Как я перестала держать дедлайны на ручном контроле

Привет! Я Вера, менеджер по продукту.

Мне надоело узнавать о проблемах со сроками в момент, когда их уже надо срочно тушить. Поэтому я собрала план контроля дедлайнов: без ежедневного обхода команды, ручных напоминаний и ощущения, что проект держится только на руководителе.

Принципы подойдут для проектов в любой сфере, а конкретную реализацию покажу на примере системы управления проектами YouGile.

1. Проверьте, насколько реалистичны сроки проекта

Сроки часто ставят от даты, к которой «нужно успеть», а не от объёма работ и этапов. Буферы на согласования, правки и зависимости не закладываются. В итоге такой амбициозный план не выдерживает: начинаются переносы, срываются договорённости, команда работает на износ.

Поэтому я использую обратное планирование: раскладываю проект от финальной даты и смотрю на крупные этапы, без лишней детализации.

Обычно делаю это на диаграмме Ганта или таймлайне в таск-трекере. Так сразу видно, где этапы стоят слишком плотно.

После этого план часто приходится пересобирать, и в идеальной картине такие вещи лучше делать до запуска проекта.

2. Поставьте дедлайны на все задачи

Базовое правило: у задачи либо есть дедлайн, либо это не задача.

При этом не всё нужно загонять в жёсткие сроки — мелкие вещи можно не фиксировать, чтобы не создавать дополнительный стресс. Но всё, что двигает проект, должно быть привязано к дате.

Я зашиваю это в процесс в таск-трекере: делаю дедлайн обязательным при создании задачи. 

А ещё использую шаблоны для повторяющихся задач. Например, для тестирования сразу задан срок — 2 дня. При заведении задачи он подставляется автоматически, и команде не нужно каждый раз следить за этим.

3. Сделайте так, чтобы команда видела свои дедлайны

Дедлайны бесполезны, если они лежат в переписках и файлах, которые никто не открывает. Люди работают по входящим запросам, не приоритизируя задачи, а руководителю приходится постоянно подбивать сроки.

Чтобы команда работала автономно, дедлайны должны быть в одном месте и постоянно перед глазами. Это может быть таблица, закреплённый список в чате или доска в таск-трекере. Важно, чтобы человек сразу видел: если взять новую задачу, вот это сдвинется, ок это или нет.

Помимо самой доски, мы для этого используем два инструмента YouGile:

«Мои задачи» — личный список, где собраны все задачи человека с дедлайнами. По нему удобно понимать, что у тебя сейчас в работе и что горит в первую очередь.

Сводки — подборки задач по условиям. Например, можно вывести все задачи на эту неделю и видеть их в одной колонке на личной доске.

4. Следите за дедлайнами по проекту

Настройте систему мониторинга сроков: куда вы будете регулярно смотреть, чтобы понимать, когда что-то идёт не так или может пойти не так.

Я смотрю на два маркера.

1. Переносы дедлайнов — если сроки по задачам начали двигать, нужно быстро понять почему: не хватает людей, задача оказалась сложнее или всё зависло на согласовании.

2. Задачи с ближайшими сроками — это превентивная проверка. Я смотрю, что должно быть готово в ближайшие дни, и заранее проверяю, всё ли там нормально. Если нет — можно вмешаться и помочь с блокером, перераспределить нагрузку или пересобрать план.

Делать это можно, например, в той же таблице, которую вы собрали для команды. У нас это так же реализовано в таск-трекере. 

На доске я просто включаю фильтр по дедлайну — и у меня остаются только задачи, к примеру, на эту неделю. Это быстрая базовая проверка.

Плюс, у меня есть отдельная доска со сводками. Там я смотрю просроченные задачи, задачи с критическим приоритетом, а также слежу за загрузкой конкретных сотрудников. 

И отдельно я захожу в ленту событий — обычно раз в пару дней. Это список все действий по проекту. Там видно, если начали двигать дедлайны или по задаче идёт слишком много обсуждений, и нужно обратить на это внимание.

Показываю, как выглядит лента событий:

5. Усильте правила, если проект критичный

Есть проекты, где обычного контроля сроков уже недостаточно, например, когда просрочка напрямую стоит денег.

Здесь стоит задавать более жёсткие правила работы с дедлайнами — что можно делать с задачами, а что нельзя.

Это можно держать на уровне договорённостей и постоянного ручного контроля, например, когда кто-то регулярно проходит по задачам и следит за такими вещами. Но здесь, очевидно, есть человеческий фактор. 

У нас это зашито в правила автоматизации в таск-трекере. Система сама не даёт выполнить эти действия:

• Нельзя двигать задачу без дедлайна — пока срок не указан, её не получится передать дальше по процессу;

• Нельзя закрывать просроченные задачи — сначала нужно разобраться и обновить срок, и только потом закрывать;

• Нельзя менять сроки без согласования — руководитель должен отдельно это подтверждать. 

Я отдельно собрала подробную инструкцию, как настроить в YouGile всё, о чём писала в статье. 

Если хотите попробовать это у себя, можно взять любой текущий проект и собрать такую же логику. Система управления проектами YouGile доступна бесплатно и без ограничений для команд до 10 человек.