Учёт основных средств и материальных запасов часто остаётся в зоне операционной рутины: инвентаризация как формальность и ради выполнения регламента, закрытие периода только лишь для отчётности. Однако в текущих экономических условиях в имущество компании вложена значительная часть капитала, и управление им требует системного подхода, а не только лишь соблюдения формальных процедур.
Мы задали ряд вопросов ведущему интегратору — компании ВИАНТ, в лице Татьяны Шехватовой, которая глубоко погружена в процессы автоматизации учёта имущества, а также является экспертом по методологии, регламентации и стандартизации процессов. Нам важно было досконально разобраться, как выстроить сквозной контур учёта от закупки до списания, без разрывов между бухгалтерией, АХО, ИТ и закупками. Разговор получился очень предметным.
Евгения:
Таня, привет! Мы вместе с вами делаем множество проектов, как для промышленного, так и для гос.сектора. Я часто сталкиваюсь с большим количеством открытых вопросов и непониманием методологии и технической реализации. Скажи, с чего вообще начинать выстраивать этот контур?
Татьяна:
Привет! Начинать нужно с понимания масштаба. Учёт имущества нужен всем — и коммерческим, и государственным структурам — просто потому что есть законом закреплённые регламенты по инвентаризации ОС и материальных запасов. При этом «неподходящих» компаний нет: даже организация с 500 единицами имущества — ноутбуки, мебель, техника — уже сталкивается с полноценной задачей учёта.
Евгения:
То есть дело не в отрасли, а в зрелости компании?
Татьяна:
Именно. На первом уровне компания может закрывать вопрос силами бухгалтерии. И это нормально. Но как только появляются ИТ, АХО, закупки как отдельные функции, возникает потребность в системе, объединяющей всех и всё воедино. Тогда мы смотрим уже не на отдел, а на сквозные бизнес-процессы.
Евгения:
Давай пройдёмся, например, по процессу закупки. Что здесь важнее всего не упустить?
Татьяна:
Для начала бизнесу стоит задать себе 3 вопроса: что закупаем, для кого, зачем. Здесь сразу встречаются «нос к носу» закупки и материально ответственное лицо — независимо от того, в каком департаменте оно формально находится: МОЛ может грамотно составить требование к закупке, а отдел закупок — найти лучшее соотношение цены и качества. Но при этом нужно фиксировать требования к характеристикам имущества. Иначе бизнес-процесс есть, суета есть, а управляемости нет. В идеале система должна подсказывать классификаторы: ОКПД и ТН ВЭД. Особенно это важно в госсекторе. Но и в коммерции это рабочий инструмент: инициатор и отдел закупок должны одинаково понимать, как формировать ТЗ и искать нужное по рынку.
Евгения:
Ты хочешь сказать, что нужно выстраивать процессы бухгалтерии, закупочные процедуры и финансовый контур уже на этапе «привезти имущество в компанию»?
Татьяна:
Ты опережаешь процессы. Сначала готовится закупка, о которой говорили ранее. И уже после этого включается приоритизация: предприятию нужно понимать, заявки каких подразделений критичнее, сколько вкладывать в обеспечение офиса, сколько — в производственное оборудование, где срочность выше.
Евгения:
Интересно! А что ты скажешь на счёт приёмки? Насколько я знаю, часто описание технических характеристик ведётся в Excel. И компания сталкивается с тем, что не может свести бухучёт и данные из таблицы.
Татьяна:
Приёмка — наверное, самый критичный этап. Частая ошибка — вводить данные по ТМЦ одной строкой в 1С: «ноутбук такой-то, диск такой-то…». Для бухгалтерии это нормально, а вот для управленческого учёта, аналитики, ремонта, модернизации, гарантийных претензий этого недостаточно. Описание должно быть структурированным. Первый серьёзный барьер, который мы регулярно наблюдаем у своих заказчиков, — нормализованное описание. Для большей части номенклатуры важны характеристики, сроки службы, условия эксплуатации, периодичность проверок. Без этого попытки выстроить полноценную аналитику и свести воедино табличные части, в которых ведут учёт согласно особенностям своего имущества по всем подразделениям, просто не имеют смысла.
