Ищем бесплатную альтернативу Телеграм и WhatsApp*. Тестим мессенджер в Битрикс24 в издательстве настольных игр

С проблемой блокировок и ограничений в последние месяцы столкнулись, наверное, все. Даже там, где ранее, казалось бы, всё работало, начали вылезать различные замедления, отключения или подавления. Я хотел бы на личном опыте рассказать, как я пытаюсь решить проблему общения с командой и почему мне придется уходить на другие решения с Телеграм. Заодно расскажу, как вообще происходит общение, какие «фичи» я жду от такой платформы и почему хорошо бы наконец собрать всё в одном месте. Личный опыт — это наше семейное маленькое издательство «СИМПЛРОБОТ».

Что для нас «общение»? С одной стороны, нам нужно общаться в рамках B2C. У нас уже есть (хоть пока и немного) корпоративные клиенты, мы беремся за разработку настольных и бизнес-игр, и у нас есть оптовые поставки покупателям и партнерам. И тут основным каналом до недавнего времени был Телеграм. Почему «до недавнего»? Потому что в нашем регионе он толком перестал работать даже с запрещенным трехбуквенным решением.

С другой стороны, нам нужен «уютный чатик-форум» для общения с простыми покупателями, которые хотят узнать про свои заказы или проконсультироваться по нашим настольным играм. В то же время где-то надо отражать информацию по краудфандингу и предзаказам, вести учет клиентов и записывать полезную информацию и пояснения по каждому.

Что мы имеем в текущий момент? Если честно, то «сборную солянку». Сейчас это микс из Гугл Диска/Яндекс Диска, Тильды, каналов в Телеграм и Max, сообщества в ВК и Дзен + почта + обычные таблички в Excel + Word и просто папки на диске рабочего компьютера. А еще есть авторы настольных игр, сторонние работники.

Поэтому захотелось найти решение, объединяющее всё в одном. Нужно было что-то, объединяющее корпоративный мессенджер с возможностями остальных приложений и охватом всех наших клиентов.

В любом случае настал момент, когда нужно наводить порядок в работе с ИП и юрлицами по проектам и общению. И выбор пал, как ни странно, на Битрикс24.

Почему он? А другого «комбайна», который позволял бы развернуться онлайн, при этом российское решение, которое будет доступно при блокировках или ограничении зарубежного трафика, просто нет. Да, есть opensource-решения, но они тоже не идеальны, плюс многие из них достаточно прожорливы к аппаратным требованиям сервера.

Начинаем

Нам нужны каналы и общение, – идем, конечно же, в Мессенджер. Здесь по умолчанию сделан «поток» вашей компании, то есть есть новости и общий чат. Потыкавшись в значки, находим, что мы можем создать в этом разделе. Сразу пробуем возможности местного ИИ и спрашиваем у агента Марты AI, что вообще доступно из изображенного на скрине в выпадающем списке на нашем тарифе.

Получаем ответ, что в разделе «Мессенджер» на тарифе, который нам дают по умолчанию, в Битрикс24 доступны следующие функции:

• Личные и групповые чаты для общения с коллегами

• Обмен файлами и изображениями

• Создание задач и встреч прямо из переписки

• Поиск по переписке и быстрый доступ к нужной информации

• Уведомления о новых сообщениях

• Каналы и коллабы для командной работы

• Чаты с BitrixGPT (AI-ассистент)

• Видеоконференции и видеозвонки

Заодно видим, что есть мобильное приложение Битрикс24. 

Быстро пробежавшись по интеграциям нашли еще одну полезную штуку: возможность миграции чатов телеграма в Битрикс. Я попробовал эту «штуку» на одном из архивных чатов и убедился, что она работает.

В будущем, если мне понадобится что-то серьезней, можно будет подумать о смене тарифа, но для моих задач бесплатного более чем достаточно.

В дальнейшем советую пользоваться встроенным ИИ-помощником, чтобы не рыться в документации. В большинстве случаев по нахождению тех или иных настроек помог мне именно он.

