В условиях глобальной неопределенности финансовое планирование и бюджетирование перестает быть ритуалом подготовки отчетов – сегодня это живой процесс, который определяет жизнеспособность компании, развивая базовые подходы в комплексную систему интегрированного планирования.
Бюджетирование – очень важная, интересная и нетривиальная задача, которую в современном мире принято решать при помощи автоматизации. Если еще 5 лет назад в системе бюджетирования видели инструмент консолидации и план-факт анализа, то сегодня это комплексная высокотехнологична модель бизнеса.
В этой статье мы поговорим о том, как сама природа процесса бюджетирования влияет на задачи автоматизации и критерии подбора ИТ-системы для решения этих задач.
Резюме
К сожалению, статья длинная.
Поэтому для заинтересованных читателей, ограниченных во времени, сразу приведу свой личный рейтинг топ-10 требований к ИТ-системе бюджетирования.
№ 1. Мощный расчетный движок. В бюджетировании надо много считать. Чаще всего (не всегда), расчеты несложные, но их много. И если опуститься на уровень производственных процессов и «прикрутить» расчет бюджетных показателей непосредственно к ним (не только на драйверах, а со всеми сложными зависимостями и (о ужас) циклами), то расчёт становится небанальным.
№ 2. Работа с большими данными. Да, это нужно не всем компаниям. Многие до сих пор управляют бюджетами на относительно верхнем уровне (несколько сотен статей). Но для многих компаний это требование критично: например, для крупного бизнеса со сложными процессами, а также для компаний FMCG/Retail, где в расчетной модели могут быть сотни миллионов расчётных ячеек.
№ 3. Гибкая настройка методологии в режиме no-code. Не секрет, что методология бюджетирования меняется как погода. Это скорее хорошо (компания отзывается на изменения в процессах и внешней среде), чем плохо (если бы компания игнорировала неустойчивую, но настойчивую реальность). Очень некомфортно, когда такие изменения необходимо программировать в системе. Позволю себе покосплеить великого русского Льва, и добавлю к выражению «Если можешь не писать – не пиши»… слово «КОД». Это долго, дорого и главное – непрозрачно. Напомню, что прозрачность – один из базовых принципов бюджетирования.
№ 4. Excel-подобие. Как ни крути, большинство расчётных экспериментов мы проводили и проводим в Excel. Всё понятно, всё привычно – неубиваемый инструмент. Всё хорошее, что есть в Excel, просто обязана наследовать современная система бюджетирования: понятные формулы, расшифровка расчётов, Ctrl+C – Ctrl+V и т.д. и т.п.
№ 5. Аналитика. Здесь не про BI и дашборды. На этапе формирования планов бюджетирование подразумевает глубокую работу со сценариями – иногда с сотнями сценариев, их надо сравнивать по многим критериям. На этапе мониторинга и управления критически важны план-факт и факторный анализ. Никак в современных условиях и без анализа «что если», т.к. что-то такое «если» случается в нашем мире почти каждый день.
№ 6. Конструктор отчётов. С чего бы ни начинался процесс бюджетирования, заканчивается он отчетами – стандартными и нестандартными. Важно, чтобы в системе можно было гибко настраивать отчеты, выгружать их в разных форматах, совместно просматривать и редактировать, отправлять по почте и т.д.
№ 7. Разнообразная визуализация. Не отчётами едиными живо бюджетирование. В процессе, как правило, участвуют почти все подразделения компании. Логистам удобно считать расходы на основе расстояний – им поможет карта с маршрутами. Производственники мыслят заводами, цехами, бригадами и сменами – им нужны календарные графики, схемы, а ещё лучше цифровые двойники производственных объектов и процессов. Удобные таблицы, графики, диаграммы, индикаторы, виджеты и прочее – это уж просто must have. И чтоб настраивать под себя можно было.
№ 8. Встроенный BPMS. В бюджетном процессе много участников, процессы итеративного создания и затем согласования бюджетов часто витиеваты и к тому же могут меняться в зависимости от изменений в методологии, процессах или просто орг. структуре компании. Поэтому без исполняемых процессов в системе будет грустно. Еще пару лет назад наличие инструментов BPMS было неочевидным требованием для систем планирования, а сегодня лучшие российские системы бюджетирования разрабатывают BPMS-апгрейды – и это здорово.
№ 9. Продвинутые инструменты интеграции. Система бюджетирования часто забирает драйверы у производственных систем, подтягивает факт из учётных систем, синхронизирует справочники с мастер-системой НСИ, передает данные в BI и т.д. Потоков много, изменения также возможны частые – нужен удобный конструктор интеграций.
№ 10. Комфортная совместная работа. Многочисленные участники процесса бюджетирования должны удобно «разместиться» в едином «пространстве знаний». Они должны «видеть и чувствовать» друг друга, при этом не вторгаясь в личное цифровое пространство партнёра по бюджетированию. Кажется, получилось немного романтично, но думаю нет ничего плохого в том, чтобы процесс бюджетирования доставлял удовольствие всем участникам.
А какие требования выделите вы? Приглашаю спорить и предлагать в комментариях!
