SharePoint ушёл, но никто не умер. Автоматизировали оформление командировок на отечественном софте

Российский рынок медтехники растёт. В начале 2024 года продажи крупных компаний поднялись на 38%. На это повлияло развитие новых технологий и тот факт, что государство поощряет локальное производство. Но продажа — это только начало. Сложное оборудование нужно настраивать и обслуживать, поэтому специалисты от завода часто ездят по стране и ближнему зарубежью. 

Так компания столкнулась с проблемой: процесс оформления командировок, ранее организованный на SharePoint, стал недоступен из-за санкций.

Оформление командировок в SharePoint занимало не менее полутора часов

Сотрудник сам заходил в SharePoint и заполнял заявку, но с этим возникали сложности из суточных. Форма заявки была настроена так, что их нужно было указывать сразу. При этом их сумма отличалась в зависимости от типа командировки — для зарубежья, городов федерального значения и остальных населенных пунктов. Сотрудники не держали в голове все нормы выплат и часто ошибались. 

Если кадровик получал заявку с неправильными данными, то переделывал её сам, а потом вручную готовил приказ и маршрутный лист, сверяясь с личными делами и служебными записками. Автоматизации КЭДО не было. 

После возвращения специалисту нужно было самостоятельно подготовить авансовый отчёт. Основные сложности здесь были с зарубежными поездками — для отчёта сотруднику нужно было пересчитать каждую трату в рубли по курсу на дату покупки. Из-за этого отчёты задерживали, и бухгалтерия с отделом кадров жаловались на дисциплину коллег.  

Ситуация могла ещё долго не меняться, так как многие процессы в компании были удачно выстроены в SharePoint. Но в 2023 году Microsoft заявил, что не будет продлевать лицензии российским компаниям и лишит доступа к обновлениям безопасности, поэтому в компании поставили вопрос об импортозамещении. Для этого была выбрана российская low-code BPM-система «Первая Форма».

Нашей задачей было перенести весь процесс в новую систему и его оптимизировать

Сразу отмечу, что нам это удалось — теперь составить и согласовать заявку на командировку можно минут за 15. 

В новой системе процесс выглядит следующим образом: 

Теперь в системе есть отдельная категория для заявок на командировку. Для сотрудника алгоритм работы уже привычен: он проставляет даты, выбирает из выпадающего списка нужный город, но суточные в рублях рассчитываются автоматически с учётом места поездки. 

Для расчётов по зарубежным командировкам подтягивается актуальный курс валют — данные ежедневно загружаются с сайта Центробанка.

В этой ситуации ручные подсчёты и человеческий фактор исключены, поэтому кадровики сразу получают правильно заполненные заявки. Приказы, маршрутные листы и остальные документы формируются в системе автоматически, поскольку в «Первую Форму» предварительно загружены все необходимые шаблоны. 

Документы подписывают тоже в системе: генеральный директор использует УКЭП, сотрудник — УНЭП.  Затем информация о командировке автоматически подгружается в 1С.

Система следит за датами — после окончания командировки она сама создаёт задачу на отчёт по командировке и вносит туда данные о поездке и плановые расходы. Сотруднику остаётся добавить фактические траты и прикрепить чеки. По клику отчёт направляется в бухгалтерию.  

Бухгалтер проверяет его там же, в системе, и подтверждает расходы. 

После этого авансовый отчёт подписывает сотрудник (УНЭП) и его руководитель (УКЭП). Данные автоматически подгружаются в 1С. Так сотрудники тратят меньше времени на отчёты, а бухгалтерия быстрее их обрабатывает.

Результаты по итогу нескольких месяцев использования 

Компания внедрила российскую систему, которая гарантирует сохранность данных и стабильную работу без риска ухода с рынка. Мы провели опрос среди сотрудников компании. Вот, что изменилось, по их оценке:

• Оформление командировок теперь занимает 15 минут вместо полутора часов. Система сама считает суточные с учётом направления и длительности поездки.

• 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.