Закрытые и открытые каналы

Моей следующей задачей было попробовать создать пространство для общения: аналог закрытых каналов Телеграм для работы с постоянными партнерами, авторами, дизайнерами и т.п. В Мессенджере из подходящего нам доступны групповые чаты.

Создаем закрытый тестовый чат «Проект Сон Менделеева». Начинаем разбираться, как пригласить туда народ. Закрытые каналы недоступны извне, и в них можно пригласить только сотрудников компании. Смотрим наш тариф и видим, что мы можем бесплатно приглашать неограниченное число сотрудников.

Идея возникла следующая: все, кто нам нужен: коллеги по работе над играми, партнеры, просто регистрируются в нашей компании как сотрудники. В нужные закрытые чаты я их буду добавлять вручную.

Пригласить будущих «сотрудников» можно несколькими способами: по ссылке, электронной почте, смс или завести вручную. Делается это через кнопку «Пригласить» в правом верхнем углу.

Зайдя туда, вы увидите также интересную вещь, а именно кнопку «Структура». А вот тут вы можете разграничить всех ваших «сотрудников» на несколько потоков (точнее, отделов). В моем случае я пока сделал их два: покупатели (корпоративные) и авторы. Но в дальнейшем можно добавить и больше, выстроив нужную вам структуру.

Коллабы и подключение внешних участников к мессенджеру

Для общения с покупателями корпоративный мессенджер нам не подойдет. Здесь, кончено, лучше использовать CRM, тогда будет видно историю общения с клиентом, при этом не важно в каком мессенджере он к нам обратился, все обращения собираются в одной карточке. Но это уже другая история. 

Расскажу про еще один способ добавления внешних участников к себе в Битрикс — Коллабы. Это такое отдельное пространство для совместной работы со сторонними командами, подрядчиками и клиентами (если у вас например продажа услуг, сервисное обслуживание или ведение клиентов). В одной коллабе объединяются чат, задачи, календарь, файлы и подписание документов. Это позволяет вести проекты с внешними участниками, не смешивая их с внутренними рабочими процессами компании. 

Создаём новую Коллабу (в моем случае это «Общий чат Симплробот») и выставляем права, чтобы изменять и приглашать гостей мог только владелец. 

После этого даем партнерам доступ к ней также по ссылке.

Приглашенные участники видят только тех сотрудников, которые тоже состоят в чате одной выбранной коллабы. Причем добавлять можно по ссылке пользователей в разные коллабы, разграничивая общение.

Небольшой совет: если коллаба не появляется у приглашенного, то просто добавьте его через e-mail.

Что еще?

Из полезного функционала, который нам доступен, мне лично при работе издательства нужны будут такие функции:

Создание задач и встреч прямо из переписки. 

Очень удобная вещь по разбиению работы на подэтапы. Все задачи после можно найти через верхнее меню Чат Задач или в боковом меню конкретного чата или коллабы.

Каждая задача имеет свой отдельный чат, не засоряющий общий чат проекта. Параллельно можно обсуждать несколько задач.

Обмен файлами и изображениями

К любому чату или коллабе можно прикрепить нужные файлы и картинки как с вашего компьютера/смартфона, так и загруженные на внутренний диск Битрикс24. Основной профит — не нужно задаваться вопросом сохранения файлов на внешних облачных сервисах и решать вопросы доступа к ним или обновлением ссылок для новых версий.

Встречи

Также могут быть назначены как в общих чатах/коллабах, так и для отдельных задач. Главное не забудьте включить Календарь в настройках. По функционалу тут все привычно и знакомо пользователям календарей от Google или Яндекса.

В общем таймлайне при этом отображаются не только назначенные встречи, но и время отведенное для задач.