Далее следует скучная часть, представляющая мои размышления на тему – о том, как цели, принципы, методики, виды бюджетов и этапы процесса бюджетирования влияют на требования к ИТ-системе.
Как появилась идея статьи
Недавно коллеги попросили меня написать статью-ликбез по бюджетированию. В рамках опыта в управленческом консультировании пришлось реализовать несколько проектов по внедрению систем бюджетирования, анализа и учёта – поэтому вспомнить было приятно.
Вот ссылка на этот материал. В нём очень кратко о том:
-
что такое бюджетирование – простым словами;
-
каковы его цели;
-
основные методики бюджетирования;
-
принципы бюджетирования;
-
основные виды бюджетов;
-
этапы процесса составления бюджета;
-
тренды развития финансового планирования и бюджетирования.
Дописав мини-статью, я, как человек, непосредственно связанный с ИТ последние 19 лет, подумала о следующем: если есть цели, методики, принципы… то должны быть и требования к цифровой системе, которая будет всё это воплощать.
Ниже приведены результаты идентификации требований к ИТ-системе бюджетирования, основанные на её элементах и свойствах.
Требования к ИТ-системе, сформированные на основе целей бюджетирования
|
Цели бюджетирования |
Требования к ИТ-системе |
|
Планирование финансовых ресурсов |
— Поддержка расчета CF прямым и косвенным методами — Цветовая индикация кассовых разрывов — Расчет ВГО |
|
Контроль исполнения планов доходов и расходов |
— Поддержка план-факт и факторного анализа — Гибкая интеграция с учетными системами |
|
Мотивация исполнителей через финансовые КПЭ |
— Поддержка расчета КПЭ по компании и сотрудникам — Поддержка расчета бонусов на основе КПЭ |
|
Эффективное управление операционными ресурсами |
— Поддержка нормативно-драйверного подхода — Синхронный расчет производственных и логистических показателей, интегрированный с экономической моделью бюджетирования (гибкий мощный расчетный движок, работа с большими данными) — Гибкая интеграция со смежными системами — Поддержка план-факт и факторного анализа — Гибкие настройки дополнительных аналитических возможностей (например, сравнение нормативов по подобным производственным площадкам и др.) |
|
Эффективное управление инвестициями |
— Поддержка полного цикла управления инвестиционными проектами (от идеи до мониторинга исполнения и эффектов) — Средства многокритериального ранжирования проектов, учета их взаимного влияния и приоритизации — Наличие оптимизатора — Инструменты цифрового представления основных бизнес-процессов компании, через которые оцениваются инвестиционные проекты |
|
Проактивное управление рисками |
— Поддержка описания и оцифровки рисков (вероятность, ущерб) — Описание и согласование антирисковых мероприятий — Поддержка работы экспертов по оценке рисков и эффектов от антирисковых мероприятий |
|
Поддержка принятия управленческих решений |
— Наличие возможностей DSS систем в системе бюджетирования — Визуальные инструменты (например, дерево принятия решений) — Среда совместной работы — Встроенные BPMS движок |
Требования к ИТ-системе, сформированные на основе базовых методик бюджетирования
|
Методики бюджетирования |
Требования к ИТ-системе |
|
Традиционное бюджетирование |
— Копирование сценариев — Ручные корректировки — Excel-подобие и простая интеграция с Excel — Гибкая интеграция с учетными системами |
|
Бюджетирование с нуля (ZBB) |
— Мощная среда совместной работы — Инструменты коммуникации внутри системы — Сценарный анализ |
|
Нормативно-драйверное планирование |
— Поддержка нормативно-драйверного подхода — Синхронный расчет производственных и логистических показателей, интегрированный с экономической моделью бюджетирования (гибкий мощный расчетный движок, работа с большими данными) — Гибкая интеграция со смежными системами — Поддержка план-факт и факторного анализа — Гибкие настройки дополнительных аналитических возможностей (например, сравнение нормативов по подобным производственным площадкам и др.) |
Требования к ИТ-системе, сформированные на основе принципов бюджетирования
|
Принципы формирования бюджета |
Требования к ИТ-системе |
|
Полнота |
— Гибкая настройка методологии в режиме no-code — Встроенные инструменты управления данными — Аналитические инструменты |
|
Реалистичность |
— Гибкая настройка методологии в режиме no-code — Имитационное моделирование — Инструменты экспертизы |
|
Прозрачность |
— Возможность дать пользователю полное представление о том, как рассчитан каждый показатель в системе (Excel-подобие) — Визуализация метамодели системы бюджетирования, объясняющая логику связей между показателями |
|
Эффективность |
— Поддержка сложных вычислительных моделей, точно описывающих логику бизнес-процессов компании — Работа с большими данными — Аналитические инструменты |
|
Целесообразность |
— Возможность оценить экономический эффект от ИТ-решения — Совокупная стоимость владения ИТ-решением |
|
Вовлеченность |
— Среда совместной работы — Встроенные BPMS движок — Инструменты визуализации и оцифровки финансовой структуры (схема ЦФО) — Инструменты визуализации для разных подразделений (карты, схемы, виджеты и пр.) — Поддержка расчета КПЭ по компании и сотрудникам |
Требования к ИТ-системе, сформированные на основе видов бюджетов
