Календарь всемогущий: идеальный инструмент планирования

Жизнь была прекрасна: спокойствие, умиротворенность, гармония, созерцание того, как растут деревья. А потом я узнала про многозадачность. Оказывается, можно делать больше одного дела в день.

Списки. Планирования. Календари. Заметки. Категории. Да, я решила заморочиться. Заходите на огонек, если по какой-то неведомой причине вам наскучило спокойствие и хочется уберэффективности.

Сейчас я веду все дела в календаре. Да-да, не удивляйтесь. Это крайне эффективный инструмент. Но прежде чем использовать календарь на 146% до него требуется дозреть. В моём случае — пройти путь отбрасывания стандартных инструментов. Вы их знаете. Первый из них — это…

Ежедневник

Всё началось с ЕГЭ. В какой-то момент наскучило корпеть над прорешиванием сотен задач по одной теме и я решила распределять свою активность: первый час уделяла русскому, второй час — математике, третий — информатике, и т.д. В каждом часовом «стриме» добавляла разнообразия, решая задачи разного уровня сложности по различным темам.

Схема работала ровно до того момента, пока не выросла нагрузка. В моём случае — это курсы дополнительной подготовки при ВУЗе. Нагрузка выросла — схема сломалась.

Но как с ним работать на тот момент я не понимала, поэтому просто записывала в книжечку:

что критично важно сделать,
что успела сделать,
то, что не успела,
что важно сделать из тех задач, что не успела.

Выписывание задач работало с переменным успехом. И даже тогда, когда я переместилась в ВУЗ, где успевала сходить на сеанс в кинотеатр между лекциями и подготовкой лабораторной, а после потусить с друзьями, делегирование задач ежедневнику лавандового цвета всё ещё работало.

Ежедневник может существовать как в бумажной версии, так и в цифровой, но сути это не меняет. А суть в том, что несмотря на то, что задачи выписаны, они по-прежнему кучкуются в голове, потому что каким-то образом ими надо жонглировать, выделяя на каждую время и перемещаться между ними. И этот неустойчивый баланс рушится, когда появляется что-то непредвиденное, например, работа.

Матрица Эйзенхауэра

Работа у меня появилась на третьем курсе. А совмещение работы и учебы привело к появлению в жизни таких понятий, как «приоритет» и матрица Эйзенхауэра (МЭ).

Как видите на иллюстрации, матрица, — это таблица, в которой всего два столбца «Срочное» и «Несрочное» и две строки: «Важное» и «Неважное».

Работать с матрицей удобно и просто:

Задачи в ячейке «Важное» и «Срочное» делаешь прямо сейчас.
Задачи в «Важное» и «Несрочное» делаешь потом. Здесь можно поработать над планированием.
“Неважное” и “Срочное” — делегируем доверенным людям, которые могут взять на себя эту задачу.
“Неважное” и “Несрочное” — откладываем в бэклог задач, когда-нибудь возьмем и не беспокоимся о них. Иногда можно просматривать и закрывать из-за неактуальности.

Здесь мы, опять же, возвращаемся к расстановке приоритетов. Главными приоритетами в жизни были работа и учёба, и цели, соответственно, с ними связанные. Среди жизненных стремлений выделялись две цели: окончить университет и пройти стажировку, чтобы получить свою первую работу.

Поэтому связанные с ними задачи попадали в первую строку. Встречи с друзьями отходили на второй план. Все мешающие занятия (факторы) исключались, и я сосредотачивалась лишь на том, что приближало меня к моим мечтам.

Вот такая “суровая” эффективность.

Чтобы расставить приоритеты, я использую колесо баланса.

Колесо баланса

Достаточно интересная техника. Пользуюсь ей, когда идет перекос в сторону того или другого.

Как пользоваться?

Выбираешь 8 важных сфер (у меня они на картинке)

Разделяешь жизнь на восемь категорий: здоровье, отношения, семья, работа, финансы, хобби, друзья, развлечения.

Восемь — удобная цифра. Но можно разделить круг хоть на 256 секторов, если голова не треснет от такого разделения, то пожалуйста.

Отметьте уровень удовлетворенности каждой сферой.

Выберите сферы, где вас не устраивает оценка. Я обычно выбираю то, что меньше 7, например. Но приоритизирую. Главное не выбрать все, а первые 2-3 по приоритетам. Например сейчас это Здоровье, финансы и развлечения.
Необязательно закрывать все кольцо на 100%, вы же не бесчувственный робот, а человек.
Если из колеса выпадают, например, здоровье и спорт, финансы и развлечения, то выписываю эти пункты и составляю список того, что я могла бы сделать для того, чтобы эти блоки стали лучше.
Через неделю-две снова оцениваю по колесу изменения и смотрю, подходит ли мне такой подход.

Можно также оценить каждый сектор по наполненности, чтобы объективно понять, что я делаю для того, чтобы этот сектор не выпадал.

Для этого необходимо вести дневник событий. Обычно, я веду это в календаре в виде списка дел. Создаю отдельную категорию и заполняю по активностям, которыми занимаюсь.

Как оценивать.

Берем колесо баланса и выписываем сферы жизни, которые в нем есть.
Берем таблицу с описанием недели (дневник событий), определяем, к какой сфере относятся действия, подсчитываем количество времени, которое мы тратим на каждую сферу, и заносим в заметку/таблицу.
Оцениваем что мы сделали, для того чтобы закрыть колесо на допустимое для нас нормальное значение. Иногда бывает так, что сфера жизни для нас очень важная, но в потоке рутины мы совершенно забываем, например “позвонить тете”, хотя для нас очень важно, просто поделиться настроением с семьей.
Делаем выводы и думаем, как нам внедрить это в жизненную рутину.

