Что используют для учёта ИТ-активов и когда этих решений недостаточно

Для управления активами организации используют различные решения, адаптируя их так, чтобы максимально закрывать потребности бизнеса. Однако по мере роста организации и усложнения ИТ-ландшафта эти инструменты начинают демонстрировать свои ограничения и не всегда успевают за развитием бизнес-процессов. Рассмотрим, какие подходы к управлению ИТ-активами используют сегодня и почему привычных систем может оказаться недостаточно для принятия стратегических решений.

Какими инструментами для учета активов пользуются компании сегодня

Наиболее распространённые подходы в 2025 году:

Excel и другие электронные таблицы
Для многих компаний, особенно на начальном этапе выстраивания процессов учёта активов, Excel остаётся самым доступным инструментом. Он не требует дополнительных затрат на приобретение лицензий, прост в использовании и позволяет быстро создать базовый реестр активов.

Финансовые системы (1C, SAP, Oracle и т.п.)
Многие организации ведут учет ИТ-активов в финансовых системах, где ведётся бухгалтерский учёт основных средств и материальных ценностей. Такие системы позволяют контролировать финансовые аспекты активов и вести расчёты с контрагентами. Работа в них обычно осуществляется за пределами ИТ-департамента.

ITSM-системы (с применением CMDB)
Компании, внедрившие процессы управления ИТ-услугами, используют ITSM-решения для регистрации инцидентов, запросов на обслуживание и управления изменениями. Эти системы обычно строятся на основе базы данных конфигурационных единиц (CMDB), которая содержит информацию о компонентах ИТ-инфраструктуры и их взаимосвязях. Однако финансовая информация и данные о материально-ответственных лицах не находятся в фокусе этих систем.

Системы дискаверинга (автоматизированная инвентаризация конфигураций)
Организации с развитой ИТ-инфраструктурой применяют специализированные решения для автоматического обнаружения и инвентаризации конфигураций оборудования. Эти системы позволяют отслеживать не только наличие устройств, но и их производительность, характеристики и установленное ПО, предоставляя точную информацию о каждом элементе ИТ-инфраструктуры. 

Специфика инструментов учёта активов

Каждый из перечисленных инструментов имеет свою область применения и ограничения. Давайте рассмотрим особенности каждого подхода, чтобы понять, в каких ситуациях они приносят пользу, а в каких стоит задуматься о переходе на более комплексные системы.

Решение — ITAM-системы

Когда существующие инструменты перестают справляться с растущими потребностями организации в управлении ИТ-активами, оптимальным решением становится внедрение специализированных ITAM-систем (IT Asset Management). Эти системы позволяют реализовать комплексный подход к учёту и управлять всеми аспектами жизненного цикла ИТ-активов.

Как ITAM взаимодействует с текущими инструментами?

ITAM-системы не требуют полного отказа от используемых решений — они могут интегрироваться с существующей инфраструктурой. Например, они получают техническую информацию из систем мониторинга и автоматизированной инвентаризации, обмениваются данными с бухгалтерскими системами для учёта затрат и синхронизируются с решениями ITSM, чтобы обогатить управление услугами информацией об активах. 

Упорядоченное и автоматизированное управление активами

Решения класса ITAM обеспечивают структурированный подход к управлению активами, и позволяют решать различные задачи: планировать затраты, агрегировать потребности подразделений в ИТ-оборудовании, контролировать запасы, выдавать оборудование в соответствии с запросами, отслеживать изменения в процессе эксплуатации и контролировать списанные и утилизированные объемы. Автоматизация рутинных процессов позволяет сократить трудозатраты на учёт, снизить риски несанкционированных действий и высвободить ресурсы ИТ-отдела для решения более важных задач.

Централизованный доступ к информации

ITAM-система — это единая точка доступа ко всей информации об активах с возможностью детализации по различным параметрам:

• как распределено использование активов по подразделениям или юридическим лицам;

• какой объем оборудования и лицензий доступен и что требуется закупить;

• каково текущее состояние и история перемещений;

• в какую стоимость обходится организации текущий парк ИТ-оборудования и как эти затраты распределяются. 

Эта информация помогает ИТ-директорам принимать обоснованные решения по управлению ИТ-ресурсами компании.

Автоматический контроль безопасности и гибкая отчётность

Не менее важно реализовать учет в соответствии с требованиями информационной безопасности и ограничить доступ к данным.  Современные ITAM-решения имеют гибкие ролевые модели управления доступом, позволяющие настроить разграничение прав использования ресурсов и автоматизировать процессы согласования для всех операций с активами. Это обеспечивает не только безопасность данных, но и прозрачность всех действий с оборудованием.

При этом также нужны инструменты для формирования аналитической отчётности — от стандартных отчётов по остаткам на складах до сложных дашбордов, отображающих распределение активов по подразделениям, состояние парка техники и динамику затрат на ИТ-инфраструктуру

Синергия с ITSM-системами

Несмотря на то, что ITAM и ITSM как области ИТ-менеджмента сфокусированы на управлении разными бизнес-процессами, они преследуют схожие цели: обеспечить, чтобы инвестиции компании в ИТ наилучшим образом отвечали как потребностям организации, так и потребностям конечных потребителей.

Объединение ITAM с ITSM-процессами создаёт мощный инструмент управления ИТ-инфраструктурой:

• информация о выдаче и возврате оборудования автоматически обновляется при обработке соответствующих заявок в Service Desk;

• при регистрации инцидентов специалисты поддержки сразу видят технические характеристики и историю использования проблемного устройства;

• данные о запасах оборудования помогают эффективно планировать ресурсы для обслуживания пользователей;

• отчетность о стоимости предоставления ИТ-услуг и поддержки инфраструктуры максимально полная и объединяет в себе все ключевые элементы.

Резюме

Оптимальный подход к управлению ИТ-активами зависит от масштаба и специфики процессов управления в организации. Небольшим компаниям может быть достаточно базовых инструментов вроде таблиц Excel, а для крупных организаций со сложной ИТ-инфраструктурой, где операционные и финансовые риски более значительны, целесообразно внедрение специализированных ITAM-решений в дополнение к системам бухгалтерского учета и автоматизированной инвентаризации устройств.

Комплексная ITAM-система не только устраняет ограничения существующих инструментов, но и трансформирует подход к управлению активами — от реактивного реагирования на проблемы к проактивному планированию. Такой подход обеспечивает прозрачность данных, оптимизацию расходов и снижение рисков для бизнеса.

***

А какие инструменты для учёта ИТ-активов используете вы? Сталкивались ли с ситуациями, когда возможностей вашего решения оказывалось недостаточно, и как вы решали эту проблему?