Евгения:
А как быть в таком случае с маркировкой? Не той, что от Честного ЗНАКа. Я говорю про маркировку ОС и имущества какими-либо идентификаторами — RFID-метками или штрихкодами. Потому что мы со стороны автоматизации видим, что многие воспринимают это как «наклеить и забыть».
Татьяна:
Тут тоже много нюансов. Нужен обязательный регламент: где размещать этикетку или метку, как обеспечивать читаемость, что делать при отказе технологии. Если решили внедрять RFID — метка должна считываться с целевого расстояния в помещении. Штрихкод — без необходимости двигать имущество. Нельзя клеить «для галочки» или пытаться читать RFID-метку с большого расстояния в местах с экранированием. Нужна проверка позиционирования на реальном объекте: сегодня имущество стоит так, завтра — иначе. Кроме того, под каждый вид имущества делается своё описание на этикетку: кому-то важно вывести серийный номер, а кто-то хочет видеть название компании.
Евгения:
Ты ещё забыла сказать про сценарий отказа: если RFID временно недоступен, процесс должен продолжать работать по штрихкоду.
Татьяна:
Всё верно. И также важно подбирать метки под поверхности и условия эксплуатации. Дешёвые метки, которые отклеиваются или деградируют, — это повторный обход, повторное наклеивание и рост затрат в человеко-часах. В среднем, на печать, проверку читаемости, оклейку и подтверждение нанесения с помощью мобильного устройства отводится до 5 минут. А теперь представь, что у нас 3000 объектов, которые нужно повторно промаркировать — это минимум 2 недели непрерывного труда. Поэтому в ТЗ для Заказчика важно защищать требования к качеству материалов, особенно в госзакупках.
Евгения:
Ну, хорошо. Если с маркировкой всё относительно понятно, то к перемещениям есть вопрос: как визировать передачу?
Татьяна:
Выбор решения упирается в то, где и как подписываются документы, в каком состоянии передаём и принимаем имущество, как фиксируется факт передачи, особенно когда речь идёт о дорогостоящих ОС: через учётную систему, например, «1С:Документооборот», или через кадровый документооборот. Отдельный момент в том, что конечный пользователь не всегда является материально ответственным лицом и не всегда обязан юридически подписывать внутренние акты. Это нужно учитывать в дизайне процесса, чтобы схема не «ломалась» на правовом уровне.
Евгения:
А можешь сказать, что чаще всего упускают из внимания при перемещениях и списании имущества?
Татьяна:
Я бы сказала, что нужен обособленный контур по учёту перемещений между локациями и реальными держателями, а не только МОЛ, как в регламентированном учёте. Очень важно проводить инвентаризацию с актуализацией фактического местоположения.
Для списания требуется комплект документации и фиксация состояния, включая фото. Фотофиксация важна и при передаче ОС, потому что участники в принципе часто не различают «похожее» имущество. И фото в таком случае снижает споры.
Евгения:
А что на счёт партионности и гарантий? Компания, закупающая, например, ноутбуки для сотрудников, — такой же потребитель. И я бы точно хотела быть уверенной, что продавец, в случае чего, мне всё заменит.
Татьяна:
Совершенно верно — одинаковые позиции могут поступать разными партиями. Без партионного учёта теряется связь с датой поставки, поставщиком, гарантийными условиями. И это напрямую влияет на возможность возврата по гарантии и аналитику отказов. Та же логика действует и для обслуживаемого оборудования, СИЗ, инструмента: сроки службы, регламентные проверки, списание по нормативу. Если эти атрибуты не ведутся структурно, контроль становится ручным и нестабильным.
Евгения:
Расскажи про архитектуру. Что лучше — один продукт или целая система?
