В стиле ретро: меньше слов — больше action items

Как сделать ретроспективу полезной и интересной

Привет! Меня зовут Настя, я работаю проектным менеджером и скрам-мастером в онлайн-кинотеатре Okko. За последний год я провела более 100 ретроспектив в разных командах. Не все из них были удачными:

• Были токсичные ретро, где встреча выходила из-под контроля.

• Были «молчаливые» ретро, когда команда говорила, что всё идеально (хотя, мы все знали, что это не так).

• А были такие, на которых люди вообще не понимали, зачем тратить на ретро целый час, если можно просто работать.

Такие встречи и демотивировали, и, наоборот, мотивировали одновременно. В какой-то момент мне самой показалось, что это бесполезная трата времени, но внутренний перфекционист запрещал сдаваться. Я пересмотрела все вебинары, которые смогла найти на YouTube, походила на встречи других команд и послушала ретро со стороны. Это помогло зарядиться.

Со временем я увидела, что ретро — это не просто очередная встреча в календаре, а мощный инструмент для команды. Она заменяет поход к психологу по рабочим вопросам: дает возможность высказаться, получить поддержку и заодно найти решение проблемы.

Когда ретроспектива проводится правильно, команда начинает видеть её ценность и с удовольствием участвует. Сейчас большинство моих ретро заканчиваются благодарностью коллег.

В этой статье поделюсь личными находками для начинающих менеджеров: как полюбить этот ритуал самим и влюбить в него команду.

Мы разберём формат и этапы ретро, но не в теории, а с рабочими лайфхаками. Как будто я пишу эту статью самой себе год назад — и сделаю акценты на том, что бы мне тогда помогло.

Какой инструмент выбрать для ретро?

Я перебрала десятки сервисов, пытаясь найти самый удобный. В итоге остановилась на Miro. Потому что мне понравились его:

• Гибкость — можно создавать собственные шаблоны.

• История изменений — легко отслеживать динамику настроения команды.

• Простая авторизация — главное, заранее настроить доступ.

Если вам подходит стандартный шаблон, можно рассмотреть EasyRetro, GoRetro или Конструктор сессий. Но я сторонник креативных форматов, поэтому будем разбирать ретро на примере Miro.

Как проводить ретро

Обычно ретро проходит в пять этапов, но в нашем случае их будет 6. Разберём подробнее.

1. Открытие (от 2 до 5 минут)

У нас ретро  чаще всего проходит в четверг или пятницу — конец недели, конец спринта.
Участники только что прыгнули с одной встречи на другую и мысленно ещё в задачах или просто устали.  

Уже на этом этапе я поначалу часто делала ошибку. У меня не получалось переключить внимание участников. Они продолжали думать о том, что будут делать дальше, вместо того, чтобы анализировать то, что уже сделали. Мы не были на одной волне. Поэтому не могли даже начать ретро.

Я бы предложила себе год назад, переключить внимание участников, чтобы отвлечь их от рабочих мыслей и создать непринужденную атмосферу для диалога.

За этот год я определила несколько вопросов, которые помогают включить команду в процесс:

• Какой фильм/сериал ассоциируется с этим спринтом?

Команда выберет боевик, драму или комедию? Ответы иногда говорят больше, чем детальный анализ.

Помимо переключения внимания, этот вопрос помогает понять настрой команды. Например, если участники выбирают боевик — настрой боевой) Если драму, то настроение пессимистичное. А если комедию — всё получается, и решение текущих проблем найдено. Это легко читается по ответам. Аналогии иногда говорят больше, чем детальный анализ.

• Опиши спринт тремя словами.

«Хаос, дедлайн, кофе» или «спокойствие, слаженность, результат»? Одно упражнение — и настроение команды уже понятно.

• Какой ты супергерой в этом спринте?

Флэш, который спасает дедлайны? Доктор Стрэндж, удерживающий реальность? Это отличный способ взглянуть на свою роль со стороны.

• Какой мем отображает настроение этого спринта?

Один удачный мем заменяет тысячу слов. А ещё это весело и расслабляет команду.

• Твой уровень температуры.

Если у всех 0 или 50, возможно, стоит обсудить не только задачи, но и моральное состояние.

Важно: сначала я боялась таких заданий, потому что слышала от некоторых коллег, что эти вопросы — какой-то «детский сад» и ерунда. Если честно, то сначала и мне так казалось. Но со временем я поняла: чем меньше официоза, тем легче людям включаться в диалог и тем продуктивнее проходит встреча.

