Оптимизация снабжения и закупок: как обработка для 1С:ERP возвращает порядок в работу

«Разрозненность отделов снабжения и закупок – это не просто бюрократия, а прямая угроза эффективности бизнеса, – рассказывает Дина, cистемный аналитик 1С в Programming Store. – Пока одни сотрудники формируют потребности в Excel, другие вручную обрабатывают заказы, теряя время на согласование, исправление ошибок и поиск актуальных данных. Результат? Задержки, избыточные заказы и недовольство смежных подразделений. Как решить эту проблему, расскажу в статье»

Введение

Почему стандартные решения не работают?

Типовые АРМ (например, «Формирование заказов по потребностям») часто оказываются слишком ограниченными для реальных задач предприятия. В нашей практике клиенту требовалось не просто автоматизировать рутину, а полностью перестроить процесс, сохранив гибкость под специфику бизнеса.

Решение: АРМ в 1С:ERP – единый центр управления потребностями и закупками.
Мы разработали внешнюю обработку для 1С:ERP 2.5, которая объединяет снабжение и закупки в одном интерфейсе.

Целевое состояние процессов снабжения и закупок:

• все работают с одними и теми же данными – никакого дублирования и ручных правок.

• скорость обработки заявок выросла – сотрудники тратят время на анализ, а не на сбор информации.

• процессы прозрачны – все этапы от потребности до заказа доступны в реальном времени.

Как это работает?

АРМ построен как легковесная внешняя обработка, что снижает нагрузку на систему и упрощает масштабирование, а также позволяет использовать АРМ, не снимая информационную базу с поддержки. Мы используем встроенные механизмы учета 1С:ERP, но добавляем гибкие сценарии для нестандартных задач предприятия.

Организация единого АРМ

Формирование АРМ

Настройка и фильтрация данных в АРМ закупок.

1. Период обработки данных. Первым шагом задается временной интервал для анализа.

В рамках периода подбираются заказы на внутренне потребление и заказы на ремонт. Разные типы заказов группируются по принципу дерева (раскрытие через «+»).

2. Гибкая система отборов. Комплекс фильтров включает как базовые, так и настраиваемые параметры:

Базовые фильтры:

• номенклатура и характеристики ТМЦ,

• статус заказов,

• остатки на складах (основном и получателя),

• связанные документы поступлений.

Персонализированные настройки:

• Возможность сохранения индивидуальных фильтров:

  • сегменты номенклатуры,

  • направления деятельности.

Настройки сохраняются между сеансами работы.

3. Адаптивная структура колонок.

Обработка предлагает базовый набор колонок с возможностью кастомизации:

Ключевые элементы отображения:

1. Операционные колонки:

   • чекбоксы для массовых операций,

   • нумерация документов для удобства навигации.

2. Основные данные:

   • номенклатура и характеристики,

   • признак обособленного обеспечения (при наличии).

3. Статусная информация:

   • маркеры отмененных позиций,

   • текущий статус документа.

4. Количественные показатели. Полная детализация по остаткам:

   • заказанное количество,

   • доступное для заказа,

   • резервированные позиции,

   • обеспеченные и необеспеченные объемы.

5. Логистические параметры:

   • сроки поставок (отгрузка/поступление),

   • товары в пути,

   • остатки по складам.

6. Аналитические маркеры:

   • планы закупок,

   • направления деятельности,

   • сегментация номенклатуры,

   • комментарии.

Преимущества подхода:

• единое пространство для всех участников процесса,

• сохранение индивидуальных настроек каждого пользователя,

• возможность оперативного изменения структуры данных,

• полная детализация без потери удобства работы.

Настройка функциональных элементов интерфейса

1. Управляющие кнопки.

Обработка предоставляет комплексный набор инструментов для работы с документами:

Основные функции:

• управление отображением данных (развернуть/свернуть дерево документов),

• создание производных документов с учетом ролевых ограничений:

  • менеджеры закупок — формирование заказов поставщикам,

  • менеджеры снабжения — оформление заказов на перемещение.

Специализированные операции:

• сегментирование номенклатуры (добавление в соответствующие справочники),

• управление аналогами (согласование замены позиций),

• корректировка статусов:

  • отмена позиций,

  • изменение действия на «Отгрузить» или «Не обеспечивать».

Логистические функции:

• корректировка дат отгрузки (одиночная или массовая),

• резервирование ТМЦ (с основного или цехового склада),

• формирование отчетных форм для аналитики и документооборота.

2. Персонализация интерфейса.

Гибкое управление отображением данных. Пользователи могут скрывать/отображать группы колонок:

• статусы документов,

• количественные показатели,

• сроки исполнения,

• складские остатки,

• данные о поступлениях.

Важно! Все изменения интерфейса сопровождаются актуальной справочной информацией, доступной непосредственно в рабочей форме.

Система разграничения прав доступа

Ролевая модель включает:

1. Менеджер снабжения:

   • управление остатками на складах,

   • работа с внутренними заказами (потребление, ремонт, перемещение).

2. Менеджер закупок:

   • формирование заказов поставщикам,

   • работа с планами закупок.

Дополнительные ограничения:

• запрет на редактирование чужих заказов;

• разграничение прав на создание различных типов документов;

• контроль доступа к функциональным возможностям системы.

Пример плана внедрения по неделям

Полезные советы

3 критических ошибки при автоматизации закупок, и как их избежать

1. «Слишком сложно».

Ловушка: попытка автоматизировать все процессы сразу приводит к хаосу.
Решение: начните с ключевых операций — формирование заявок и согласование заказов. После отработки базовых сценариев добавляйте сложные функции.

2. «Никто не пользуется».

Ловушка: сотрудники саботируют новую систему из-за непонимания ее пользы.
Решение: вовлекайте «агентов изменений» — прогрессивных сотрудников из снабжения и закупок. Их опыт станет драйвером принятия системы коллегами.

3. «Не те отчеты».

Ловушка: руководство не получает нужной аналитики.
Решение: настройте дашборды под KPI каждого уровня: операционные — для линейных сотрудников, стратегические — для топ-менеджмента.

Заключение

Почему единое АРМ — это новая норма для эффективного бизнеса?

Автоматизация закупок в 1С перестала быть опцией — это обязательное условие конкурентоспособности. Вот что дает интеграция:

• Единое пространство данных. Ликвидация «эксель-администрирования» и дублирования информации между отделами.

• Скорость процессов. Сокращение цикла «заявка-поставка» в 2-3 раза за счет автоматических согласований.

• Финансовая прозрачность. Контроль закупочных цен и остатков снижает затраты на закупки.

• Адаптивность. Гибкие настройки позволяют менять бизнес-процессы без перепрограммирования системы.

Реальные результаты внедрения:

• обработка данных ускорилась несколько раз,

• погрешность учета остатков ликвидирована,

• получен положительный фидбек от пользователей.

Вывод: Современное АРМ — это не просто софт, а реальный инструмент сокращения затрат на закупки.