Татьяна:
В крупных организациях учёт почти всегда строится как связка: учётный контур, документооборот, складской, финансовый, иногда дополнительные модули. В госсекторе это особенно чувствительно из-за требований к размещению и доступам. Если интеграции дорогие или доступ к инфраструктуре ограничен, то тут уже делают обособленный контур для операций по имуществу с обменом ключевыми документами с основной системой.
Евгения:
Я знакома с богатым проектным опытом ВИАНТА, поэтому не могу не спросить: как ваши заказчики обычно приходят к тому, что нужно автоматизировать учёт основных средств?
Татьяна:
Импульс «нам надо» возникает, когда накапливаются проблемы: неактуальная инвентаризация, сложность списаний, непрозрачные остатки, рост штата и затрат.
Евгения:
Допустим, клиент «созрел», он приходит к вам и… Что дальше? С чего всё начинается?
Татьяна:
Мы проводим подготовку, которая включает в себя несколько этапов. Основной и, наверное, главный — это сбор данных по текущему имуществу. На практике проект почти всегда означает большой объём ручной работы на старте, внутреннее сопротивление персонала и необходимость регулярно доводить процессы до стандарта. И после того, как определены автоматизированные контуры, зафиксированы разрывы в регламентах, а команда готова к работе «в полях», появляется управляемый учёт.
Евгения:
Есть что-то, о чём всё время все забывают? Ну, например, если у компании есть арендованное имущество или имущество на стороне.
Татьяна:
Да, это отдельный сценарий и отдельный уровень сложности. Компания должна владеть информацией, что передано, в каком состоянии, на каких основаниях, что и когда должно вернуться. И ещё один, я бы даже сказала, наиважнейший момент — интеграция с кадровым контуром. При увольнении в системе должна автоматически появляться информация, какое имущество закреплено за сотрудником. Это нужно, чтобы МОЛ заранее подготовился к возврату.
Евгения:
Так а там же есть нюансы с ролями: руководитель, фактический пользователь, МОЛ?
Татьяна:
Есть, да. Имущество у одного сотрудника может быть закреплено за несколькими МОЛ-ами. Нужно автоматически формировать комплект документов на возврат, учитывать разрезы ответственности, заранее видеть, что именно должно быть возвращено и в каком состоянии.
Евгения:
Таня, есть ещё одна тема, о которой в принципе мало говорят, — обнуление остатков. Расскажешь об этом?
Татьяна:
О, это одна из самых критичных проблем и в госсекторе, и в коммерции. Я имею в виду формальное обнуление по учёту при фактически заполненных складах. Ты же на практике знакома с принципом ведения учёта имущества, насколько я помню? Так вот, типовой сценарий: компания закупает партию сменных модулей или специализированных расходников для оборудования. В конце периода их формально списывают. По бухгалтерскому учёту остаток — ноль. Но физически 70–80% этой партии лежит на складе. И несмотря на это всё равно инициируется повторная закупка. Многие называют это «освоение бюджета», но фактически это получается нецелевое расходование и искажение картины потребности. Поэтому нужен постоянный мониторинг в разрезе учётных остатков, фактических остатков, потребностей и закупочного плана.
Евгения:
Вернусь снова к своему опыту, а точнее к тому, что неоднократно сталкивалась с опасным на мой взгляд заблуждением, что инвентаризация — равно весь учёт имущества.
Татьяна:
Да, такая тенденция существует: во многих компаниях обширную тему учёта имущества сводят только к инвентаризации. Конечно, она закрывает отчётную задачу бухгалтерии — подтвердить наличие ОС и ТМЦ. Но информация об имуществе нужна же не только бухгалтерии. Она критична для ИТ, АХО, кадров, снабжения, сервисных функций. Ремонт, диагностика, обслуживание, передача на внешний сервис, бюджетирование этих операций — это всё значимые операционные расходы, которые должны учитываться системно.
Евгения:
Многие компании при планировании закупки каких-либо ОС также включают в стоимость доставку и монтаж — чтобы не отражать потом это отдельной строкой расходов. А что с заменой комплектующих в эксплуатации?
