Как настроить систему продуктивности

Конец года — это всегда хорошее время для анализа своей продуктивности и проб различных новых инструментов. Мы все постоянно что-то фиксируем, чтобы не забыть — задачи, напоминалки, мысли, заметки. Что-то здесь, в этой программе, что-то там, в том планировщике, блокноте, стикере, телефоне. И я по себе знаю, что потом уходит много энергии на то, чтобы всё это как-то связать вместе. В итоге возникает чувство разбросанности и непродуктивности. Без хорошей, простой и понятной системы, которая свяжет всё воедино, будет трудно справляться с текущими задачами и достигать целей.

О том, как провести цифровой резец в конце года я писал в предыдущей статье. В этой я покажу, как построить один из вариантов такой системы продуктивности, и дам вам несколько советов о том, как заставить всё это работать вместе.
Есть четыре основные части хорошей системы управления продуктивностью

Фиксация

Давайте начнём с инструментов фиксации. Инструмент фиксации — это всё, что помогает быстро записывать мысли и идеи, чтобы не держать их в голове. Дэвид Аллен в своей книжке по GTD говорит, что ваш мозг предназначен для создания идей, а не для их хранения, и поэтому методы захвата — это те способы, которыми мы переносим наши идеи из головы на бумагу, в приложение для заметок, в какое-то место, где нам не нужно думать о них, но куда мы можем вернуться позже и обработать их так, как они того заслуживают. Вы можете использовать любые удобные для вас инструменты фиксации. Главный совет — они должны быть легкодоступны и просты в использовании, чтобы вы могли быстро записывать идеи, где бы вы ни находились.

У меня есть два инструмента фиксации, которые я использую регулярно: телефон и блокнот. 
Всякий раз, когда я на ходу и у меня появляется идея, мысль или задача, которую, как мне кажется, мне нужно сделать, я просто открываю пустую заметку на своём телефоне, записываю это, и всё — это уже не в моей голове, и я могу вернуться к этому позже.
Каждый раз, когда у меня возникает мысль, идея или заметка, я открываю блокнот, который всегда ношу с собой, быстро записываю то, что у меня есть на уме, чтобы обработать это позже. Вариант подержать идею в голове до вечера, когда смогу записать её спокойно на ноутбуке со мной не работает. Обычно если, что-то не записал, то через 10 минут оно уже вылетело из головы и не возвращается.
Вообще чем меньше инструментов, тем лучше. Я пользуюсь двумя потому, что объёмные мысли мне проще фиксировать письменно в блокнот. У вас может быть по другому. Важно просто помнить, что инструменты фиксации эффективны только настолько, насколько они очищаются. Важно регулярно возвращаться к своим инструментам фиксации снова и снова в своей системе продуктивности, чтобы очищать их и убеждаться, что те вещи, которые вы там сохранили, такие как те заметки или разовые задачи, перемещаются в свои соответствующие места. Если же у вас будет несколько инструментов фиксации, то регулярная их очистка будет утомлять.

Заметки

Я записываю в заметки всё, что может пригодиться в будущем или требует дальнейших размышлений. Небольшие заметки я обычно делают на ходу в инструментах фиксации. Если же есть время спокойно подумать, то использую часто блокнот большого формата. Туда обычно попадают различные резюме с планерок, идеи развития бизнеса, мысли, которые хотелось бы развить. Формата блокнота А5 мне хватает, что бы не стесняя себя можно было фиксировать и развивать мысль. Люблю записывать заметки от руки, чтобы они закрепились у меня в памяти.

В дальнейшем свои заметки я переношу в цифровое приложение для заметок на компьютере. Я делаю это для того, чтобы позже можно было легко найти их с помощью поиска и поработать с ними. Заметки для меня являются кусочками потенциальных идей и в цифровом виде с ними в дальнейшем намного удобнее работать. Для хранения заметок в цифровом виде можно использовать любые программы позволяющие писать и сохранять текст. Я в своё время перепробовал множество приложений, но в итоге выбрал Obsidian и с тех пор использую его ежедневно. Все, что мне нужно для работать с заметками и формирования на их основе идей там есть. При этом это достаточно легковесная программа с возможностью подключения кучи плагинов для реализации того функционала, которого нет в базе.

