В OneDrive запретят бесплатно хранить данные уволенных сотрудников

Microsoft устраняет лазейку в хранилище OneDrive. С 27 января 2025 года организациям запретят бесплатно хранить данные уволенных сотрудников. Нововведение коснётся нелицензированных учётных записей OneDrive ушедших из компаний пользователей.

Microsoft уже предупреждала об этой мере в 2024 году. С конца января любая учётная запись пользователя OneDrive, которая остаётся нелицензированной более 93 дней, будет либо перемещена в корзину, либо архивирована.

Обычно такие аккаунты остаются в организациях, когда пользователя удаляют из центра администрирования SharePoint или сам администратор аннулирует лицензию учётной записи.

Ранее компании могли использовать такие аккаунты OneDrive, чтобы бесплатно и бессрочно хранить в них данные. Если пользователь увольнялся, его учётную запись можно было отключить, а лицензию удалить, но вся информация сохранялась. Теперь же в Microsoft заявили, что «нелицензированные учётные записи OneDrive могут представлять риски безопасности и соответствия, а также создавать путаницу и дублирование файлов».

Начиная с 27 января, если не будут введены политики хранения или юридические удержания, данные OneDrive из нелицензированных учётных записей будут перемещаться в корзину через 93 дня. Они будут храниться в ней ещё 93 дня до момента окончательного удаления.

Даже при наличии политики хранения или юридических удержаний, через 93 дня данные из нелицензированных или удалённых учётных записей всё равно будут помещены в архив. Клиент, который захочет повторно активировать аккаунт, должен будет заплатить за $0,6 за ГБ, а затем вносить ежемесячную плату в размере $0,05 за ГБ данных. 

Microsoft привела пример организации со 100 нелицензированными учётными записями OneDrive, каждая из которых потребляет 1 ТБ на 100 ТБ. «Если организации необходимо повторно активировать определённую учётную запись в октябре 2025 года и настроить выставление счетов, она единовременно заплатит $614,4, а затем будет платить по $5120 в месяц.

Теперь у администраторов есть несколько вариантов. Один из них — извлечение необходимых данных из нелицензированных учётных записей с последующим удалением, хотя это может противоречить политикам хранения. В качестве альтернативы можно дождаться тикетов службы поддержки. Управляющий вице-президент по исследованиям в Directions on Microsoft Роб Хелм пояснил: «Если вы ничего не сделаете, данные бывшего сотрудника перейдут в автономный режим, а затем полностью исчезнут, когда вы заберёте у него лицензию, а не только когда вы удалите их из каталога. Это может затруднить передачу роли кому-то другому, а в худшем случае может создать проблемы со стороны судов и регулирующих органов». 

Ранее Microsoft предоставила пользователям сервиса Microsoft 365 доступ к хранилищу в OneDrive объёмом 5 ТБ и 10 ТБ. До этого объём хранения ограничивался 1 ТБ.