Видеоконференции и видеозвонки

Не «отходя от кассы» можно устроить аудио или видео созвон. Причем сделать это как в чате, так и в коллабе или в чате задачи. Доступны функции: чат внутри созвона, демонстрация сразу нескольких экранов, модерация участников, “поднять руку”. Сразу же решается проблема, что у кого-то не работает Zoom, а у других не подключается какой-то еще сервис.

После созвона можно получить краткие итоги и анализ с помощью встроенной нейросети.

Нейросеть BitrixGPT

Мне лично она очень помогла разобраться с функционалом и найти нужные функции. Поэтому не стесняемся спрашивать Агента Марту если что-то не получается или не можете найти.

С подпиской маркет плюс BitrixGPT открывается еще много возможностей ИИ. Например, расшифровывать голосовые сообщения и даже определять эмоции. Или ставить задачи на основе аудиосообщений. В общении с клиентами нейросеть анализирует вашу базу и подсказывает что и какому клиенту стоит предложить. 

Мобильный доступ

Следующий вопрос: как получать доступ к общению? Тут есть два варианта: веб-портал или мобильное/десктопное приложение. Есть как отдельное приложение для Windows и Mac, так и как мобильное для iOS и Android.

Для общения  можно установить мобильное приложение, залогиниться и иметь постоянную связь с нами.

Плюс такого решения — ничего лишнего. Только доступные чаты и никакой дополнительной информации, отвлекающей от переписки.

Что еще я забыл?

Уже в процессе настраивания возникла мысль, а почему у меня везде в названиях «Битрикс24» и странный домен? Полазив по настройкам, я нашел, что это всё также можно изменить:

На тарифе по умолчанию вы можете задать название вашей компании, а также свой адрес на домене bitrix24.ru. А на более продвинутых тарифах можно прикрепить свой логотип или подключить свой домен. Также на них можно задать свое оформление портала.

Далее необходимо зайти в Настройки и настроить нужный уровень прав публикаций и редактирования для ваших пользователей.

Минусы и плюсы

После настройки, немного поработав, я сделал для себя определенные выводы. Основной: все работает! Но надо понимать, что это не инструмент на полную замену того же «Телеграма» как публичной социальной платформы, а именно инструмент для корпоративного общения, особенно внутри компании. Но у нас маленькое издательство и наша «компания» — это все кто нам помогает в создании и издании настольных игр.

Я уже перенес общение по новому проекту настольной игры (по секрету, это будет кубиковая версия нашей химической игры «Сон Менделеева» в «Битрикс24» в отдельный закрытый канал, и есть первые авторы, которые пишут в наши чаты-коллабы. Попробую поработать, но уже ясно, что для наших проектов по играм (сторонним и своим) использование «Битрикс» гораздо удобнее, чем множество разрозненных личных и групповых чатов в «Телеграме» и «ВКонтакте» и сохранение всего в облачных и локальных документах и таблицах. Особенно в свете блокировок.

Хочется также высказать пожелания к разработчикам и новым версиям продукта:

1. Очень не хватает возможности блокировать Видеозвонки в группах и каналах, где много участников. Хотелось бы иметь возможность отключить эту фичу вообще или хотя бы в совместной работе для гостей. 

2. Не хватает новостных каналов, смотрящих наружу для всех. Такая возможность позволила бы создавать аналоги новостных лент, которые могли бы видеть и клиенты и партнеры. Например, привязать внутренний канал к сайту. Ты пишешь у себя в битриксе, а новость публикуется в ленте на сайте или во внешнем мессенджере.

Поэтому мой вердикт: перенести рабочие чаты и общение с вашими клиентами или заказчиками можно, и это будет отлично. И я точно уже буду использовать Битрикс24 для нужд нашего семейного издательства. 

Нужны ли вам остальные возможности продукта, решать вам. Для меня пока хватило и возможностей по умолчанию. Но если я захочу расшириться и масштабироваться, то у меня будет уже готовое решение под рукой.

* Деятельность компании Meta (социальные сети Facebook и Instagram и мессенджер WhatsApp) запрещена на территории Российской Федерации как экстремистская.