Татьяна:
Ты права, монтаж и доставку включают в стоимость и тогда стоимость ОС становится выше. Но если говорить о ремонтах, то тут очень часто вообще не указывают стоимость материалов, а это влияет на остаточную стоимость основного средства. Как правило ИТ и АХО точно не знают цену и название той или иной запчасти, да и в принципе не дают бухгалтерии информацию о проведении замены комплектующих.
И если расходы по ремонту и замене деталей системно списывать в «прочие» без детализации, учёт, формально, станет проще. Но при этом не отображается реальная модернизация и остаточная стоимость ОС. Следовательно, не виден фактический жизненный цикл актива, искажается экономика владения, снижается качество планирования закупок комплектующих. Наш проектный опыт показывает, что сначала нужно моделировать влияние таких операций на уровне одного типового актива. Например, ноутбука. И уже после — масштабировать расчёт на весь парк. Казалось бы, процесс модернизации — это ремонтные работы, однако, он влияет и на регламентированный учёт, и на управленческий.
Евгения:
Таня, давай резюмируем. С чего начинать компании, если она хочет выстроить такой контур?
Татьяна:
Начинать всегда на 100% нужно с диагностики текущей ситуации: собрать процессы, взаимодействие систем, регламенты, роли и проблемные точки. Затем описать цели и задачи проекта. А что касаемо имущества — выстроить бизнес-процессы по следующим блокам: потребность — закупка — приёмка — маркировка — выдача/возврат — перемещение — инвентаризация — сервис — ну, и списание. Утвердить классификатор имущества, обязательные атрибуты, правила партийного учёта. Закрепить регламенты по каждому сценарию. Решить, что делаем в основной системе, что — в обособленном контуре. Подобрать метки, проверить считывание на реальных объектах. Запустить пилот на ограниченном контуре, исправить ошибки — и только потом масштабировать. И постоянно контролировать качество: актуальность учёта, полнота карточек, расхождения по инвентаризации и повторные закупки.
Евгения:
Мне кажется, это подходит больше для крупных компаний. А для малого пока ещё и среднего бизнеса есть решение?
Татьяна:
Базовый минимум для всех одинаковый — переход с бумажных ведомостей на учёт с ТСД.
Евгения:
То есть не обязательно сразу внедрять ERP-контур — можно начать с одного терминала? А смартфон подойдёт? Хотя бы на начальных порах?
Татьяна:
В зависимости от задачи не всегда нужен ERP-контур. Для компании с 500 единицами имущества ТСД или смартфон — это точка входа в автоматизацию, но у смартфона есть нюансы, которые нужно обсуждать. Если объём маленький, те же самые 500 единиц, один сотрудник за день-два вполне управится с инвентаризацией ОС. При этом, не будет ошибок при переносе данных в 1С и опечаток в инвентарных номерах.
Евгения:
Так подготовка-то всё равно потребует времени, какой-то адаптации?
Татьяна:
Да, конечно, но намного меньше, чем нужно крупным игрокам. Банально — за счёт объёмов.
Евгения:
Слушай, ты прямо дорожную карту проекта сейчас расписала. Обязательно нужно показать наглядную инфографику на совместном вебинаре Клеверенса и «ВИАНТа».
Татьяна:
Мы точно покажем наши уже реализованные проекты. Заложили в программу несколько важных пунктов. Например, как привести в порядок карточку имущества, прописать регламент маркировки или настроить возврат при увольнении.
Евгения:
Таня, спасибо за подробные и содержательные ответы! В заключении хотела бы пригласить наших читателей на вебинар, посвящённый учёту имущества.
Если вы главный бухгалтер, руководитель или директор компании и хотите, чтобы учёт имущества стал прозрачным и управляемым — приходите. Разберём вашу ситуацию и ответим на вопросы. Как видите, мои коллеги из «ВИАНТа» разбираются в этой теме и знают, о чём говорят.
До встречи!
ссылка на оригинал статьи https://habr.com/ru/articles/1023140/