Оформление продажи в 1С ЕРП (1 часть)

Управление продажами является одним из самых критически важных аспектов любой компании. Оно определяет, как организация взаимодействует с клиентами, как эффективно использует свои ресурсы и как достигает поставленных финансовых целей. В современном бизнесе системы автоматизации, такие как 1С ЕРП становятся неотъемлемой частью успешного управления продажами. В этой статье мы рассмотрим существующий функционал для управления продажами в 1С ЕРП, как его настраивать и применять.

Как 1С ЕРП помогает в управлении продажами?

Система 1С ЕРП предоставляет мощные инструменты для управления продажами, которые помогают автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы. Рассмотрим основные функции 1С ЕРП, которые могут значительно улучшить управление продажами:

• Управление заказами – функционал управления заказами в 1С ЕРП позволяет вести полноценный учет заказов клиентов. С помощью функционала управления заказами минимизируется количество ошибок, которые могут допустить сотрудники предприятия за счет того, что в системе много разных проверок. Например, в системе есть контроль получения предоплаты по заказу клиента. Менеджер не сможет отгрузить заказ, пока клиент не внесет согласованный процент предоплаты. Функционал резервирование товаров на этапе управления заказами не позволит продать товар, который зарезервирован для другого покупателя.

• Управление розничными продажами – в программе 1С ЕРП есть функционал для автоматизации розничных продаж. При организации рабочего места кассира к 1С ЕРП подключается торговое оборудование (контролько кассовая техника (ККТ) или по другому онлайн касса, сканер штрихкода, эквайринговый терминал). Далее на компьютер устанавливаются драйвера, которые помогут подружить оборудование с 1С. Чеки ККМ пробиваются через специальное рабочее место кассира – РМК. Вид которого напоминает рабочее место любого магазина, если он автоматизирован.

• Автоматизация процессов — автоматизация рутинных задач, таких как выставление счетов, оформление заказов и ведение отчетности, позволяет снизить вероятность ошибок и освободить время сотрудников для более стратегических задач. Например, автоматическое формирование договоров на основе шаблонов и данных из базы данных упрощает процесс работы юристов и менеджеров при работе с клиентом.

• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — CRM в 1С ЕРП позволяет вести полную историю взаимодействия с клиентами. Это включает в себя информацию о прошлых покупках, предпочтениях, обратной связи и другую важную информацию. Такой подход позволяет персонализировать предложения и улучшить уровень обслуживания.

• Аналитика и отчетность — 1С ЕРП предоставляет мощные инструменты для анализа продаж. Пользователи могут создавать различные отчеты, которые позволяют отслеживать динамику продаж по различным параметрам: товарным группам, регионам, менеджерам и т.д. Это позволяет выявлять наиболее прибыльные направления и принимать обоснованные решения.

• Прогнозирование продаж — на основе исторических данных система позволяет прогнозировать будущие объемы продаж. Это помогает компаниям более точно планировать запасы и ресурсы, минимизируя риск дефицита или избытка товаров. Прогнозирование также позволяет более эффективно управлять бюджетом.

Более подробно описанный выше, а также другой функционал управления продажами рассмотрим далее в данной статье, а также в следующих статьях, которые так же будут посвящены обзору настроек и функционала, касающийся управлению продажами.

Функционал управления продажами в 1С ЕРП традиционно разделяют на 2 большие темы: функционал оптовой торговли, а также функционал розничной торговли. Есть функционал, который работает только в розничной торговле, например, функционал бонусной программы (данный функционал мы рассматривали в серии статей про скидки в 1С ЕРП). Есть функционал, который можно встретить в оптовой и в розничной торговле, к примеру, автоматические скидки. Также 1С ЕРП есть функции, которые также можно включить в блок управления продажами, такие как учет заказов давальцев, передача на ответственное хранение. Данный функционал также рассмотрим в нашей серии статей по управлению продажами в 1С ЕРП.

В данной статье рассмотрим часть функционала оптовой торговли. Продолжение обзора функционала оптовой торговли будет в следующей статье.

В первую очередь рассмотрим документ Коммерческое предложение, как включить использование функционала и как им пользоваться.

Оформление документа Коммерческое предложение в 1С ЕРП

Коммерческое предложение – это важный документ, который используется для представления товаров или услуг потенциальным клиентам.

Основное предназначение коммерческого предложения в деятельности компании заключается в том, чтобы четко донести до клиента информацию о продукте, его преимуществах и условиях покупки. Это не просто формальность; грамотное коммерческое предложение может значительно повысить шансы на заключение сделки.

С помощью 1С ЕРП компании могут создавать коммерческие предложения быстро и удобно, используя шаблоны и автоматизированные инструменты. Система позволяет интегрировать данные о клиентах, ценах и товарах, что делает процесс более эффективным.

Кроме того, 1С ERP помогает отслеживать статус коммерческих предложений, обеспечивая прозрачность и контроль на всех этапах.

Для того, чтобы использовать данный функционал, необходимо перейти в настройки подсистемы управления продажами и активировать соответствующую функциональную опцию.

