Как создать свое профессиональное сообщество и начать проводить митапы. Часть 4 – как провести митап и подвести итоги

Это заключительная часть статьи. Здесь расскажу о том, как провести митап и подвести итоги. Начните с первой части “Что делать до митапа”, если еще не читали ее

5. Что делать на митапе

5.1 Определитесь с ведущим

Зачем. Кто-то должен на время стать лицом сообщества, чтобы “запустить” митап, представить спикеров и рассказать все, о чем нужно рассказать.

Рекомендации. 

• Хорошо, если ваш ведущий уже вел что-то и не боится микрофона

• Сделайте ведущему фоновую презентацию, чтобы визуально подкрепить его речь

• Потренируйтесь говорить в микрофон до начала митапа, чтобы избежать неожиданностей

• Относитесь к косякам с юмором, не паникуйте

• Сделайте вводное слово: представьтесь, представьте соорганизаторов, расскажите про тайминг митапа

• Хорошо, если ведущий сигнализирует спикеру “сколько времени осталось до конца доклада”. Можно пальцами, можно другим сигналом

• Следите за таймингом и ограничивайте количество вопросов спикеру. 2-4 вопроса после доклада хватит. Остальное участники зададут на перерыве или на афтепати

Как мы делаем. Ведущим на наших митапах чаще всего выступаю я сам, потому что люблю болтать в микрофон. Я собираю небольшую презентацию, чтобы люди ориентировались не только на голос, но и на экран (Преза ведущего десятого митапа). Перед представлением спикера я спрашиваю у него, как бы он хотел быть представленным

5.2 Приезжайте на площадку заранее

Зачем. Чтобы у вас было время проверить оборудование, кол-во посадочных мест, столы для еды и исправить неожиданные косяки

Рекомендации. 

• Предупредите площадку, что хотите приехать пораньше

• Сделайте так, чтобы хотя бы один организатор был на площадке хотя бы за час до начала — этого хватит на решение вероятных форс мажоров. 

• Просите спикеров приехать пораньше, чтобы на месте проверить презентацию, привыкнуть к залу, протестировать микрофон.

• Сфотографируйте вход на площадку и ближайшие ориентиры. Выложите это в свой канал, чтобы гостям было проще ориентироваться

Как мы делаем. У нас всегда как минимум один соорг приезжает за час до начала. Спикеры часто приезжают впритык несмотря на просьбы приехать заранее

5.3 Общайтесь с участниками

Зачем. Чтобы лучше понять своих гостей и доставить им больше ценности, поддержать общую динамику митапа.

Рекомендации. 

• Здоровайтесь со всеми, даже с теми кого ни разу не видели

• Спрашивайте как дела или как вас нашли

• Помогайте гостям разобраться где туалет, где гардероб, где зал и решайте прочие вопросы

• Перед началом митапа сделайте айсбрейкер для аудитории и предложите им познакомиться друг с другом

• В конце митапа обязательно голосом позовите на афтепати, иначе люди разбегутся по домам

Как мы делаем. Мы постоянно с кем-то общаемся на митапах. Если я понимаю, что стою один и молчу — я подхожу к ближайшим гостям, здороваюсь и спрашиваю “Как вам митап?”. Это отлично подходит для знакомства.

5.4 Собирайте обратную связь

Зачем. Чтобы знать где ваши сильные и слабые стороны. Без этого вы не сможете развиваться.

Рекомендации. 

• Чтобы собрать фидбэк на доклады — ставьте куар код на опрос прямо в конец презентации. Рассылки “оставьте обратную связь” не работают, если высланы пост-фактум.

• Спрашивайте гостей прямо в перерывах

Как мы делаем. В каждую презентацию мы просим добавить финальный слайд с куар-кодом на гугл форму. В ней короткий опрос про впечатления от доклада. Ведущий голосом просит людей оставить фидбэк. Мы добились 50% конверсии в заполнение фидбэка — такого нет даже на крупных платных конференциях. Пример презентации с куар-кодом в конце. Кроме этого у нас есть сводная таблица ОС и метрик по всем митапам для сравнительного анализа Метрики митапов

6. Что делать после митапа

6.1 Подведите итоги и обсудите митап

Зачем. Чтобы составить план действий как улучшить будущие митапы.

Рекомендации. 

• Подбейте цифры по митапу — сколько было участников, сколько регистраций, сколько смотрели онлайн и др.

• Сделайте созвон или встречу, чтобы открыто пообщаться об итогах

• Обсудите с сооргами обратную связь, аналитику маркетинга и ваши впечатления

• Составьте план развития для следующего митапа

Как мы делаем. Мы чаще всего просто обмениваемся цифрами и впечатлениями в телеграм чате организаторов. По факту обсуждения фиксируем все действия по развитию и назначаем ответственного за выполнение каждого действия. Большинство документов и рекомендаций, которые вы прочли выше, вышли именно с таких обсуждений.

6.2 Поделитесь материалами

Зачем. Чтобы материалы митапа можно было посмотреть позже и растащить по другим сообществам, чатам, каналам

Рекомендации. 

• Обязательно напишите благодарность участникам “за то, что пришли”

• Если вы вели запись митапа — поделитесь видосами

• Если спикеры не против — поделитесь презентациями

• Если вы фотографировали митап — выложите фотографии

• Если вы собирали обратную связь на спикеров и площадку — поделитесь со спикерами и площадкой

Как мы делаем. Мы всегда делаем запись докладов, поэтому после каждого митапа у нас есть еще несколько постов со ссылками на видео.

Шаблоны документов из этой части

• Пример презентации ведущего Преза ведущего десятого митапа

• Пример списка метрик эффективности митапа Метрики митапов

Заключение

Делать сообщество, объединять людей, помогать им узнавать новое и развиваться — это невероятные ощущения. Найдите единомышленников и пробуйте! Надеюсь, что эта статья поможет вам создать свое сообщество и начать проводить митапы.

Будете в Питере — заходите к нам в гости! 

О нас

Организаторы Delivery Community SPB это Макс, Илья, Андрей, Настя.

Макс Фролов (на фото с бородой). Руководитель Product Operations в hh. Веду канал о книгах — подписывайтесь!

Илья Айден (на фото с длинными волосами). Руководитель внутренней автоматизации в hh. Ведет канал в ТГ. Тоже подпишитесь!

Андрей Громыко (на фото самый высокий). Product Owner в Точка Банке.

Настя Голованова (угадайте). Process Optimization Manager в Т-Банке.