Игра на контрастах, или как мы делали IT+Rock конференцию для 1370 участников

Привет! Меня зовут Даша Меркулова, я развиваю маркетинг в ИТ-разработчике Orion soft. Хочу поделиться впечатлениями об одном из самых больших челленджей нашей команды в 2024 году — организации ИТ-конференции Orion Digital Day на 1370 участников. Это был большой вызов, для которого понадобилось объединить все креативные силы нашей команды. 

Под катом расскажу о том, как мы пришли к концепту IT+Rock, как запараллелили разработку оформления со стройкой на площадке и как подружили деловую часть с развлекательной программой.

Какие мы поставили цели:

• 1000+ участников

• ЦА: CTO, CDO, ИТ-директора и CISO, руководители инфраструктурных подразделений, ИТ- и ИБ-архитекторы,  DevOps инженеры и архитекторы, разработчики

А если без формальностей, то:

• Организовать ИТ-конференцию, которая точно запомнилась бы нашим заказчикам и партнерам

Тут меня поймут не только коллеги, но и все, кто регулярно ходит на бизнесовые и технические конференции/форумы/бизнес-ужины и т.д. В бизнес-сезон все мероприятия превращаются в информационный шум, в котором просто невозможно выделиться.

Как родилась идея

Мы с командой брейнштормили оформление нового позиционирования Orion soft и пришли к тому, что у нас хорошо получается играть на контрастах и неформальных концептах. А рок-культура в свое время стала эмоциональным взрывом для мира музыки. Когда мы поймали эту ассоциацию, то поняли, что еще одна скучная конференция никому не интересна — ни партнерам, ни заказчикам, ни нам самим.

В нашей работе много партнерских взаимодействий между представителями разных компаний: вендорами, дистрибьюторами, заказчиками из разных отраслей. Что их объединяет? Масштабы бизнеса, реакция на изменения рынка, огонь в глазах и желание находить нестандартные решения своих задач. 

При этом B2B-заказчики в ИТ-сфере все еще с осторожностью подходят к внедрению российских решений и иногда даже не знают, что некоторые запросы, открытые уходом зарубежных лидеров, уже способны закрыть российские вендоры и производители. И необязательно поодиночке. Одно из наших ключевых сообщений в PR-коммуникациях — прорывы рождаются в коллаборации — когда сильные игроки объединяются, а не конкурируют.

Из этого родился слоган нашей конференции: «Вместе звезды зажигают ярче»!

Площадка

Первым вызовом для команды стал выбор площадки. За пару месяцев до мероприятия после долгих споров мы решили, что срочно нужно менять локацию: выбранный изначально лофт нам не подходил. Для понимания масштаба бедствия: нам нужно было распределить 1000 участников по трем трекам, организовать демо-стенды для партнеров и зоны для развлекательной части, оставить место для фуршета и несколько свободных зон для общения. И все это — за два месяца до старта. При этом, конечно же, хотелось, чтобы локация была незаезженная.

Звезды сошлись: когда было решено искать новое место, для брони открыли бывший ДК «Серп-и-Молот» — теперь уже LOFT#8 — на Волочаевской. Старт работы ДК после масштабной реставрации был намечен на начало октября — то есть за месяц до даты мероприятия (31.10). Бетонные стены пока еще недостроенной площадки не напугали, а скорее открыли простор для воображения + идеально легли в наш концепт олдскульной рок-тусовки.

Стенды

Мы хотели отказаться от стандартных «закрытых коробок со стойками» и превратить каждый стенд в неформальное место встречи. 

Роль перегородок между стендами в нашем исполнении досталась уличной сетке-рабице, на которую мы развесили рок-постеры (о них чуть дальше), цепи и неоновые ленты. Место столиков заняли перевернутые черные бочки, а стену мы задизайнили под кирпичную.

Теперь стенды полностью вписывались в образ неформальной репетиционной базы, где рождаются хиты — как музыкальные, так и программные.

Отдельное внимание мы уделили одному из главных атрибутов любой рок-тусовки – постерам. Об этом подробнее расскажет наш арт-директор Наташа Крайнова.

Главный атрибут рок-концертов — это афиши исполнителей. А поскольку наша конференция про рок и ИТ, то постеры сочетали в себе не только отсылки к культовым рок-альбомам и обложкам, но и технологические элементы. Так каждый партнер и гость конференции становился рок-звездой.

С помощью Chat GPT мы создали тематические подписи к постерам, миксуя строчки и названия известных рок-хитов с ИТ-терминами:

• Another one bites the code

• Back in byte

• For whom the server bleeps

• I was made for testing you

• Debug me, debug me, my friend

• Highway to shell

• Smells like team spirit

• Is this the real life? Is this just a fantasy? Caught in the web of data, no escape from reality

А вот так, к примеру, выглядит промт для создания постера, посвященного группе Metallica:

Vintage movie poster. The name “METALLICA” is written in lilac letters at the bottom of the frame, surrounded by smoke. in center a futuristic metal mecha skull with VR glasses and neon lights

Важной составляющей нашей конференции были презентации. Мы создали нейровизуалы для всех 28 выступлений спикеров, учитывая их контент и стиль мероприятия.

У нас было 2 вида мерча:

• Для спикеров, с сюжетным принтом про похищение серверной стойки инопланетянами

• Для хостес, с изображением рок-группы из роботов, а также программой мероприятия

Бейджи стали образом «билета» на рок-конференцию. Всего было 5 видов: участник, партнер, спикер, организатор, СМИ, команда Orion soft. Для каждого из них мы разработали свой визуальный образ.

