Как оформить документацию по бизнес-процессу

на примере процесса ухода за котиками.

Постановка задачи

Допустим, вам поручили задокументировать сложный процесс, в котором задействовано несколько отделов. От вас нужно:

• описать его в целом — этапы, кто за что отвечает, сроки

• для каждого отдела написать инструкции, подробно, что нужно сделать

• оформить так, чтобы каждый сотрудник легко мог ориентироваться в документации по процессу

В этой статье будет показано на практическом примере ухода за котиками, как можно это сделать. Вся документация по процессу будет вестись в Notion.

Наметим общую структуру

Для начала разберемся, из каких основных задач состоит процесс:

• Кормление

• Гигиена

• Поддержание здоровья

А теперь копнем глубже каждый пункт:

• Кормление:

  • Кормление завтраком

  • Кормление обедом

  • Кормление ужином

  • Замена воды

  • Покупка корма — по мере надобности

• Гигиена:

  • Уборка лотка

  • Купание — по мере надобности

  • Покупка наполнителя для лотка — по мере надобности

• Поддержание здоровья:

  • Поход к ветеринару и лечение — по мере надобности

Можно заметить, что некоторые задачи надо делать регулярно, с некоторой периодичностью, а некоторые по мере надобности.

Поэтому разделим процесс на 2 процесса:

• Эпизодический процесс — сюда входят те задачи, которые нужно решать по мере поступления.

• Ежедневный процесс — состоит из задач, которые нужно последовательно, одну за другой, делать каждый день.

Эпизодический процесс включает:

• Поход к ветеринару и лечение

• Покупка корма, наполнителя для лотка

• Купание

Ежедневный процесс повторяется изо дня в день. Этапы:

1. Замена воды

2. Кормление завтраком

3. Кормление обедом

4. Кормление ужином

5. Уборка лотка

Теперь определим, какие “отделы” задействованы:

Допустим, за котом ухаживает семья, в ней есть мама, папа, дочь и сын.

Пусть мама — хозяйственный отдел

Папа — обеспечительный

Дети — помогающий

Исходя из всего этого, наметим структуру:

В общем разделе поместим регламент, описывающий процесс в целом, какие задачи в него входят. Инструкции по задачам разложим по отделам.

Переходим к документированию

На странице с регламентом обозначим сроки, задачи и ответственных процесса:

Название каждого этапа (задачи) будет одновременно ссылкой на инструкцию по ее выполнению. Все три инструкции по кормлению объединим в одну, потому что у них есть общая часть:

Сроки поместим в парные синхронные блоки.

Один блок будет в регламенте, а второй — в самой инструкции. Так, если нужно будет отредактировать срок, он поменяется и в “блоке-близнеце” автоматически:

Вы могли заметить, что в задаче “Поход к ветеринару и лечение” участвует сразу 2 отдела. Но хозяйственный отдел выполняет основную часть работы, поэтому инструкцию поместим к нему, а ссылку на инструкцию — в обеспечительный отдел.

В самой инструкции отмечено, какой шаг кто должен сделать:

Список симптомов помещен в общий раздел, так как знание признаков заболевания важно для каждого члена команды:

На этом завершим документирование. Подобный подход можно использовать для того, чтобы разложить по полочкам и описать ваш бизнес-процесс. Например, процесс управления персоналом или процесс работы с клиентом.