Как и когда писать регламенты в диджитал-агентстве, чтобы не скатиться в бюрократию

В диджитал-компаниях процессы часто растут хаотично, особенно на первых этапах. Команда горит идеей, задачи выполняются «на лету», а решения принимаются буквально за чашкой кофе. Однако, когда компания выходит за рамки стартапа и сталкивается с ростом, неизбежно возникает вопрос: нужно ли нам больше структуры? В какой-то момент регламенты кажутся спасением, но как только они начинают множиться, возникает обратный эффект — бюрократия, которая душит креативность и замедляет скорость работы.

Почему вообще нужны регламенты?

Регламенты создаются для упрощения и стандартизации процессов. Они помогают избегать хаоса, сокращать время на обсуждение очевидных вещей и обеспечивать стабильность. Например, если у вас есть четкий регламент запуска рекламной кампании, команда понимает, какие шаги и сроки нужно соблюдать, чтобы не было срывов.

Но есть и обратная сторона. Когда регламенты становятся самоцелью, они превращают гибкую и динамичную компанию в структуру, где на каждое действие требуется согласование и соблюдение десятка формальностей.

Когда стоит начинать писать регламенты?

Идеальный момент для внедрения регламентов наступает тогда, когда вы видите повторяющиеся ошибки или пробелы в работе, которые можно закрыть с помощью четкого описания процессов. Например:

• Рост команды. Когда количество сотрудников увеличивается, важно, чтобы все понимали, как выполнять базовые задачи без постоянного обучения. Наличие регламентов сократит время на обучение новых сотрудников и избавит от необходимости рассказывать одни и те же правила каждому новому члену команды.

• Сложность процессов. Если определенные действия требуют вовлечения нескольких отделов, регламент помогает согласовать шаги и избежать путаницы.

• Проблемы с качеством. Когда результат становится непредсказуемым, стандартизация процесса может стабилизировать качество.

Но важно помнить: регламент — это не просто документ, а инструмент. Он должен служить цели, а не становиться еще одной задачей «для галочки».

Как не скатиться в бюрократию?

1. Начать с необходимого минимума

На мой взгляд, не нужно стремиться описать абсолютно всё. Лучше всего сосредоточиться на тех процессах, которые:

• Часто повторяются.

• Приводят к проблемам из-за недоразумений.

• Являются критически важными для бизнеса.

Если вы начинаете прописывать регламент на процесс бронирования переговорной, это уже тревожный сигнал. 🙂

2. Гибкость важнее строгости

Регламенты не должны быть высечены в камне. Например, фраза «В идеале выполните шаги 1, 2 и 3, но если ситуация требует — пропустите шаг 2» делает документ живым и удобным для реального использования. У сотрудников тем самым появляется больше вариативности в зависимости от ситуации и, соответственно, больше личной ответственности, а не слепое следование инструкциям.

3. Простота и доступность

Слишком длинные и сложные документы пугают. Напишите так, чтобы новый сотрудник за 10 минут понял, что нужно делать, и мог сразу применить это на практике. Классно использовать визуализацию: схемы, чек-листы, таблицы. Если регламенты длинные, скучные и «душные» — по моему опыту сотрудники заглядывают в них крайне редко или никогда. Если же вы еще и подключите команду самостоятельно прописать регламенты по своим зонам ответственности — это разгрузит вас или hr, а документ выйдет максимально живым и рабочим.

4. Актуальность

Диджитал-среда меняется быстро, и регламент, написанный год назад, может уже устареть. В идеале запланировать регулярные ревизии и вносить изменения сразу же, когда происходит изменение в бизнес-процессах.

Когда регламенты вредят?

Регламент становится препятствием, если:

• Он слишком детализирован и описывает каждую мелочь.

• Он вызывает ощущение, что любое отклонение от правил — это ошибка.

• Его соблюдение требует больше времени, чем сам процесс.

Например, если для публикации поста в соцсетях требуется пройти три уровня согласования, команда начнет избегать использования регламента или терять мотивацию.

Заключение

Регламенты — это не зло, но и не универсальное решение. Они работают тогда, когда действительно упрощают жизнь, помогают избегать ошибок и ускоряют процессы. Если же регламенты начинают тормозить работу команды или создавать дополнительный стресс, стоит задуматься, не пора ли пересмотреть их роль.

На мой взгляд для диджитал-компании важно сохранять баланс между структурой и гибкостью. А как вы считаете, лучше импровизировать или строго следовать правилам? И какой у вас опыт работы с регламентами?