Календарь и менеджер задач

Теперь давайте поговорим о календаре и менеджере задач.  Я хочу поговорить об этих двух вещах вместе, потому что по сути они похожи и оба, по моему мнению, должны быть в единственном экземпляре в отличие от инструментов фиксации и мест для ведения заметок. Если у вас будет более одного менеджера задач или более одного календаря, вы сойдёте с ума. Это гарантия, потому что ваш мозг будет воспринимать эти несколько менеджеров задач как несколько незавершённых процессов, и вы никогда не почувствуете полного порядка. 

Ваш менеджер задач предназначен для отслеживания ваших задач. Всё, что вам нужно сделать, абсолютно всё, идёт сюда. Хорошие менеджеры задач — это также места, где вы можете хранить планы проектов. Мой подход к выбору менеджера задач — он должен быть достаточно функциональным, чтобы закрыть ваши потребности, и достаточно простым, чтобы заходить туда и отмечать задачи, которые вы выполняете в определённый день, было очень легко. Опять же у каждого свой порог сложности для того, насколько сложными должны быть их планы проектов, и у каждого свой порог того, насколько простым должен быть процесс отметки ежедневных задач. Для меня простота и лёгкость приложения, это очень важный критерий. Я пришёл к этому понимают на своём опыте заметив, что работа с задачами для меня является психологическим стрессом и идея заходить в сложный менеджер задач мне просто не подходит. В своё время на начинал с MyLifeOrganized, но постепенно перешёл к вариантам типа ToDoist.

Я могу понять, почему у кого-то может быть один менеджер задач для работы, а другой для личных задач, потому что иногда наша рабочая жизнь слишком конфиденциальна, чтобы включать её в личный календарь, или наш личный календарь слишком личный, чтобы его можно было соединить с рабочей жизнью, но постарайтесь как можно сильнее сократить это до одного.

То же самое касается вашего календаря. Ваш календарь предназначен для организации встреч, зависящих от времени, и хорошо, если он у вас будет один, так как сутки у вас одни на рабочую и личную жизнь. Наличие одного места, где вы проверяете и отслеживаете свои встречи, очень-очень полезно, потому что ваш мозг будет доверять этому единственному месту как окончательной истине о том, где находятся ваши встречи и что вам нужно с ними делать.

В заключении

Итак, теперь, когда мы рассмотрели, как должны выглядеть ваши методы фиксации, календари, менеджеры задач и места для заметок в вашей системе продуктивности, как заставить их все работать вместе? 

На самом деле, ключ лежит в вашем календаре. Вы хотите выделить себе время каждую неделю для управления своей системой продуктивности — Запланируйте это в календаре. Сделайте это обязательным. Регулярность зависит от ваших предпочтений. В это отведённое время вам нужно будет открыть все свои инструменты фиксации и переместить шаг за шагом все, что вы туда внесли в нужные места. Если вы записали задачу на ходу, перенесите её в менеджер задач. Если вы записали заметку или часть исследования, или что-то, что вы хотите изучить позже, перенесите это в заметки. Если вы написали: «Нужно записаться к врачу» или «Нужно купить подарок», перенесите это в календарь. Перенесите их и вычеркните или удалите из первоначального источника, что бы очистить его. 

Для меня работает еженедельных разбор. Но, возможно, у вас так много дел, что ежедневное назначение времени разбора будет лучшим вариантом. Я рекомендую каждое утро открывать менеджер задач и календарь, чтобы увидеть, что нужно сделать в этот день и всё такое, но вы, вероятно, будете делать это и так. Вам просто нужно назначить себе регулярное еженедельное время для очистки инструментов фиксации.

Это самое важное место, где вещи могут застревать, потому что это первая точка, через которую задачи попадают в вашу систему, и если оставить их здесь, эти задачи, записи в календаре и заметки начнут «гнить». И всё, что вам нужно будет сделать, — это заглянуть в свои методы фиксации, чтобы найти обширное кладбище продуктивных вещей, которые вы должны были делать. Поэтому отсутствие еженедельного обзора, ежедневного или раз в две недели — что работает для вас, — отсутствие регулярного времени для очистки методов фиксации действительно обрекает вас на провал. У вас может быть красивая система управления задачами, но если вы не управляете ею регулярно, она потерпит неудачу. 

Конец статьи получился немного мрачным, но скорее всего это вышло из за серьёзности казалось бы такой простой темы 🙂  Но несмотря на серьёзность темы, правильная система управления делами сделает вашу жизнь проще и продуктивнее.

Поделитесь в комментариях, что вы используете для своих календарей, менеджеров задач, инструментов фиксации и заметок? Это комбинация цифровых и аналоговых инструментов, или вы выбираете что-то одно?