратегическая сессия.

Как часто вы задумывались о том, что большинство решений можно принимать без бесконечного обсуждения или выходили с очередной встречи с ощущением, что потеряли час впустую?

Лучшая реальность заключается в том, что большинство процессов и коммуникаций отлично подходят для перехода в асинхронный формат, без потери качества. При этом ускоряя процесс принятия решения и снижая уровень стресса, за счет отсутствия постоянного ожидания немедленного ответа.

Используя процессы асинхронной работы вы можете выбирать удобное время для выполнения задач, фокусироваться без постоянных прерываний и успешно взаимодействовать с коллегами независимо от часовых поясов.

Как быть амбассадором AW и получать максимальную пользу? Давайте разбираться вместе)

Шаг 1: Сколько у вас встреч каждый день?

Суровая реальность мировой практики IT заключается в том, что:

• каждый пятый сотрудник IT компании проводит более 5 онлайн встреч ежедневно

• практически половина сотрудников участвуют в 3-4 удаленных встречах ежедневно

• более 42% сотрудников отмечают, что за 2024 год количество встреч выросло в 2-3 раза

То есть, порой мы тратим на встречи более 50% своего рабочего времени. А иногда, наш календарь выглядит так:

• У нас частые переключения

• Возникает сложность выделения времени на выполнение задач требующих состояния потока

• Нет времени на обед

• Нам приходится выбирать между встречами и в целом сложно найти для них время

Когда вы в последний раз ощущали, что потратили время впустую на встрече? 

Шаг 2: Как часто вы задумывались, что большинство решений можно принимать без постоянного обсуждения?

Суровая реальность заключается в том, что встреча — это самый дорогой инструмент/способ принятия решения.

• По данным Shopify Weekly среднестатистической продуктовой команды стоит от 700 до 1600 долларов

• От 300 долларов стоит встреча трех сотрудников (С-3 уровня) продолжительностью 30 минут, без учета подготовки и задержек

Вспоминайте об этом, когда в следующий раз будете назначать или принимать встречу. Действительно вы не можете принять решение без обсуждения? 

Шаг 3: Лучшая реальность: использование инструментов AW (асинхронной работы). Почему важно переходить в AW.

Умственная деятельность делится на 2 типа:

• Мелкая работа (не требует большой сосредоточенности: разобрать почту, ответить коллегам в чате)

• Глубокая работа (подразумевает долговременное фокусирование внимания: составить стратегию продвижения, программировать, найти и проанализировать информацию, подготовить отчет)

Когда мы работаем синхронно — начинает сильно страдать второй тип «глубокая работа»

• Мы начинаем ставить в приоритет подключенность, вместо продуктивности

  • Стимуляция оставаться всегда на связи

  • Не пропускать важные решения и обсуждения

  • Сisco: 83% удалённых сотрудников считают. что они могут общаться на равных или лучше, работая дистанционно и используя асинхронную коммуникацию

• Мы испытываем ненужный стресс

  • Сотрудник не контролирует свое время

  • Gloria Mark Department of Informatics University of California, Irvine + Daniela Gudith and Ulrich Klocke Institute of Psychology Humboldt University Berlin, Germany: Сотрудник компенсирует потерянное из-за отвлечений время, пытаясь работать быстрее, что приводит к большему стрессу, разочарованию, трате лишних сил и давлению

  • Синхронная культура прямо ведёт к выгоранию.

• Снижается качество обсуждений и генерируются неоптимальные решения

  • Нет времени тщательно продумать ключевые вопросы и дать вдумчивые ответы

  • Наша первая реакция не всегда самая лучшая

  • Влияние эмоций

• Постоянные отвлечения

  • Slack: в рабочий день пользователи проводят в приложении девять и более часов. 90 минут активного использования растянутые на девять часов

  • Необходимость планировать рабочий день вокруг совещаний

  • Нужно время, чтобы вернуться в поток (для обратного погружения)

  • Лишняя трата энергии / мыслетоплива

Лучшая реальность: Асинхронная коммуникация – это уважение ко времени, планам, вниманию и сосредоточенности коллег.

Шаг 4: Как стать амбассадором AW и получить максимум пользы

1. Использовать правило «SLA на ответ — 72 часа»

   1. Такой темп не создаст напряжения и ощущения, что от вас ждут немедленной реакции или ответа

   2. У вас будет время все тщательно обдумать и выбрать оптимальный вариант

2. Использовать модель DRI (Directly Responsible Individual — модель прямой личной ответственности из Apple)

   1. Упрощает и ускоряет процесс принятия решения

   2. Не только ответственность, но и полномочия

   3. Стимул к взятию ответственности за решения и самоорганизации

   4. Всегда есть с кого спросить )

3. Использовать шаблоны работы в Сonfluence (или альтернативных систем ведения проектов и внутренней коммуникации): шаблоны проектов, гипотез, принятия решений, резюме встреч, планирования + любых рутинных процессов вашей компании, которые регулярно повторяются и их можно стандартизировать.

4. Держать информацию всегда в актуальном виде

   1. Это относится не только к проектам, но и к любым страницам/документациям, в том числе еженедельно обновлять информацию о результатах команды (в том числе OKRs)

5. Среда без встреч

   1. День сконцентрированной работы, без отвлечения на быстрые сообщения и встречи. На этот день важно стараться планировать задачи и проекты, которые требуют длительной фокусировки и состояния потока.

6. Если все предыдущие шаги не позволили вам принять решение и вам все же нужна встреча — пр оводить ее эффективно, в соответствии с культурой встреч

   1. Ответственно подходите к подготовке и проведению встреч, даже если вы не организатор а только участник

   2. Отклоняйте встречи, где вам не понятна цель и повестка ради которой вас приглашают 

Да прибудет с нами сила AW!