Автоматизировали претензионную работу юридического департамента на базе BPM-системы

Всем привет! Сегодня мы с вами рассмотрим кейс автоматизации юридического отдела. Компания занимается производством бытовой техники, имеет большой поток исходящих претензий к партнёрам (дистрибьюторам, поставщикам) и входящих — от клиентов. Нашей задачей было оцифровать и оптимизировать претензионную работу за счёт интеграции BPM-системы с ERP и внешними источниками данных, а также создать единое хранилище данных.

Итогом автоматизации стала более высокая эффективность работы сотрудников: на треть выросло количество взысканных задолженностей по сравнению с прошлым годом. Далее расскажу, как удалось этого достичь.

Как вели претензионную работу до автоматизации 

Юристы работали с утра и позднего вечера, но всё равно ничего не успевали, потому что:

1. Сотрудники использовали разрозненные инструменты. Word — для составления документов, Excel — для ведения реестров заседаний, корпоративную почту — для коммуникаций с коллегами, клиентами и партнёрами. Информацию постоянно приходилось переносить руками из одного приложения в другое.

2. Данные о должниках собирали через костыли. По понедельникам финансисты заходили в ERP-систему, выгружали информацию о должниках в Excel. Затем они направляли эту табличку всем клиентским менеджерам, чтобы те проставили комментарий по каждому партнёру. Потом собирали все ответы воедино и отправляли финальный файл юристам.

3. Отсутствовало централизованное хранилище документов. Файлы были разбросаны по локальным компьютерам сотрудникам и в корпоративной почте, что-то частично хранилось на общих сетевых дисках. В таких условиях не получалось быстро найти актуальную версию нужного документа.

4. Отчётность готовили вручную, собирали данные из разных Excel-таблиц. Процесс занимал до двух дней, все остальные дела на это время отставляли в сторону. Когда отчёт был готов, часть данных уже успевала устареть.

Автоматизация работы с задолженностями 

В компании уже использовали BPM-систему «Первая Форма» для автоматизации работы службы поддержки клиентов. Поэтому оцифровать претензионную деятельность решили здесь же.

С помощью интеграции BPM и ERP-систем  по API мы настроили автоматическую еженедельную выгрузку данных о задолженностях. Из ERP в BPM поступает информация о контрагентах, включая новые записи и изменения в существующих. В свою очередь, BPM направляет в ERP данные о согласованных договорах и платежах. Финансистам больше не надо скачивать и повторно загружать информацию.

Процесс построен следующим образом:

• еженедельно в 11:00 из ERP-системы в BPM-систему  выгружается информация по просроченным платежам;

• в BPM-системе по каждой просрочке автоматически создаётся задача на менеджера по продажам, работающего с партнёрами-неплательщиками. До установленного дедлайна необходимо написать комментарий о ситуации (заблокирован счёт, оплата будет позже; не платит вообще и так далее); 

• менеджер оставляет комментарий и завершает задачу. В ответ на это автоматически создаётся другая задача, уже на юристов. В ней указан весь маршрут работы с претензией и проставлен срок на каждый этап.

Автоформирование документов по исходящим претензиям

Досудебные претензии, иски, мировые соглашения формируются в системе автоматически по загруженным шаблонам:

• по клику на кнопку «Создать претензию» система подставляет данные о партнёре и его задолженности из ERP-системы; 

• в карточку задачи загружается файл с готовой претензией.

Чтобы соблюсти все юридические нюансы, досудебную претензию необходимо направлять заказным или ценным письмом с описью вложения. Раньше юристам приходилось самим подписывать конверт и составлять вручную опись. Теперь опись формируется автоматически, адрес отправителя и получателя можно распечатать прямо на конверте.

Если вторая сторона не реагирует или не соглашается на претензию, юрист переводит задачу на стадию «Подготовка иска в суд». 

Автоматизация управления судебными делами

Когда дело зарегистрировано в суде, юрист вбивает дату и время заседаний в «Первую Форму» — в системе автоматически формируются напоминания. Также настроена синхронизация информации по делам с Картотекой арбитражных дел — данные будут подгружаться в календарь системы.

Чтобы понять, на какой стадии сейчас находится иск, достаточно посмотреть на маршрут.

Структурированное хранилище документов для судебно-претензионной работы

Мы создали хранилище для всех документов, связанных с претензионной работой и судебными делами. Теперь все акты, экспертизы, судебные решения и прочие документы хранятся централизованно, с удобной системой поиска и разграничением доступа.

Автопривязка входящей претензии к конкретному клиенту

Претензии поступают на корпоративную почту и автоматически загружаются в систему через встроенный почтовый клиент «Первой Формы». Система сравнивает домен письма с доменами клиентов из справочника. При совпадении претензия автоматически привязывается к соответствующему клиенту. Для каждой претензии создаётся задача, в которой ответственным назначается юрист.

 Если клиент не согласен с предложением компании, претензия переходит в иск — этот процесс автоматизирован также, как и по исходящим искам.

Автоматический отчёт по судебно-претензионной работе

На основе данных из бизнес-процессов по претензиям и искам ежемесячно создаётся отчёт. В нём отображается сколько дел выиграли, какие суммы смогли вернуть или сэкономить за счёт оперативно урегулированных претензий и выигранных исков. 

Этот отчёт автоматически направляется руководству. Благодаря этому у начальства на руках всегда есть актуальные данные. 

Результат: единая система для судебно-претензионной работы с реестром претензий и исков

Все процессы стали прозрачными: можно зайти в карточку и посмотреть, отправили ли претензию клиенту или в суде какой инстанции сейчас рассматривается иск.

Сотрудники стали тратить в десять раз меньше времени на подготовку, поэтому могут обрабатывать теми же силами большее количество документов.

Благодаря автоматизации работы с должниками компания стала быстрее возвращать деньги. Система сама отслеживает просрочки и формирует претензии, что позволяет оперативно реагировать на задержки платежей. В результате сумма взысканных задолженностей выросла на треть по сравнению с прошлым годом.