Так можешь понять, на что тратишь время и на что его ДЕЙСТВИТЕЛЬНО стоит тратить, и на что не хватает времени или желания, несмотря на то, что это для тебя очень важно.

Кстати, о целях.

Дерево целей

Как таковой информации о том, как работать с целями, временем и прочая бизнес-литература прошла мимо меня, и я доходила до всего эмпирическим путём. В какой-то момент поняла, что для достижения какой-то большой цели работает дробление.

Когда у меня появляется большая идея/цель/задача, я делю её по технологии бинарного дерева (или дерева целей, картинка ниже).

Как работает?

Определить главную цель и составить ее по SMART. В моём случае целью было стажировка в крупную IT-компанию летом 2026 года.
Разбить цель на подцели (ветви дерева). В моём случае подцель, например, “Определить компанию, в которой я хочу работать”.
Декомпозировать подцели на задачи (листья дерева).
Расставить приоритеты и сроки того, что и когда необходимо выполнить.

Получившееся дерево может выглядеть примерно так.

Я так нашла любимую работу и завела свой канал (сейчас там 1000 подписчиков). Когда у меня есть неприступная цель, бинарное дерево очень помогает, потому что у меня волшебным образом появляется структурированный пошаговый план по достижению цели.

Интересно, что обычно хватает половины плана, чтобы достичь цели, потому что в голове путь представляется гораздо сложнее.

И вот мы подходим к главному.

Задачи и календарь

Так как я работаю в команде, то мне необходимо совмещать внутрикомандные задачи и задачи от направления. Это два вида трудозатратных задач. Они объемные и требуют концентрации. И таких задач параллельно бывает пара десятков. В какой-то момент перестала вообще что-либо успевать. И тут мы подходим к сути статьи.

Сейчас я распределяю задачи по дням:

Один день выделяю на технические задачи. Например, это может быть пятница.
Три дня — командные задачи
Один день — задачи лида с созвонами. Понедельник.
Обед. В календаре есть занятый слот на обед. Мы дожили до тех времен, когда нужно на Хабре напоминать об обеде. В череде событий об этом можно забыть, а если еще туда созвон поставят, то швах. Так и останетесь голодными.

Скрин моего календаря как пример.

Распределение касается не только работы, но и личной жизни.

Например, я выделяю вторник и четверг на спорт и обучение (мне так нравится).
А по пятницам — то, что помогает мне переключиться с работы, например, выехать за город, сходить на дегустацию рязанского сыра и пр.
Понедельник выделяю на рандом, друзей и падаванов (я ментор).
Суббота и воскресенье без планирования. По выходным люди отдыхают, побойтесь Бога, какое планирование.

Напоминания

Очень люблю списки и категоризацию, поэтому у меня есть напоминания для дел, которые я буду делать когда-то в будущем. Например, у меня есть собака и каждые три недели её надо прокапывать, каждый год вакцинировать, регулярно скармливать таблетку от блох и клещей и пр. На все эти дела стоят напоминания в календаре.

Выглядит это следующим образом:

Плюс стоят напоминания по другим категориям: саморазвитие, домашние дела, работа.

В категории «Работа» есть подкатегории, например, касательно дел в компании или дел для развития канала:

В заметках быстрые записи, но они также разбиты по категориям:

К распределению по категориям я шла очень долго. В какой-то момент у меня был хаос в заметках, не могла понять что и зачем я делаю. Сейчас я распределяю заметки по определенным директориями с поддиректориями. Люблю все категоризировать.

Конец

Лучше не откладывать что-то на потом, а делать то, что хочется прямо сейчас. Не сделать мы всегда успеем.

Я не считаю, что всё успеваю. Будь у меня возможность делать больше дел, я бы ею воспользовалась.

Эффективность зависит от энергии. Как-то я прожила месяц в режиме мультиэкстрамногозадачности и закрывала 25 разных дел за сутки: ходила в зал, встречалась с друзьями, выступала на митапах и закрывала рабочие задачи. А следующий месяц я просто лежу и смотрю турецкие сериалы.

Дело в том, что суперэффективность опасна. Вчера ты закрыл 10 задач, а сегодня? Захочешь 11? А потом 12? И так будешь повышать планку, пока планка не треснет и не останется никаких желаний, кроме того, как погулять в парке с собакой.

А в следующий раз решишь, что можно спать меньше, чтобы успевать больше. Как-то я решила, что буду спать меньше и буду больше успевать (нет) и наступило время экспериментов:

Спала по 20 минут каждые 4 часа, чтобы за сутки набралось 4 часа сна.
Спала в определенные промежутки времени, чтобы организм не успел упасть в глубокий сон. Например, по нечетным числам я должна была спать не 4 часа, а 3, и будто бы, в теории, это должно было мне прибавить часик на другие активности.
И какие-то ещё методы.

Сначала часов действительно становится больше. Да и энергии. И дела делаются. Но потом ресурсы тела заканчиваются и оно такое: «Не хочешь спать? На тебе бессонницу…Хотела больше дел? Пожалуйста, делай»

На этом глупости и закончились. Решила восстановить режим сна и спать по 7 часов. Теперь ложусь в 12 ночи, встаю в 7 по будильнику.

Примечание. Разделение на сов и жаворонков — спорная концепция. Но я чувствую себя более продуктивной, если просыпаюсь поздно. Люди, которые начинают свой трудовой день в 5 утра меня восхищают.