Включение использования коммерческих предложений также активирует возможность создавать коммерческие предложения для сервиса 1С: Бизнес-сеть. О данном сервисе расскажем в другой серии статей, которая будет посвящена сервисам 1С.

Для того, чтобы создать документ Коммерческое предложение нам необходимо открыть подсистему Продажи и в подразделе Оптовые продажи открываем журнал документов Коммерческие предложения клиентам. 

Откроется журнал документов, из которого создаем новый по соответствующей кнопке.

В открывшейся форме создания нового документа заполняем поля Клиент и Контрагент. В данном примере поля клиент и контрагент по наименованию идентичные. Но чем же отличаются поля клиент и контрагент?

В программе 1С ЕРП термины «партнёр» и «контрагент» обозначают разные понятия. Понимание их отличий важно для эффективного управления бизнес-процессами.

Контрагент в 1С — это общее понятие, охватывающее всех участников, с которыми предприятие ведёт хозяйственные операции. Это могут быть клиенты, поставщики, подрядчики и любые другие юрлица или ИП, с которыми заключены договоры. Основное отличие контрагента — юридическое лицо, используется для корректного документооборота и расчётов.

Партнёр же является более широким понятием. Партнёр может иметь несколько ролей, одновременно будучи, например, и клиентом, и поставщиком.

Партнер в базе может иметь связь с несколькими контрагентами, тем самым создавая группу компаний. Контрагенты также могут иметь связь с несколькими партнерами, создавая, например, сеть магазинов. Наиболее частым вариантом использования партнеров и контрагентов один к одному, как и в нашем примере.

В данном примере мы выбрали существующего партнера и контрагента в демонстрационной базе 1С ЕРП. Вкратце рассмотрим процесс создания нового партера и контрагента.

Если необходимо вести раздельный учет партнеров и контрагентов, то необходимо активировать данную возможность. Для этого переходив в настройки раздела CRM и маркетинг и в подразделе Настройки CRM устанавливаем флажок напротив опции Независимо вести партнеров и контрагентов.

 Для создания нового клиента переходим в подсистему управления продажами и переходим в справочник клиентов (партнеров).

Создаем нового покупателя по команде Создать.

 

В первую очередь необходимо выбрать тип покупателя, компания или частное лицо. Компанией считается юридическое лицо (например, ООО, АО, ЗАО), индивидуальный предприниматель, иностранное юридическое лицо, а также обособленное подразделение. Частным лицом считается обычное физическое лицо (в основном используется в розничной торговле).

От выбора типа покупателя будет зависеть состав доступных для заполнения реквизитов.

В данном примере выбираем тип  — Компания.  Если активировать флажок Указать идентификационные данные партнера, то будет создан и партнер и контрагент (это два отдельных дополняющих друг драгу справочника). Если флажок отжат, то будет создан только партнер. Далее указываем вид компании – Юр. Лицо, указываем ИНН, КПП и другие необходимые юридические коды. Заполняем сокращенное юридическое наименование – это официальное наименование компании, которое будет заполняться в документах. Далее заполняем публичное наименование компании – данное наименование не будет нигде использоваться, заполняется справочно. Далее заполняем электронную почту и телефон компании. Можно одно из двух. Если оба поля не заполнить, то система не даст перейти на следующий шаг создания покупателя. 

Ниже, если установить флажок Указать данные контактного лица, то станет доступным заполнения данных одного представителя компании. В дальнейшем, после создания покупателя, можно дополнить контактные лица компании покупателя. Заполняем сведения по контактному лицу и нажимаем Далее.

На следующем шаге необходимо заполнить:

• Рабочее наименование – данное наименование будет использоваться только в программе, поэтому лучше всего сформулировать наименование так, чтобы потом было проще искать покупателя;

• Основного менеджера — в дальнейшем понадобится для фильтрации по основному менеджеру в списках, а также в отчетах;

• Группу доступа – значения групп доступа создаются в рабочем месте по настройкам прав доступа. Используются для разграничения доступа партнеров по менеджерам. Чтобы менеджер не видел документы не своего партнера; 

• Бизнес – регион – используется как аналитика, чтобы проанализировать продажи по географической расположенности;

• Тип отношений – если партнер является только покупателем, то устанавливаем флажок Клиент. Никто не мешает так же установить флажок Поставщик. В этом случае данного партнера можно будет использовать также в документах закупки;

• Адреса – заполняем фактический и юридический адрес партнера;

• Сегмент.

Жмем Далее.

 Если установить флажок Указать данные банковского счета, то станут доступны реквизиты для создания счета, если необходимо устанавливаем флажок и заполняем данные. При создании покупателя будет создан также банковский счет. Создавать счет сразу не обязательно, дозаполнить данные можно в любой момент. Жмем Далее.

 Нажимаем на кнопку Создать.

Если не снять флажок открытия формы после создания, то откроется созданная карточка покупателя. В которой можно дозаполнить или изменить данные.

 450900, Республика Башкортостан, с Нагаево, ул Михаила Дорохова, д. 66м

Над табличной часть с  товарами заполняем срок поставки. Если выбираем значение — Указывается в днях с момента заказа, то по кнопке Указать заполняем количество дней. Если выбираем следующее значение, то заполняем конкретную дату поставки.

