Кейс: как производитель цемента автоматизировал планирование оптовых продаж в условиях нестабильного рынка

Привет, Хабр!

Меня зовут Маргарита, я аналитик в департаменте e-commerce в «КОРУС Консалтинг».

Основная экспертиза моей команды — автоматизация продаж, закупок и сервиса. Например, мы разработали систему управления гейтами на складах для Lamoda или b2b-портал для AKKERMANN CEMENT, который стал отраслевым примером и завоевал награду CX Awards за лучший клиентский сервис в b2b.

В этой статье я хочу поделиться кейсом по автоматизации бизнес-процесса планирования оптовых продаж для еще одного нашего заказчика из цементной отрасли. Я расскажу о специфике предметной области, разработанном нами решении и результатах его внедрения. Статья будет полезна бизнес-аналитикам для подготовки к сбору требований по автоматизации аналогичных процессов.

Бизнес-контекст: рынок меняется быстрее онлайн-таблиц 

В начале 2020-х цементная отрасль столкнулась с дефицитом предложения: перебои с поставками сырья и сокращение импорта усилили нагрузку на российских производителей. В этих условиях было критически важно точно планировать продажи и производить именно тот объем и ассортимент, который востребован клиентами. Планирование стало одним из ключевых элементов операционной устойчивости, однако во многих компаниях оно по-прежнему строилось на ручных процессах и требовало значительных трудозатрат со стороны менеджеров.

К 2026 году ситуация кардинально изменилась. По отраслевым оценкам, объем производства цемента за январь-февраль стал на 29% ниже аналогичного периода 2025 года. Потребление за тот же период сократилось на 25,7%, до 4,5 млн тонн. Сокращение строительной активности и замедление жилищного строительства усилили давление на доходность бизнеса. В таких условиях фокус сместился с управления дефицитом предложения на управление дефицитом спроса и снижение издержек.

Для производителя цемента стало важно не просто собирать прогнозы, а делать это с максимальной точностью данных и с минимальными затратами на сам процесс. Однако действующая модель планирования компании не соответствовала новым требованиям рынка.

Так, данные по плану и факту продаж компании команда хранила в разных системах. В графиках Excel менеджеры планировали объемы продаж, а в ERP-системе отражали фактические данные. Чтобы сопоставить информацию в разных системах, оценить выполнение и выявить клиентов с существенными отклонениями, сотрудники еженедельно сводили данные вручную. Также часто возникали ситуации, когда клиенты оформляли заказы сверх плана на конкретную дату, а менеджерам приходилось перепроверять все поступающие заказы перед их передачей по цепочке в логистику. К тому же, спецификации нужно было создавать вручную на основании плана. Ручная сверка сильно замедляла принятие решений и усложняла прогнозирование. 

Такой процесс создавал сразу несколько проблем:

• высокая ручная нагрузка на менеджеров;

• риск ошибок при своде и корректировках;

• запаздывающая реакция на изменения со стороны рынка;

• отсутствие единой картины спроса по клиентам, регионам и периодам. 

В условиях волатильного рынка и снижения спроса стало понятно, что ручной подход не позволяет получить нужный уровень управляемости и прозрачности в планировании, и, более того, повышает операционные риски. Например, ошибки в планировании приводят к выпуску продукции, не востребованной рынком, к дополнительным складским расходам, а также к снижению маржинальности. При этом более точный прогноз позволил бы корректнее формировать цены, управлять объемами производства и поддерживать его устойчивость. 

B2b-портал стал отправной точкой изменений

Чтобы решить задачу, пересобрали и автоматизировали текущий процесс планирования. Функциональность реализовали на базе уже действующего b2b-портала, разработанного нашей командой и ставшего для производителя стартовой точкой автоматизации ключевых процессов взаимодействия с клиентами. 

С его помощью выстроили оформление и обработку заказов, документооборот, контроль финансовых взаиморасчетов и отслеживание дислокации транспорта. Решение также интегрировали с ERP-системой для корректного обмена данными. Перевод клиентов на самообслуживание в личный кабинет позволил в результате кратно сократить время сторон на согласования, снизить риск ошибок и недопониманий, а также помог клиентам точнее планировать сроки строительства. 

Бизнес-требования: от ручного контроля к системному управлению

Теперь предстояло встроить новый инструмент планирования в привычный для клиентов интерфейс b2b-портала. Контрагенты компании уже и раньше посылали плановые заявки по почте, которые затем обрабатывались менеджерами вручную. Автоматизация позволила отказаться от ручной обработки заявок, встроить планирование в процесс оформления заказов и получить регулярную аналитику выполнения плана продаж. 

