Как создать свое профессиональное сообщество и начать проводить митапы. Часть 3 – как найти гостей и площадку

Это третья часть статьи. Здесь расскажу о том, как собрать толпу гостей и привести их в интересное место. Начните с первой части “Что делать до митапа”, если еще не читали ее

3. Как найти площадку для митапа

3.1 Определитесь с ожиданиями от площадок

Зачем. Если вы не разберётесь какую площадку ищете — велик шанс пригласить людей в неподходящее помещение и испортить впечатления от митапа.

Рекомендации.

• Продумайте необходимое техническое обеспечение — сколько нужно микрофонов, какой нужен экран, нужна ли трансляция в интернет и запись докладов

• Опишите свои ожидания от площадок в документе и делитесь этим документом с площадками

• Продумайте питание и напитки — будут ли они, какие они будет, кто это оплатит

• Учитывайте насколько легко добраться до площадки — это влияет на количество участников

• Пользуйтесь доступными вам реестрами площадок. Реестр для МСК-СПБ-НСК-ЕКБ Помещения для митапов

• Необычные площадки привлекают больше участников, например музеи или театры

• Регулярно контактируйте с командой площадки — про вас могут забыть, ведь вы не единственные

• Предложите помощь в уборке после митапа

• В день мероприятия выложите в свой канал карту “Как попасть на площадку”

Как мы делаем. Мы описали все, чего ждем от площадки в “райдере” митапа. Теперь когда мы знакомимся с новой площадкой нам предельно просто показать чего мы ждем и чего стоит ждать от нас. Обратите внимание на пункт про M&M’s — это простая проверка, читали ваш “райдер” или забыли про него.Характеристики площадки под Delivery Meetup SPB

3.2 Продумайте афтепати

Зачем. Афтепати идеально подходят для продолжения нетворкинга и усиления горизонтальных связей внутри сообщества.

Рекомендации. 

• На афтепати должно быть удобно общаться между собой, а не только сидеть за столом

• В месте афтепати избегайте громкой музыки — она будет мешать нетворкингу

• Изучите места поблизости, обращайте внимание на рейтинг и отзывы

• Спросите площадку, что они могут порекомендовать поблизости

• Учитывайте, что некоторые люди не употребляют алкоголь

• Не забывайте про ценник — фешенебельный ресторан подойдет не всем

• Забронируйте столы

Как мы делаем. Нам идеально подошли гастрофудкорты, например вот. Обычно там много разных заведений, безалкогольных и алкогольных напитков. При организации митапа мы смотрим, есть ли рядом хороший гастрофудкорт.

4. Как пригласить гостей

4.1 Разберитесь с аудиторией и ее местами обитания

Зачем. Без понимания аудитории вы либо вообще не сможете найти участников, либо пригласите не тех.

Рекомендации. 

• Опросите ваших знакомых, какие существующие сообщества они посещают

• Найдите релевантных информационных партнеров — другие профильные каналы, чаты, закрытые сообщества

• Если сотрудничаете с информационными партнерами — продумайте, как вы можете быть им полезны в ответ

Как мы делаем. Мы постепенно собрали реестр релевантных для нас каналов, чатов и сообществ и продвигаемся среди них. В благодарность мы рекламируем партнеров в своем канале, около формы регистрации и на самом митапе. Для системной работы с партнерами мы ведем реестр с каналом, охватом и контактным лицом.

4.2 Определитесь как будете продвигать митап

Зачем. Если вы не пригласите людей — никто и не придет.

Рекомендации. 

• Разберитесь “куда” вы будете приводить людей — к себе на канал, на форму регистрации или еще куда-то

• Заведите отдельную почту под нужды маркетинга и при необходимости регистрируйте все инструменты на нее. Не пользуйтесь личным ящиком

• Ищите где разместить митап в соцсетях (ТГ, ВК, ФБ, Инст) и на отдельных сайтах (Timepad, All-events, IT-events)

• Подумайте над применением почтовых рассылок, если у вас есть база имейлов от регистраций

• Соберите список маркетинговых активностей в единый список, чтобы работа не была хаотичной

• Используйте необычные форматы сообщений — например “кружочки” в телеграме

• Если вы проводите коммерческие мероприятия — часть инфопартнеров попросит от вас денег за размещение

• Используйте UTM-метки для оценки эффективности каналов маркетинга

Как мы делаем. Мы разработали стандартный маркетинг-план, по которому проходим для каждого митапа. Это помогает нам действовать предсказуемо и не завязывает маркетинг на одном человеке. Список коммуникаций для продвижения митапа — под публикацию

Шаблоны документов из этой части

• Список митапных площадок

• Как мы описываем пожелания к площадке

• Маркетинг-план для продвижения митапа

До встречи в финальной части!

Я завершу рассказ об опыте организации в заключительной статье “Как провести митап и подвести итоги”. Оставайтесь на связи!