Топ-8 систем для хранения электронных документов

Бизнес переводит процессы в безбумажный вид: договоры согласуют в системах документооборота, бухгалтерия работает в учетных системах, кадровые документы создаются в решениях для КЭДО, организационно-распорядительная документация ведется в цифровом виде, всё подписывается электронной подписью. Казалось бы, вопрос с переходом в цифру решен.

Но как только речь заходит о хранении и архиве, становится понятно: цифровизация процессов не равна выстроенному хранилищу. Документы остаются в исходных системах, сроки не контролируются, а быстрый доступ к данным остается проблемой. Поэтому потребность в электронном архиве возникает почти в каждой компании.

Единой стратегии хранения цифровых документов часто просто нет. Часть файлов лежит в системах электронного документооборота (СЭД), часть — в сетевых папках, что-то хранится в системах, что-то — вообще в почтовом ящике.

Проблема проявляется не сразу. Пока документов немного, описанные выше способы работают. Но объемы растут и через несколько лет хранение начинает превращаться в инфраструктурную задачу: усложняется поиск, часть файлов перестает открываться из-за устаревших форматов или повреждений, а электронные подписи невозможно проверить на действительность из-за истекших сроков сертификатов.

Типичные симптомы знакомы почти всем:

• поиск старого договора может занять больше времени, чем его повторная подготовка;

• один и тот же документ хранится в нескольких системах;

• сложно найти финальную версию;

• непонятно, где и как хранить документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП), актуальность которых нужно поддерживать несколько десятков лет;

• доступы и структура архива формировались годами и уже плохо управляются.

В этот момент компании начинают смотреть в сторону специализированных решений — систем электронного хранения документов (СХЭД).

По сути, это отдельный слой инфраструктуры, который отвечает именно за долговременное хранение электронных документов в архиве, их структурирование и быстрый поиск.

Что представляет собой система хранения электронных документов

С технической точки зрения СХЭД — это не просто файловое хранилище. Да, обычная сетевая папка или облачный диск умеют сохранять файлы. Но они не способны управлять жизненным циклом документов, сроками хранения, структурой и юридической значимостью.

Электронный архив документов организации решает задачу иначе. Документы в нем накапливаются не как набор файлов, а как управляемые объекты с метаданными и правилами доступа.

Поэтому профильные системы обычно включают:

• архивные форматы хранения;

• контроль целостности и неизменности документов;

• контроль доступа;

• классификацию документов и сроки хранения;

• индексирование и полнотекстовый поиск.

В крупных компаниях такие системы становятся отдельным элементом ИТ-ландшафта. Они способны поддерживать доступность электронных документов до 50 лет и постоянно и содержать в себе огромные массивы данных.

В этой статье рассмотрим топ-8 решений, которые сегодня применяются для построения электронного архива в большой компании.

Directum СЭД+ «Долговременный архив»

Комплексное решение для построения электронного архива документов организации. Платформа Directum RX изначально создавалась как система управления корпоративным контентом и бизнес-процессами, поэтому архив здесь — это логическое продолжение электронного документооборота.

«Долговременный архив» обеспечивает хранение электронных документов с полноценным соблюдением требований архивного законодательства. Решение соответствует правилам хранения, утвержденным приказом Росархива № 77 от 31.07.2023, может быть использовано в работе с гибридными делами (как с электронными оригиналами, так и с цифровыми копиями бумажных документов).

«Долговременный архив» помогает охватить полный жизненный цикл документа от создания и согласования до передачи в архив и последующего уничтожения по требованиям нормативов.

Основные возможности:

• централизованное хранение электронных документов в организации из разных систем-источников;

• формирование дел и томов, включая гибридные дела;

• ведение архивных фондов, сдаточных и сводных описей;

• контроль сроков хранения и автоматическая подготовка актов на уничтожение;

• хранение архивных ЭД и выгрузка документов;

• полнотекстовый поиск и работа с архивными метаданными.

Отдельное внимание уделено соблюдению юридической значимости. Для документов длительного хранения (например, кадровых) на этапе подписания в СЭД выполняется усовершенствование электронной подписи. Далее, уже на стороне системы хранения, обеспечивается контроль целостности и неизменности документов, в том числе за счет регулярной простановки меток доверенного времени.

Еще один плюс — возможность выстроить экосистему. Помимо долговременного архива доступны специализированные решения:

• финансовый архив для бухгалтерских документов;

• оперативный архив договоров;

• архив кадровых документов в рамках HR-решений;

• инструменты интеллектуальной обработки документов.

