Автоматизация проектных продаж и закупок: внедрение on-prem BPMS на Linux и PostgreSQL

Чтобы подготовить КП по сложному инженерному проекту, одного менеджера недостаточно. Нужно собрать расчёты от нескольких специалистов, а после согласования решения проверить наличие сотен позиций на складе и докупить недостающее. Когда это ведут в разных системах, растёт доля ручных операций и риск ошибок. Рассказываем, как собрали единый цифровой контур для управления сложными продажами и закупками в on-prem BPMS на Linux и PostgreSQL.

Предпосылки: разрозненные данные и ручной контроль процессов

• Данные по контрагентам, номенклатуре, заявкам и документам приходилось искать и сопоставлять в разных местах. Сотрудники инжиниринговой компании «Делетрон» отдельно работали в 1С, Контур.Фокусе и Диадоке, а часть данных переносили вручную.

• Из-за отсутствия единого контура за сроками приходилось следить вручную, а зоны ответственности между участниками процесса были размыты.

• Прежняя платформа ограничивала развитие процессов, которые компания планировала оцифровать. Например, на её базе не получилось бы выстроить кадровый электронный документооборот.

• Дополнительным аргументом стала остановка поддержки on-premises-решения, которым компания пользовалась несколько лет.

Чтобы убрать эти ограничения, нужна была система, которая объединит сложные продажи, закупки и документооборот + совместима с Linux и PostgreSQL + интегрируется с 1С, Контур.Фокусом и Диадоком + позволит настраивать и дорабатывать процессы своими силами.

Техническая реализация

Поддержкой и развитием системы в компании занимается один специалист, который прошёл обучение у вендора. Базовые настройки он закрывает самостоятельно, а по сложным вопросам обращается к вендору.

Карточка контрагента

В BPMS собрали карточку контрагента. В ней хранятся контакты, реквизиты, параметры финансовой благонадёжности, связанные документы, переписка и результаты звонков.

Данные актуализируются через 1С и Контур.Фокус. Сотруднику не нужно отдельно искать реквизиты, проверять компанию во внешнем сервисе и вручную сопоставлять эти данные с документами по проекту.

Подготовка ТКП

После встречи с клиентом менеджер запускает подготовку технико-коммерческого предложения. Над ним работают несколько специалистов: каждый отвечает за свой раздел расчёта.

По каждому расчёту в BPMS фиксируются ответственный и срок. Когда все разделы готовы, формируется PDF-файл с КП. Менеджер видит статус подготовки в системе и не собирает ответы по письмам.

Обработка спецификации

После согласования ТКП команда работает со спецификацией. В заявке можно выбрать конкретные артикулы из справочника или указать общее наименование. Во втором случае склад подбирает подходящие позиции из наличия.

Номенклатура доступна в системе за счёт интеграции с 1С. При этом спецификация синхронизирована с Excel-файлом: часть сотрудников продолжает работать в привычной таблице, а часть — в BPMS.

Работа склада и закупщика

На следующем этапе подключается склад. Сотрудники проверяют позиции из спецификации и резервируют то, что есть в наличии. Всё, чего не хватает, попадает в отдельный список.

Закупщик работает не со всей заявкой, а только с дефицитными позициями. По ним он подбирает аналог из номенклатуры или размещает заказ поставщику.

спецификация

 ↓

проверка складом

 ↓

позиции в наличии → резерв, дефицитные позиции → закупка

 ↓

заказ поставщику

Согласование по составу заявки

Согласование заявки проходит по заранее определённым маршрутам. Не все позиции идут одинаково: для отдельных строк предусмотрено дополнительное согласование с отделом строительства и установки.

В ходе согласования автоматически формируется реестр с должностями, комментариями и датами. Если процесс затягивается, ответственный получает уведомление.

Работа с входящими документами

Настроили интеграцию с Контур.Диадоком: входящие УПД автоматически загружаются в BPMS, а ответственный сотрудник получает уведомление.

Дальше документы обрабатываются по-разному. Формализованные документы система распознаёт и связывает с нужным счётом, договором и заявкой. Неформализованные документы сотрудник привязывает вручную за несколько кликов.

Результат

От разрозненных программ компания перешла к единому интерфейсу. В одном месте собраны актуальные данные, история согласований, комментарии и коммуникации. То есть всё, что необходимо сотруднику для выполнения своих задач.

Также система взяла на себя контроль сроков и напоминания ответственным. Руководителям больше не нужно вручную отслеживать каждый процесс. Они могут в любой момент зайти и увидеть актуальный статус, найти ответственного.

Согласование тысяч позиций в заявке — задача непростая. Специалисту по закупкам приходилось вручную отслеживать, что уже одобрено или отклонено, чтобы в итоге собрать всё необходимое оборудование для объекта. При этом процесс редко завершается за один раунд: часть позиций согласовывается, остальные уходят на следующий круг. Параллельно требуется контролировать каждого из согласователей, чтобы никто не нарушал сроки. Это был наш гордиев узел, который всё-таки надо было разрубить.

Часть потенциальных подрядчиков на этапе выбора системы прямо говорила, что автоматизация такого процесса им недоступна. Пока что продолжаем отлаживать этот процесс в «Первой Форме», но уже сейчас можно сказать, что возможности этой BPM-системы соответствуют потребностям нашей компании.

Евгений Золотарев
Директор ООО «Делетрон»

Сейчас в системе работают 50 сотрудников, задействованных в оцифрованных процессах. Следующим шагом будет охватить весь штат компании, 150 человек, запустить кадровый электронный документооборот и корпоративный портал с доступом к полезным сервисам и личному кабинету.