После открытия, когда все немного отвлеклись от своих задач, расслабились и настроились на приятную дружескую атмосферу, можно переходить к следующему этапу. 

2. Сбор мнений (5-7 минут)

Теперь нужно разобраться, с чем предстоит работать.

Самый простой формат — это классические вопросы и ответы на стикерах:

• Что в спринте было хорошо?

• Что стоит улучшить?

Но если повторять их каждые две недели, встреча быстро превратится в рутину как для команды, так и для фасилитатора. Чтобы ретро не наскучило, важно варьировать форматы обсуждения.

При выборе вопросов стоит учитывать настроение команды.

• Если команда стабильно не успевает выполнять половину задач — можно предложить представить идеальный спринт и разобраться, что мешает.

• Если несколько спринтов подряд повторяются одни и те же «боли» — стоит глубже копнуть в их причины и понять, можно ли что-то изменить или это фактор, который команде придётся просто принять. Иногда осознание, что проблему нельзя решить, уже даёт облегчение.

Возможные вопросы и упражнения:

• Опиши идеальный спринт. Что мешает, чтобы каждый спринт был таким?

• Радости и боли спринта. Что порадовало? Что расстроило? Какие процессы можно улучшить?

• Чем доволен? Чему научился? Чего не хватало? Что стоит доработать?

• Начать. Прекратить. Продолжить. Какие процессы стоит запустить? От чего отказаться? Что сохранить?

• Энергозатратные задачи. Какие задачи отнимают силы? Какие хотелось бы начать, но пока не хватает времени или ресурса?

После того, как прочекали настроение участников и насобирали мнения на стикерах, можно двигаться дальше.

3. Обсуждение мнений, приоритизация (10-20 минут)

Это один из самых сложных этапов для фасилитатора. 

Тут надо не только слушать. Важно выделить ключевые проблемы, которые команда хочет решить, при этом не выйти из своей роли и не уйти в долгие обсуждения. Я несколько раз теряла фокус (иногда и сейчас такое случается), не понимала, где можно, а где нельзя остановить участников обсуждения, боялась вмешиваться вовремя в диалог, который выходил из-под контроля и превращался в открытый конфликт. 

Поэтому я бы посоветовала себе из прошлого, лучше управлять процессом, чтобы правильно организовать обсуждение.

Как организовать обсуждение:

A. Читаем и обсуждаем поинты, написанные на стикерах.

• Начинаем с положительных — это помогает задать позитивный тон.

• Далее переходим к проблемам. Если что-то непонятно, команда уточняет детали.

B. Группируем схожие темы.

• Пока команда пишет карточки, фасилитатор замечает повторы и объединяет их. Это сокращает время обсуждения.

• Если карточка спорная, спрашиваем у команды: стоит обсуждать сейчас или вынести на отдельную встречу?

C. Голосуем за главные проблемы.

• Каждый получает 2-3 голоса, чтобы выбрать самые критичные вопросы.

• Голосование помогает не зацикливаться на частных случаях, а выделить проблемы, влияющие на всю команду.

Карточки, набравшие больше всего голосов, переходят на следующий этап — поиск решений и составление плана действий.

4. Поиск решений и составление плана действий (10–15 минут)

Решение проблем спринта — то, ради чего мы собираемся. Для начала нужно зафиксировать конкретные шаги для их решения — определить action items.

Чтобы проще понять структуру action items, можно вспомнить метод SMART и прописать задачу чётко по нему. В данном случае задача:

• конкретная

• измеримая

• достижимая

• релевантная

• ограниченная по времени

И дополнительно у задачи должен быть определен ответственный человек. Менеджер или любой другой участник команды — зависит от обсуждаемой проблемы и зоны ответственности. В противном случае проблема так и останется просто «болью», которую мы обсудили.

Как организовать этот этап и вывести action items по тем проблемам, которые команда захотела обсудить подробнее?

• Можно начать с мозгового штурма — собираем все возможные идеи решений от всех участников встречи (даже самые странные и нелогичные).

• Из предложенных вариантов выбираем конкретные задачи, которые реально выполнить.

• Далее фиксируем их на доске, назначаем ответственных и дедлайны по методу, описанному выше.

