BPMS с интеграцией 1С: ЗУП и ЭП сократила планирование отпусков в госорганизации до 3 дней

Всем привет! Продолжаю рассказывать об автоматизации HR‑процессов для госсектора. В учреждении с более чем 2 тыс. сотрудников ежегодное планирование отпусков стало серьезной операционной проблемой. Отдел кадров тратил около 160 рабочих часов в год на администрирование процесса. В течение года сотрудники часто меняли планы, каждый перенос требовал ручной обработки.

Требовалось оцифровать процесс планирования отпусков и завершить переход организации на КЭДО.

Отдел кадров и руководители подразделений были перегружены

Чтобы выполнить требования законодательства и утвердить график за две недели до нового года, специалисты отдела кадров выполняли следующую работу:

Готовили и рассылали шаблоны в ноябре. Кадровые специалисты рассылали 2 тыс. сотрудникам Excel-таблицу. Каждый сотрудник должен был самостоятельно согласовать даты отпуска с руководителем и отправить заполненный файл обратно.

Запрашивали и сводили данные в течение 1,5 месяцев. Кадровые специалисты ежедневно напоминали сотрудникам и руководителям о необходимости заполнить график отпусков, проверяли каждый полученный файл на корректность, а затем вручную составляли сводные таблицы по отделам и загружали данные в 1С:ЗУП.

Оформляли отпуска и корректировали графики круглый год. Каждый месяц отдел кадров выгружал из 1С:ЗУП приказы и уведомления, отправлял их сотрудникам с просьбой подписать и вернуть документы, а также вносил правки в утверждённый график.

Помимо кадров, дополнительная нагрузка из-за графика отпусков падала и на руководителей подразделений. Чтобы согласовать отпуска сотрудников, они вручную сводили данные в Excel-файле и потом проверяли на пересечения.

Отсутствие автоматизации повышало юридические и финансовые риски

Росли затраты на ФОТ. Полтора месяца отдел кадров практически полностью был занят составлением и согласованием графиков отпусков. При этом другая работа — оформление приёмов, увольнений и кадровых изменений, тоже не могла ждать. Сотрудникам отдела приходилось задерживаться после работы или работать в выходные, чтобы успеть всё сделать. Переработки оплачивались по повышенным ставкам.

Нерационально использовался ресурс руководителей. Вместо того чтобы заниматься стратегическими задачами, управленцы тратили время на сводную табличку с датами отпусков.

Существовали риски штрафов. Если вовремя не утвердить график отпусков, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: 1-5 тысяч рублей на должностных лиц, 30-50 тыс. рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностных лиц могут дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет.

Техническая реализация процесса планирования отпусков

BPM-система автоматизировала кампанию ежегодного планирования отпусков. Что происходит на платформе:

Создаётся задача на планирование для каждого сотрудника, куда загружается баланс плановых отпусков из штатного расписания в 1С:ЗУП. Обмен информацией происходит через встроенный коннектор для интеграции.

Происходит интеллектуальная валидация вводимых данных. То есть идёт проверка корректности общего количества указанных дней отпуска, наличие непрерывного периода не менее 14 календарных дней и отсутствие пересечений с региональными праздниками. Это снижает риски нарушений положений ТК РФ и соответствующих штрафных санкций.

Например, система учитывает, что Курбан-байрам является нерабочим днём в Республике Татарстан и не может быть включён в отпуск сотрудником из Казани.

При попытке некорректного заполнения пользователь получает подсказку о конкретной ошибке, и система блокирует дальнейшее согласование до её исправления.

Автоформирование сводного графика отпусков по отделам

Теперь система автоматически сводит на одном графике планируемые даты отпуска по отделу. Руководителям больше не приходится делать это вручную, поэтому согласование каждой заявки занимает около 2 минут.

В системе можно настроить динамический маршрут согласования или матрицу согласования. Состав и порядок согласующих лиц будет автоматически определён на основе параметров документа.

Матрица согласования отпусков для высшего руководства может быть выстроена следующим образом:

● топ-менеджер согласовывает даты с коллегами аналогичного грейда, чтобы избежать одновременного отсутствия ключевых руководителей;

● запрос направляется на утверждение генеральному директору, который оценивает влияние отпуска на текущие проекты и общее управление.

Полный переход на КЭДО: интеграция с 1С и подпись документов с помощью ЭП

Согласно ч.3 ст.123 Трудового Кодекса РФ, работник должен быть извещен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Раньше кадровые специалисты вручную формировали эти документы, а сотрудники должны были прислать подписанные экземпляры Почтой России.

Теперь подготовкой документов занимается система. Она автоматически делает запрос в 1С:ЗУП — в BPM-систему загружаются уже готовые печатные формы уведомления и приказа. Далее сотрудники подписывают уведомление и приказ усиленной неквалицифированной электронной подписью — УНЭП на каждого сотрудника создают при приёме на работу.

Таким образом, в компании ликвидировали остатки бумажного документооборота.

Результаты автоматизации планирования отпусков в госучреждении

Время согласования графика для 2 тыс. сотрудников сократилось до трёх дней. Уже в начале декабря график отпусков был полностью сформирован и согласован.

Для отдела кадров система упростила работу — все рутинные операции (напоминания, проверка корректности данных, загрузка в 1С:ЗУП) выполняются автоматически. Это экономит время и обеспечивает строгое соблюдение трудового законодательства.

Линейные сотрудники получили удобный инструмент для планирования отпуска, с возможностью отслеживания статуса согласования и графика коллег. А руководители благодаря сводному графику предотвращают ситуации с критической нехваткой персонала.