Теперь в коммерческое предложение необходимо добавить товары. Для этого над табличное частью нажимаем на команду Заполнить. В раскрывшемся списке команд нажимаем на команду Подобрать товары.

Откроется форма списка с выбором вида цены. По выбранному виду цен будут заполняться цены в коммерческом предложении. Выделяем необходимый вид цен и нажимаем на кнопку Выбрать.

 

Откроется форма подбора товаров в документ. Данная форма подбора выглядит одинаково почти во всех документах товародвижения. Справа отображается список видов номенклатур. При выделении определенного вида номенклатуры слева в списке отобразится та номенклатура, которая принадлежит данному виду. Это называется навигацией по виду номенклатуре. Навигацию можно переключить по группам номенклатуры, для этого необходимо нажать на кнопку с изображением шестеренки и переключить навигацию по группам номенклатуры. В этом случае список с видами изменится на список с группами номенклатуры. И, соответственно, при выделении группы номенклатуры слева отобразится список номенклатуры, который будет ей соответствовать.

Идем дальше. Ниже с навигацией по видам / группам располагаются фильтры по цене, сегменту номенклатуре, а также фильтр по наличию товаров на складах.

Ниже списка с товарами располагается информация по остаткам товаров на складах по выделенной номенклатуре в списке. Кроме текущих остатков в данной табличке отображается информация по датам и количеству ожидаемых поступлений товаров (данная информация заполняется, например, по заказам поставщиков).

Чтобы подобрать товары в документ, необходимо по два раза щелкать на товар. При двойном щелчке по товару будет добавляться один экземпляр выбранного товара в табличку, которая располагается под таблицей с остатками. Подбираем необходимые товары в нужном количество и нажимаем на команду Перенести в документ.

Подобранные в корзину товары перенесутся в коммерческое предложение. При необходимости корректируем количество, вид цены, цену. Если по товару установлены цены по указанному виду цен, то цены заполняться автоматически. Как настраивать виды цен и устанавливать цены мы рассмотрели в серии  статей по ценообразованию.

 Теперь открываем вкладку Условия поставки. Здесь необходимо заполнить срок действия данного коммерческого предложения (данная информация попадет в печатную форму коммерческого предложения), указываем валюту (если в системе их несколько), устанавливаем флажок Цены действительны только при покупке всех товаров предложения, если это действительно так (данная информация также отобразится в печатной форме). Далее заполняем поле условие оплаты. Данное поле можно заполнить вручную, либо по шаблону из типового соглашения. Для этого нажимаем на команду Заполнить.

Откроется список типовых соглашений. Типовое соглашение содержит в себе условия продажи, включая условия оплаты, ценовые условия, сроки поставки и т.п. Более подробно о сущности соглашения с клиентом расскажем ниже в данной статье. Выбираем соглашение в нажимаем на команду Выбрать.

Будет заполнен текст с условием оплаты из соглашения по шаблону. Данное условие будет выведено в печатную форму предложения.

Далее переходим на следующую закладку Информация для покупателя. Здесь в текстовой форме описываем дополнительную информацию, которая так же попадет в печатную версию коммерческого предложения.

 На вкладке Дополнительно заполняем организацию, от лица которого будет выставляться предложение и совершаться продажа.

 После заполнения всех данных реквизитов необходимо провести документ. Для печати коммерческого предложения нажимаем на соответствующие команды.

Сформируется печатная форма по заданному системой шаблону. Пользовательскими настройками изменить структуру печатной формы коммерческого предложения изменить нельзя, но в программу 1С можно доработать с помощью программистов 1С. Целесообразность той или иной доработки необходимо оценивать заказчику самому. Для помощи в оценке доработок можно обратиться к партнерам компании 1С.

Идем далее. Теперь с этой печатной формой можно сделать следующее:

• Распечатать на принтере;

• Сохранить на компьютер в электронном виде – программа позволяем сохранить файлы из 1С в любой из популярных форматов, например, эксель, пдф, ворд. Далее данный файл можно отправить по почту вручную, либо перед отправкой скорректировать файловым редактором;

• Отправить по электронной почте – если в 1С настроена учетная запись электронной почты, то прямо из 1С можно отправить печатную форму любого документа на электронную почту заказчику;

• Отправить по ЭДО – если в 1С настроено ЭДО, и партнер так же работает в ЭДО, то можно отправить документ по ЭДО.

Перечисленные команды доступны не только для печатной формы коммерческого предложения, но также доступны и для любых других печатных форм.

 

Меняем статус коммерческого предложения на Действует.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели процесс создания коммерческого предложения клиенту, а также процесс создания покупателей, а также разницу между партнерами и контрагентами. Документ Коммерческого предложение в 1С используется не всеми компаниями, но все равно данный документ является очень важным в коммерческой деятельности предприятия. Печатную форму документа так же при необходимости можно доработать под любые потребности заказчика.

Узнать услуги и предложения компании implecs можно на сайте https://implecs.ru/?utm_source=habr