Аналитика в аптечных сетях: как отечественные BI-системы влияют на график работы провизоров и помогают повысить продажи

На связи Анна Астахова, директор по развитию компании «Белый код». В конце ноября я принимала участие во II съезде Российской ассоциации аптечных сетей. Несколько раз там звучала мысль, что волшебная таблетка для аптек сегодня — это анализ данных. Важно видеть и считать коммерческие показатели. Иначе бизнес не сможет справиться с конкуренцией. В статье на примерах расскажу, чем аналитика может помочь аптечным сетям.

Так как статья про бизнес-аналитику, а значит, про цифры, то начну с них. По данным маркетингового агентства DSM Group, которое специализируется именно на исследованиях фармацевтического рынка, с 2009 года в России растет количество аптек. Например, 15 лет назад насчитывалось 50 тысяч аптечных точек, а в конце 2023-го почти 80 тысяч. 

Логично предположить, что сегодня в аптечном бизнесе двигатель торговли не реклама, а довольно высокая конкуренция, именно это заставляет искать новые инструменты. Можно подумать, что с проблемами в основном сталкиваются одиночные аптеки, однако недавняя конференция аптечных сетей показала, что вопросы есть и у крупных игроков. И ответы — в изучении показателей. 

Например:

• анализ чека помогает увидеть не только популярные товары, но и соотнести время продажи с теми или иными категориями, а также оценить работу провизора;

• анализируя остатки, можно найти нерентабельные позиции.

В моей практике был и такой пример: одна сеть теряла прибыль, потому что пропускала наплыв клиентов в определенное время дня. Увидеть это помогла бизнес-аналитика, в результате компания скорректировала график работы сотрудников и так увеличила продажи. Простое управленческое решение, которое сложно принять, если не видишь, а только предполагаешь.

В статье раскрою три вопроса:

1. Чем BI-система может помочь компании?

2. Почему аптечные сети внедряют дополнительную аналитику, а на стороне товаро-учетной системы «СмартАптека» поддерживают этот запрос?

3. Как внедренная BI-система уже работает в аптечной сети?

Как BI помог компаниям: реальные истории про бизнес и цифры

Такой инструмент, как BI или бизнес-аналитика, у руководителей крупных сетей не вызывает вопросов. Впрочем, иногда в комментариях еще звучат мысли, что это лишь красивые цифры и картинки, а если умеешь и знаешь, то легко выгрузить всю информацию из учетной системы. По опыту скажу, что можно бесконечно смотреть на три вещи: огонь, воду и на то, как кто-то формирует отчет для руководителя в Excel. 

Недавний пример: в одной компании аналитик готовила показатели раз в неделю, к среде, так как приходилось собирать данные из нескольких учетных систем и внешних сервисов. Но этого было недостаточно, ведь данные быстро меняются, и даже неделя становится довольно длинным промежутком. После внедрения бизнес-аналитики руководители получают актуальную информацию каждое утро.

Плюс BI: визуально удобные дашборды заменяют отчеты и показывают актуальную информацию каждый день.

Но дело не только в скорости или производительности. За рукотворными отчетами скрывается многое, в прямом смысле скрывается, ведь цифры там можно поменять, переставить или вообще убрать, а это нередко потерянные из-за халатности или ошибок миллионы. Такой случай вскрылся пару лет назад на презентации пилотного проекта. Оказалось, что менеджеры вырезали из отчетов один товар, который закупили по ошибке в большом количестве. Компания на этом потеряла больше миллиона.

Другая ситуация: сотрудники, которые предоставляли отчеты, скрывали коммерческие показатели, которые не подходили под их KPI. Владельцы бизнеса не видели этих данных и не понимали, что есть проблема, сотрудники же получали свои KPI в полном объеме. После внедрения бизнес-аналитики скрывать информацию стало невозможно, потому что все живут в одном информационном поле.

Плюс BI: на дашбордах руководитель видит реальные данные, а не те цифры, которые предоставили сотрудники.

Корректные данные в отчетах — это не все. Важно, какие именно цифры представлены и подсвечены. Когда мы однажды сдавали проект владельцу розничной сети, он впервые увидел показатель «Сумма остатков без движения более 90 дней». Цифра была большая — 7 миллионов рублей. Конечно, владелец расстроился, что не видел данные об остатках в таком разрезе. 

Или другой пример. У бизнеса уже есть сформированная потребность — сравнение цен с конкурентами. На это один из наших клиентов, лидер e-com в своей сфере, тратил много времени. После того как внедрили бизнес-аналитику и настроили сравнение цен, заказчик каждое утро видит критические отклонения в ценах и оперативно их исправляет.