|
Виды бюджетов |
Требования к ИТ-системе |
|
Операционный |
— Поддержка нормативно-драйверного подхода — Поддержка формирования стандартных отчетов: PL, CF, BS и других — Поддержка отображения и управления финансовой структурой (структурой ЦФО) — Поддержка консолидации бюджетов ЦФО — Поддержка распределения расходов по заданной методологии (отражение любой методологии, принятой в компании) — Расчет ВГО |
|
Инвестиционный |
— Поддержка полного цикла управления инвестиционными проектами (от идеи до мониторинга исполнения и эффектов) — Средства многокритериального ранжирования проектов, учета их взаимного влияния и приоритизации — Наличие оптимизатора — Инструменты цифрового представления основных бизнес-процессов компании, через которые оцениваются инвестиционные проекты |
|
Финансовый |
— Поддержка расчета CF прямым и косвенным методами — Цветовая индикация кассовых разрывов — Расчет ВГО |
|
Стратегический план |
— Поддержка интерактивных инструментов управления стратегией: BSC, SWOT-анализ, карты памяти, диаграммы принятия решений и т.д. — Поддержка бесшовной трансляции данных из операционных и инвестиционных планов — Поддержка экспертного сообщества — Поддержка комментариев к сценариям и отдельным элементам планов |
|
Бизнес-план |
— Все те же требования, что для операционного, инвестиционного и финансового бюджетов — Гибкая интеграция с учетными системами |
|
Оперативный план |
— Поддержка детальных временных периодов: декада, неделя, день, настраиваемы пользовательские периоды — Бесшовное перетекание данных между периодами — Поддержка выдачи задач и поручений, а также мониторинга их исполнения — Гибкая интеграция с системами планирования производства и логистики — Работа с большими данными — Гибкая интеграция с учетными системами — Предиктивная аналитика (подсветка показателей, которые рискуют нарушить плановые значения) |
Требования к ИТ-системе, сформированные на основе особенностей процесса бюджетирования
Из перечисленных этапов бюджетного процесса следуют дополнительные критически важные требования к ИТ-системе бюджетирования.
Возможность гибкого и быстрого изменения методологии расчетов. В процессе формирования и итеративного согласования бюджета может возникнуть – и постоянно возникает в реальной жизни – потребности расширить существующую методику или дополнить ее детализацией по отдельным статьям расходов. Если в системе не предусмотрена гибкая no-code настройка модели данных и расчётных формул, то это может либо остановить бюджетный процесс, либо существенно снизить его качество.
Возможности гибкой настройки ролевой модели. Много участников процесса – много ролей. При любом изменении в структуре предприятия, штатном расписании или методологии состав ролей может измениться. В системе должна быть возможность моментально перестроить ролевую модель, отражающие эти изменения.
Комфортная среда совместной работы. Также связана с большим количеством участников процесса бюджетирования. Если несколько человек параллельно работают с одной таблицей, то система должна подсвечивать все статусы и изменения онлайн, чтобы пользователь мог буквально чувствовать их «на кончиках пальцев» – видеть, что ячейка редактируется другим пользователей (закрыта для редактирования), видеть изменения, внесенные только что другим пользователем (подсветка) и так далее.
Гибкая настройка уведомлений внутри системы и по электронной почте. Эта возможность необходима для ускорения процессов согласования.
Гибкая реализация и настройка автоматизированных бизнес-процессов (BPMS). После настройки ролевой модели настраиваются процессы согласования. Ролевая модель изменилась – необходимо сразу изменить процесс. Поэтому без BPMS движка немыслима современная система финансового планирования и бюджетирования.
Продвинутые механизмы интеграции. Система бюджетирования не существует сама по себе, а работает в связке с системами производственного планирования, планирования закупок и поставок, учётными системами компании и т.д. Любое изменение в структуре статей расходов или других справочниках потребует перестройки интеграций. Поэтому интеграции должны настраиваться в режиме конструктора – просто и быстро.
Продвинутая визуализация процессов. Система должна быть понятна не только финансистам, ориентирующимся в таблицах, как рыба в воде, но и производственникам, и логистам, и специалистам по управлению оборудованием, и всем остальным участникам бюджетного процесса. И потому должна содержать удобные для всех участников визуальные инструменты.
Возможности сценарного, план-факт и факторного анализа. Итеративный процесс бюджетирования подразумевает сравнение сценариев. На этапе мониторинга исполнения плана необходимы возможности не только простейшего план-факт анализа, но и факторного анализа отклонений по ключевым (наиболее весомым) статьям. Результаты факторного анализа позволят откалибровать нормативы и повысить эффективность всей системы.
Вывод
Современная ИТ-система бюджетирования должна соответствовать очень широкому спектру требований, которые вы найдете в этой статье и, надеюсь, дополните сами.
Зоя Таранченко
Директор по развитию Knowledge Space
ссылка на оригинал статьи https://habr.com/ru/articles/1028406/