Примечание: Если команда часто берёт на ретро задачи, но потом их не выполняет, возможно, стоит пересмотреть подход к постановке: сделать задачи меньше, проще или добавить напоминания о прогрессе между ретро.

5. Доска с задачами (3-5 минут)

Об этом этапе редко упоминают в источниках, но мне повезло — меня учили проводить ретроспективы именно с ним.

Важно не просто обсуждать сложности спринта, но и доводить action items до результата. Если команда видит, что задачи с ретро не выполняются, доверие к процессу теряется. Поэтому контроль выполнения — ключевая часть встречи.

Ниже наглядный пример отслеживания пути action items: доска с задачами — своего рода аналог нашей стандартной доски в Jira. 

Она помогает визуально отслеживать, двигаются ли задачи с прошлого ретро, какие из них зависли в бэклоге и почему.

Особое внимание стоит уделить разделу «Командные соглашения». Это зафиксированные договорённости внутри команды, которые помогают сделать работу комфортнее. Например, если всех отвлекают постоянные уведомления и звонки, можно договориться, что с 12:00 до 16:00 — время фокусной работы без ожидания мгновенных ответов. Каждое командное соглашение уникально и подстраивается под нужды команды.

6. Закрытие (2-5 минут)

Этот этап важен не меньше остальных, хоть и длится всего несколько минут.
За встречу команда успевает обсудить разные проблемы, расстроиться от того, что невозможно что-то решить, порадоваться, что через пару спринтов «боль» уйдёт.

Поэтому закрытие должно быть только позитивным. Я, например, спрашиваю: «Насколько команда верит в намеченный план?» и предлагаю обменяться благодарностями.

Это моя любимая практика — дать участникам возможность сказать друг другу пару приятных слов. После эмоционально насыщенной встречи это помогает выдохнуть, улыбнуться и уйти на выходные с хорошим настроением. По-моему, никто не должен покидать ретро без приятных слов! 😊

Примеры: 

• У меня замечательная команда 

• Поблагодари своего соседа (ход передаётся по кругу) 

• Доброящик с благодарностями

Тайминг проведения ретроспективы

В каждом этапе в скобках прописан тайминг. Это не эталон, но в идеале хорошо бы уложиться в 1 час, пройдя все этапы. Необходимо не только обсудить проблемы, но и прийти на встрече к конкретным решениям.

Не пытайтесь ускорить обсуждение, чтобы просто «успеть». (И да, я так делала вначале, потому что сильно волновалась). Со временем я научилась чувствовать, где можно задержаться, а что лучше вынести в отдельное обсуждение.

Конечно, не всегда получается уложиться в тайминг. Поэтому я бы посоветовала себе из прошлого упростить процесс там, где возможно.

• Пропустить поиск решений в качестве отдельного этапа и начать фиксировать возможные варианты решений и итоговые задачи прямо во время обсуждения стикеров на доске.

• Если решений в конце встречи нет, можно проголосовать за самые важные проблемы, а затем обсудить возможные шаги отдельно с лидом или узкими экспертами и принести результаты в чат команды. Главное — не просто поговорить, а выйти с конкретными задачами.

Как часто стоит проводить ретроспективу? 

В некоторых командах мы пробовали проводить ретро не каждую неделю, а раз в месяц или только по запросу. Но без регулярности проблемы копились, забывались, и команде было сложнее анализировать свою работу.

Заключение 

Я вспоминаю своё первое ретро, когда после него мне казалось, что я всё сделала не так. Из меня будто вытянули всю энергию. Я едва передвигала ноги и хотела всё бросить и забыть…

Но когда я поняла ошибки, научилась правильно готовиться к ретро, задавать нужные вопросы, контролировать процесс и доводить action items до результата (и в целом пересмотрела свое отношение к этой встрече) — ко мне вместе с благодарностью коллег вернулось столько энергии, что я даже нашла время и силы написать эту статью 😊

Теперь ретроспектива — это не только способ наладить отношения в команде, но и точка роста для меня как менеджера проектов. Многие задачи, которые помогают улучшить процессы, в итоге назначаются на меня, и это даёт возможность развиваться.

Желаю всем получать тёплые отзывы от коллег и видеть реальные улучшения после каждого ретро!

Буду рада вопросам и вашим лайфхакам по проведению ретроспективы!)

P.S. Отдельное спасибо моему руководителю Лизе. Именно благодаря её наставничеству я научилась проводить ретро так, чтобы они действительно приносили пользу команде!