Этлас

Система предназначена для централизованного хранения электронных документов и учета бумажных архивов. Подходит для тех компаний, которым необходимо вести классическое архивное делопроизводство и отслеживать движение бумажных документов.

Решение поддерживает работу с делами, коробками и складскими зонами хранения. Можно контролировать размещение документов и сроки выдачи.

Основные функции:

• учет бумажных и электронных документов;

• настройка карточек документов и прав доступа;

• автоматическая нумерация;

• история работы с документами.

Система выпускается в двух редакциях — для малого и среднего бизнеса и для крупных организаций.

EnDocs

Решение ориентировано прежде всего на хранение финансовых и бухгалтерских электронных документов.

В состав входит специализированный модуль «Цифровая бухгалтерия», который автоматизирует жизненный цикл бухгалтерских документов — от регистрации до передачи в архив.

Основные возможности:

• загрузка документов из разных источников;

• маршрутизация согласования;

• хранение бухгалтерских документов с электронной подписью;

• интеграция через API.

Система хорошо подходит для финансовых подразделений, но мало ориентирована на построение полноценного электронного архива документов организации.

e-Архив

Облачный сервис для хранения электронных документов, который часто используется вместе с услугами оцифровки бумажных хранилищ.

Процесс обычно выглядит так: документы передаются на сканирование, весь массив оцифровывается и создается база данных.

Решение обеспечивает хранение и поиск документов, а также резервное копирование и шифрование данных.

Сервис подходит для компаний, которым необходимо быстро перевести бумажный архив в электронный вид.

Скан-Архив

Решение ориентировано на компании, которые активно используют платформу 1С. Система интегрируется с различными конфигурациями 1С:Предприятие и помогает организовать хранение электронных документов в организации на базе существующей инфраструктуры.

Возможности системы:

• оцифровка документов и штрихкодирование;

• классификация и поиск;

• учет местоположения бумажных оригиналов;

• история работы с документами.

Чаще всего используется как оперативный архив для бухгалтерских и финансовых документов.

Делис Архив

Система предназначена для автоматизации архивного учета и работы с бумажными фондами.

Основной сценарий использования — оцифровка бумажного архива и последующее хранение электронных документов в системе.

Функциональность включает:

• сканирование и распознавание документов;

• контроль сроков хранения;

• учет выдачи и возврата документов;

• отчетность и аналитику.

При этом функциональность для работы с электронными оригиналами документов ограничена.

«Архивное дело» (ЭОС)

Решение разработано для автоматизации архивной работы в организациях и органах государственной власти.

Система дает возможность вести учет документов, управлять архивными фондами и выполнять процедуры архивного делопроизводства.

Основные возможности:

• классификация документов;

• ведение нескольких архивов;

• полнотекстовый поиск;

• интеграция с системами документооборота.

Решение выстраивается по принципу доверенной среды: полный цикл работы с электронными документами обеспечивается в связке СЭД «Дело» и системы хранения электронных документов. За счет единого контура отпадает необходимость в перештамповке, а юридическая значимость и целостность документов сохраняются на всем протяжении хранения.

АИС ЭЛАР-Архив

Решение включает несколько специализированных модулей:

• учет архивных фондов;

• обслуживание пользователей;

• обработку запросов;

• формирование отчетности.

Система ориентирована на работу с архивными учреждениями и крупными фондами документов.

Как правильно выбрать СХЭД

Если посмотреть на рынок без маркетинговых презентаций, становится понятно: универсальной системы для хранения электронных документов не существует. Все зависит от задач.

Где-то нужно просто навести порядок в сканах. Где-то — учитывать бумажные дела и короба на складе. А где-то требуется полноценный электронный архив документов, который сможет пережить несколько ИТ-ландшафтов и хранить данные десятилетиями.

На практике при выборе системы обычно смотрят на несколько факторов:

• какой объем документов уже есть и как быстро он растет;

• нужно ли обеспечивать юридическую значимость и проверяемость документов спустя годы;

• планируется ли хранение электронных документов в архиве на десятки лет;

• насколько система сможет интегрироваться с существующими ИТ-сервисами.

Когда количество электронных документов в организации достигает миллионов или десятков миллионов, вопрос переходит в плоскость выстраивания инфраструктуры. Поэтому многие компании выбирают платформенный подход, когда электронный архив документов организации становится отдельным слоем. И чем раньше он появится, тем меньше потом придется восстанавливать документацию из сетевых папок, старых систем и забытых файловых хранилищ.