Плюс BI: виджеты настроены под потребности конкретного бизнеса и помогают детально и глубоко оценить процессы и результаты.

Есть и не самые приятные истории, они связаны с мошенничеством. К сожалению, в сетях и такое не редкость, особенно если компания развивает систему лояльности. Бывает, что продавец заводит бонусную карту на чужое имя и копит бонусы, в этом ему «помогают» покупатели, которые не пользуются скидками конкретной сети. Когда бонусов достаточно для крупной покупки, продавец проводит расчет с помощью карты для одного из клиентов. В результате деньги, которые человек платит за товар, продавец оставляет себе. Еще одна схема — фиктивные возвраты, когда товар возвращается только номинально, при этом деньги из кассы также идут продавцу. Сотрудники пытаются нелегально заработать, а компания на этом теряет.

Плюс BI: показатели в BI-системе помогают выявлять случаи мошенничества.

Бизнес-аналитика в аптечной сети: можно ли обойтись данными в учетной системе

Учетной системой «СмартАптека» пользуются свыше 3800 аптек в более чем 68 регионов России. Программа разработана с учетом всех особенностей реализации лекарственных средств и потребностей этой отрасли. Например, в программе более 20 интеграций с различными системами, включая интеграции с различными сайтами-аптечными интеграторами, есть интеграция с платформой «Фармзаказ», контроль цен на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты и так далее. 

Базовая аналитика тоже доступна, но имеет свою специфику и не дает полной картины, например:

• «СмартАптека» предлагает информацию в формате кубов, которые еще необходимо донаполнять. Тогда как данные в BI уже готовы: загружены с сайта и CRM-системы, выполнены предрасчеты целевых показателей, а также предложены для анализа с цветовой идентификацией, что позволяет за несколько кликов увидеть причину. 

• В «СмартаАптеке» нет информации о выполнении планов, отсутствует возможность в динамике анализировать коммерческие показатели и нет визуализации данных в графической форме. 

Примеры дашбордов для аптечной сети «Выполнение плана продаж по BMT»

Все же учетная система нужна прежде всего для учета, а не визуализации данных. При этом руководители «СмартАптеки» идут навстречу бизнесу, понимая, что аптекам нужны современные инструменты. Разработчики «СмартАптеки» готовы создавать коннекторы и настраивать индивидуальную выгрузку, чтобы помочь компании интегрировать BI-систему и получить нужные данные в проработанном и углубленном виде. 

Например, во всех проектах мы самостоятельно разрабатываем выгрузку данных из учетных систем. Однако в одном из недавних проектов открытый API, который предоставила «СмартАптека», не передавал всю необходимую информацию для создания отчетов. На стороне «СмартАптеки» пошли навстречу и сделали индивидуальную выгрузку, которая содержит необходимую информацию, чтобы доставать и визуализировать данные. 

Пример внедрения отечественной BI-системы в аптечной сети

У нас есть несколько примеров работы с аптечными сетями. Так, недавно мы внедрили российскую BI-систему PIX BI в одной из крупных аптечных сетей. Система умного анализа данных быстро развивается. Среди главных плюсов можно выделить адаптивный интерфейс, гибкую систему фильтрации и возможность создания персонализированных отчетов. Кстати, освоить систему можно за 2 часа, не имея навыков в ИТ, что тоже большой плюс. Еще одно преимущество — продукт отечественный, а значит, не будет проблем с обновлениями.

Пример дашборда из PIX BI

Я пообщалась с руководителем той аптечной сети, где теперь используется BI. На вопрос «Почему решили внедрить дополнительный инструмент?» получила такие ответы:

• Данные представлены в наглядном и доступном виде.

• BI выводит ключевые показатели и отклонения, что позволяет оперативно проработать конкретные проблемные точки с сотрудниками.

• BI позволяет увидеть тренды ключевых показателей и оперативно на них отреагировать.

• Владелец компании открывает BI и сразу видит все показатели.

В этой аптеке активно используют планфакторый анализ для оперативной постановки задач сотрудникам, а также анализируют тренды и выявляют точки усиления. Например, добавляют или сокращают количество кассовых точек в аптеках. 

Примеры дашбордов для аптечной сети «Выполнение плана продаж по товарам дня»

В результате BI, с одной стороны, позволяет погрузиться в цифры, с другой — быстро увидеть тренды. В учетной системе, в табличных формах нет информации, которая несет верхнеуровневые цифры: план-факт, выполнение, невыполнение, нет показателей ключевых отклонений. В BI-системе тренды представлены в наглядном виде. Это позволяет оперативно поработать конкретные проблемы. И для аптечного бизнеса такой подход сегодня становится необходимостью.