Что такое планерки, зачем они нужны, как их внедрять и в чем профит

До того, как я из теплого офиса отправился операционным менеджером на заводы, в моей голове планерки (ну и их вариации, типа летучек, пятиминуток и оперативок) ассоциировались исключительно с «Совком». Сразу представляется унылое заседание нелепых людей (обязательно в плохих пиджаках), где долго и упорно толкут воду в ступе и зачитывают никому не внятные доклады.Так вот, я считал, что от этого атавизма надо держаться так далеко, как только можно. Работая в офисе (особенно в старые добрые спокойные времена), ты витаешь в фантазиях об оперативном принятии решений, стратегических и крутых проектах и прочей красоте, а-ля сериал Suits.  Проекты и мегарешения — это, конечно, здорово. А что с поддержанием работоспособности и управлением рутинными процессами и проблемами?

Вот на заводе я и познал всю силу регулярных, правильно организованных планерок. Да так проникся, что, вернувшись с заводов уже на директорской позиции, внедрил эту практику в своём отделе. Сначала это вызвало культурный шок и косые взгляды: «Ага, сумасшедший с завода приехал». Но в сегодняшней неспокойной ситуации наличие чёткого процесса контроля и расстановки краткосрочных целей помогает не просто оставаться в живых, но и вести компанию к выполнению целей, а людей к структурной и осознанной работе

А в чем польза?

Сразу оговоримся. При неправильном внедрении — вреда куда больше, чем пользы. Но если все сделать хорошо, то можно получить вот что:

• чёткое понимание, куда идём и почему. Эти встречи строятся вокруг конкретных целей, и сразу можно понять: мы вообще делаем то, что надо или не в ту степь;

• сплочение команды. Во-первых, вокруг общего врага — начальника, который всё это придумал. Во-вторых, все гребут в одной лодке, видят ежедневную активность каждого, слышат о проблемах и понимают, что они не одни;

• экономия времени. Прямо с утра все понимают краткосрочные и долгосрочные задачи. Не приходится бегать и с каждым обсуждать, что именно Вася должен сегодня делать. И люди не теряются;

• предотвращение пожаров. Мы, блин, узнаём о проблеме, когда она разрослась до грандиозных масштабов. И все ресурсы отправляются на решение. А в это время где-то назревает новый п******. На планёрках можно на ранних стадиях отловить, что грядет задница, и начать что-то с этим делать;

• синергия. Слово заезженное, но справедливое. На хорошо организованных встречах люди говорят и совместно находят прикольные решения. Вообще, стороннее мнение сильно помогает решить вроде бы нерешаемую задачу

Поработав в разные времена (и спокойные, и сейчас) и в совершенно разных организациях, я стал прямо-таки адептом этого процесса и абсолютно не представляю, как можно эффективно управлять крупными командами с кучей процессов и проблем без подобных регулярных встреч.

Как это все организовать?

Собрать людей вместе, посадить в одну комнату или на созвон и заставить говорить по очереди… как ни прискорбно, но именно так часто и делается. Я лично наблюдал подобные сходки, где целый отдел сидит минимум час, солирует один человек, а высказываются из-под палки. Все, о чем думают люди — когда же оно все закончится. Value = 0. 

Чтобы сделать планерки понятными и эффективными, я придерживаюсь нескольких правил.

• Четко пойми цель и что будешь обсуждать. Чтобы не превратить встречу в вольный разговор без начала и конца, убедись, что все понимают, что вы добиваетесь. Если это ежедневные встречи, то скорее всего цель — зафиксировать действия на ближайшие сутки. Для долгосрочных дебатов есть отдельные форумы

• Пропиши и донеси до участников правила игры, а именно: временные рамки, кто за кем идет, как готовиться, что заполнять. Не ожидай, что без четких правил люди сделают то, что ты себе напридумывал

• Управляй дискуссией. Бывает, что обсуждение проблемы уходит в открытый космос. Твоя задача спокойно остановить дискуссию и перевести ее в плоскость действия. Я обычно прошу сказать, какие следующие шаги и кто ответственный. Если же энтузиаст не возвращается на путь истинный — стоит напомнить, что для дебатов есть другие встречи

• Определи круг участников и не зови тех, кто не нужен. Иначе или будут просто недовольные или будут врываться со странными идеями, которые только время съедят

• Создай формат, в котором будешь вести встречу. Меня могут назвать ретроградом, но я исхожу из принципа «лучшее — враг хорошего». Мне больше всего нравится формировать экселевские файлики. Там и писать просто, и данные подтянуть. Хотя всякие планеры в Teams (например) тоже ничего. Мысль в том, что должен быть простой, понятный и user friendly единый шаблон

• Добавь юмора и прикола. Особенно когда ситуация жесть, уровень энергии такой, что даже дементоры бы охренели. Надо уметь взбодрить организацию. Например, завершал встречу, рассказывая, что прикольного произошло в этот день в истории или какой сегодня праздник. Это добавляет позитива и разряжает атмосферу

• Празднуй маленькие победы. У нас вообще плохо с умением себя хвалить. Отмечая промежуточные результаты, выделяя и подчеркивая важность достижений, ты растишь мотивацию

• Прислушивайся к обратной связи. Так можно узнать много нового и внедрить улучшения, которые помогут сделать планерки быстрее, понятнее и эффективнее. Это может касаться состава участников, формата встречи, документов или табличек — чего угодно. Даже если считаешь, что твоя придумка — это дар божий, не отмахивайся от идей

• Не сдавайся. К сожалению, любой процесс (особенно рутинный) приживается с большой болью. Будут недовольные. Если понимаешь, что процесс приносит бизнес ценность — продолжай не смотря ни на что. В перспективе никто не сможет вспомнить «а как жили до»

Про профит (вместо заключения)

Любой здравомыслящий предприниматель или менеджер спросит: «а где деньги  и сколько их?» Абсолютно прагматичный подход, ведь затем делать что-то, где непонятна финансовая выгода. В организациях и командах, которыми я управлял, за счет внедрения структурного процесса регулярных планерок мы смогли добиться 10+% снижения затрат (чистые деньги, которые раньше уходили, а теперь нет) и примерно на 15% увеличивали продуктивность команды (соптимизировали другие встречи, мит апы, кризис созвоны. Кстати, как такое считать — очень полезная и интересная методология из lean). Все это дает реальный денежный выхлоп, который напрямую падает в PL компании

Надеюсь, статья была полезной для тех, кто думает над оптимизации процессов и лучшим контролем за эффективностью команд. Если хотите знать больше — в канале регулярно пишу про менеджмент и разнообразные. бизнес инструменты.