Наш стенд

Наш стенд должен был показать Orion soft с двух сторон: традиционной продуктовой и неформальной рокерской. Как я уже писала, игра на контрастах — отличительная черта нашего бренда, которую мы хотели отразить, в том числе, и в застройке.

Для неформальной зоны мы подготовили большой digital-экран с анимированными рок-постерами (здесь мы ушли из статики — и снова спасибо нейросетям) и пригнали блестящий Харлей.

А с другой стороны стенда разместилась более стандартная демо-зона, где presale-инженеры показывали и рассказывали, как работают наши продукты.

Чтобы на площадке было легче сориентироваться, мы собрали чат-бот, в котором можно было посмотреть схему площадки и расписание деловой части, узнать пароль от Wi-Fi и задать вопрос спикерам или организаторам.

«Beat for Beer»

Возможно, вы уже видели на мероприятиях и в соцсетях фотозону, где из живой стены по звонку протягивается рука с игристым? Мы тоже ее увидели, и… не скопировали, а вдохновились и решили адаптировать идею под наш формат: оформили ее рыжим мехом под цвет нашего партнера, а игристое заменили пивом, которое протягивала татуированная рука после исполнения соло на барабане.

Бар Cloudlink

У нас в портфеле есть платформа для управления виртуальной и облачной инфраструктурой. С помощью встроенного в нее портала самообслуживания пользователи заказывают сервисы, а затем админы через биллинг считают, сколько ресурсов ушло на каждый проект. Как оказалось, такая система идеально подходит для… управления баром!

Мы запустили на площадке бар Cloudlink в честь того самого продукта и подключили его как платформу для заказа напитков. Участники выбирали и заказывали коктейли через тач-панель. На мониторы за спиной барменов в режиме online выводились дашборды с аналитикой: какие коктейли заказывали чаще всего, какие ингредиенты стали самыми популярными. Напитки получили названия в тему мероприятия: «Мятная Нирвана» (мохито), «Кола Колдуна» (виски с колой), «Грин Дэй» (бэзил смэш).

Самым популярным коктейлем на площадке стал джин тоник)

Meetup Hall и зона «Выпусти пар»

ИТ-конференции — не только про бизнес, но и про технику. Выступления специалистов неизбежно уходят в подробные разборы технических особенностей продуктов с демонстрацией интерфейса и свежих фичей ПО. 

Чтобы инженерам и специалистам по инфраструктуре было не только интересно, но и комфортно слушать выступления и смотреть демо, мы организовали отдельную зону Meetup Hall, где можно было покурить кальян. Стоит ли говорить, что зона заполнялась моментально?

Рядом с Meetup Hall разместился наш заказчик и концептуальный партнер мероприятия, музыкальный магазин «Музторг». Название его зоны «Выпусти пар» говорит само за себя: тут проходили мастер-классы, где каждый мог выдохнуть после тяжелой рабочей недели и исполнить соло на гитаре или барабанах с поддержкой от профессиональных музыкантов. 

А еще «Музторг» помог нам разыграть приз за мини-квест: участник, отметившийся на нашем и нескольких партнерских стендах, получил в подарок гитару.

Деловая программа

Ключевое событие нашей конференции — конечно же, выступление топ-спикеров от наших партнеров и заказчиков. Под деловую часть мы выделили почти 8 часов, собрали самых харизматичных спикеров с широким пониманием рынка и готовностью обсуждать горячие темы. Компанию на сцене основного и технического залов нам составили «Альфа-Банк», «Самолет», «Яндекс Go», «Т-Банк», «Инфосистемы Джет», YADRO, Positive Technologies и другие крупные представители ИТ-рынка.

Деловая часть стартовала с презентации исследования Orion soft: мы опросили 100+ топ-менеджеров из Enterprise-компаний, чтобы узнать, как мировые ИТ-тренды повлияли на российский рынок и что мешает крупным игрокам импортозамещаться прямо сейчас. Далее прошли две пленарные сессии с горячими дискуссиями о достижениях и планах на развитие российского ИТ, а после них шли сольные выступления на темы ИТ-инфраструктуры, DevSecOps, кибербезопасности и работы с данными. 

Кстати, почти все наши спикеры (а их было больше двадцати) постарались вписаться в дресс-код total black, а кто-то настолько вдохновился, что выступал в футболке с «Арией».

Вечерняя программа

Громкому ивенту — громкое завершение, и для идеального финала ИТ+Rock-вечера мы решили провести настоящий рок-концерт. Мы пригласили группу Easy Dizzy, играющую единственный в России официальный трибьют AC/DC — и им удалось впечатлить даже фанатов неповторимого оригинала.

А что потом?

А потом – две важные задачи: оценить эффективность и заложить фундамент для продолжения в следующем году.

Основным результатом для нас должен был стать кратный рост масштаба мероприятия, который мы измеряли по релевантной аудитории и охвату публикаций в СМИ. По сравнению с 2023 годом мероприятие стало масштабнее почти в три раза: на участие подали заявку 2500 человек, офлайн и онлайн на площадке — 1370 участников (для сравнения, в 2023 году мы собрали 475). Охват вырос в 10 раз — 6,9 млн охвата в 2024 году по сравнению с 642 тыс. в 2023 году. 

Все наши KPI были выполнены, команда — довольна, заказчики и партнеры — тоже. Из обратной связи мы узнали, что участники особенно оценили дизайн и внимание к деталям — для нас это было важно.

Чтобы не потерять наши итоги, мы сделали «цифровую витрину» с материалами конференции: https://new.orionsoft.ru/odd_new. Тут можно посмотреть записи выступлений и оставить контакты, чтобы получить презентации со всей конференции.

Так что, возвращаясь к нашей главной цели:

• Организовать ИТ-конференцию, которая точно запомнилась бы нашим заказчикам и партнерам — было!