Что изменилось в процессе

1.Клиенты теперь сами подают плановые заявки
Клиенты подают плановые заявки напрямую в личном кабинете b2b-портала. Заявка фиксирует объемы, которые клиент планирует выбрать в будущем периоде.

2.Менеджеры могут работать и через форму на b2b-портале, и через Excel
Менеджеры могут создавать и редактировать плановые заявки двумя способами — как в форме на b2b-портале, так и через Excel, в зависимости от задачи. Работа в форме удобна, когда необходимо детально обработать отдельные заявки. В интерфейсе отображаются данные годового плана на выбранный месяц, автоматически подставляются параметры по активному договору, заводу и способу доставки, а также видно, какие клиенты ещё не подали заявку. Это упрощает точечную работу и контроль сроков. Если требуется внести изменения сразу по большому количеству заказов, используется Excel. В этом формате можно быстро отредактировать массив данных и затем загрузить его обратно в систему, без необходимости заходить в каждую заявку по отдельности.

3.Появились дедлайны подачи
Заявки принимаются до определенной даты. После этого форма становится недоступной, что дисциплинирует процесс и позволяет формировать стабильный план.

4.Заявки можно повторить
Если клиенту из месяца в месяц нужен сопоставимый объем, он может скопировать предыдущую заявку и внести минимальные изменения, что позволяет ускорить работу менеджера.

5.Появились контроль отклонений и история изменений
Система сохраняет историю: сколько клиент подал изначально, какие корректировки внес менеджер, какой объем был фактически выбран. Это позволяет отличать объективные изменения спроса от невыполненных обязательств.

6.Добавили ускоренную обработку заказов в рамках плана
При оформлении заказа клиент видит, укладывается ли он в согласованный план. При этом заказы в рамках плана автоматически передаются в логистику. А заказы сверх плана требуют внимания менеджера и могут быть перенесены по датам.

7.Изменилась роль менеджера
Менеджер перестает быть «передаточным звеном» для каждого заказа. Он работает с отклонениями, исключениями и клиентами, которые не подали заявки вовремя. При необходимости менеджер может подать плановую заявку за клиента, проявляя проактивность и сохраняя прогноз.

8.Появились дашборды и аналитика
Для менеджеров и администраторов доступна аналитика по всем клиентам и регионам: где есть отклонения, кто не выбирает объемы, где требуется корректировка. Информация подана в виде агрегированных значений (цифр) и графиков с  динамикой и сравнением показателей.

9.Данные сделали доступными для других подразделений
Плановые заявки используются не только отделом продаж. Данными пользуются в том числе отделы логистики — при планировании транспорта; маркетинга — при анализе спроса и ценообразовании; производства — при формировании производственных планов.

10.Уведомления напомнят о сроке подачи заявок
Клиенты получают уведомления о необходимости подать плановую заявку в установленный срок. Это снижает риск пропуска дедлайнов и уменьшает объём ручных напоминаний со стороны менеджеров.

11.Можно зарезервировать дополнительный объем продукции 
Менеджеры могут закладывать в план не только объемы действующих клиентов, но и резерв на случай появления новых заказов или увеличения спроса. Это позволяет собрать полный план в одной системе и далее отслеживать его выполнение.

Бизнес-результаты: как изменилось планирование продаж

После внедрения процесс планирования стал более прозрачным, предсказуемым и управляемым. Ручная работа менеджеров сократилась, а данные по планируемому спросу перестали расходиться между подразделениями. Вместо ручного сопоставления данных в Excel и ERP бизнес получил единый интерфейс, в котором выполнение плана и причины отклонений отображаются автоматически.

В результате внедрения процесс дал ощутимый операционный эффект: значительная часть данных стала поступать напрямую от клиентов, а менеджеры перестали тратить время на сбор и ручную сводку информации, сосредоточившись на работе с отклонениями и исключениями. Это подтвердила практика использования инструмента. Так, например, в один из высоких сезонов плановые заявки были сформированы для более чем 480 активных клиентов. Около 40% из них подали данные самостоятельно через b2b-портал, остальные были внесены менеджерами. Помимо этого, после внедрения инструмента менеджеры созванивались с клиентами, объясняли логику планирования и показывали, как работать в системе. Такой формат позволил не только ускорить адаптацию, но и укрепить доверие со стороны клиентов.

Дополнительный эффект проявился на этапе обработки заказов. Те из них, что укладывались в согласованный план, обрабатывались автоматически, без участия менеджеров. В результате около 41% заказов сразу передавались в планирование отгрузки, снижая ручную нагрузку и освобождая время команды на стратегические задачи.