Совместная работа с документами без облаков — миф или реальность?

Вы на 1-м этаже, коллега на 5-м, а между вами — облако проблем.

Представьте ситуацию: крупная организация, строгие требования безопасности, интернет на рабочих местах ограничен или отсутствует. Вы сидите на первом этаже, ваш коллега — на пятом. Вам нужно срочно подготовить общий документ.

Казалось бы, вы в одной локальной сети, компьютеры видят друг друга — работайте! Но на практике вы упираетесь в «облако проблем»:

1.    Только в нашем облаке. Популярные офисные пакеты говорят: «Хотите совместное редактирование? Установите наше серверное ПО». И неважно, что оно стоит как крыло самолета и требует отдельного сервера.

2.    Зависимость от интернета. Большинство современных решений заточены под внешние облака (Google Docs, Office 365). Если Вы работаете в закрытом контуре (offline), эти функции для вас просто заблокированы.

3.    Дублирование инфраструктуры. Допустим, у вас в организации уже есть свое хранилище или настроенный файловый сервер. Чтобы получить «совместную работу», вам зачастую предлагают развернуть еще одно облако «от производителя» и перенести все файлы туда. Или устраивать танцы с бубном постоянно перебрасывая файлы с одного хранилища на другое.

В итоге простая задача превращается в инфраструктурный проект с закупкой лицензий, миграцией данных и головной болью для админов.

«Офис+ Стандартный»: совместное редактирование — это функция редактора, а не облака

Мы в ООО «ОФИС ПЛЮС» уверены: для того чтобы два и более человек могли править один текст или таблицу, не обязательно строить «цифровой завод» из серверов. Совместная работа должна быть встроенным инструментом самого редактора.

В «Офис+ Стандартный» мы пошли от обратного. Мы считаем, что совместная работа — это базовая функция редактора, а не привилегия владельцев дорогих облачных лицензий производителя офисного пакета.

Мы реализовали механизм, который позволяет работать вместе везде, как по локальной сети, так и в любом облаке по протоколу WebDAV. А это значит:

1.    Вообще без облака (режим «Сетевая папка»). Это самый мощный сценарий для офиса. У вас есть общий файл на обычном сетевом диске? Вы просто открываете файл и включаете функцию совместного редактирования, коллега открывает этот же файл со своего ПК, и всё. Программа сама подхватывает изменения и синхронизирует их. Это чистая работа в локальной сети (LAN) без посредников.

2.    В организации есть свое облако. Если вы всё же привыкли использовать облачные хранилища для документов, «Офис+ Стандартный» подключается к любому облаку по протоколу WebDAV. Вам не нужно переносить файлы в «специальное облако от производителя офиса» — работайте там, где вам удобно, будь то корпоративный сервер или личное хранилище.

3.    Экономия: забудьте о «налоге на воздух». Для совместной работы с документами или таблицами Вам не нужно покупать облако производителя офисного пакета, нести инфраструктурные затраты на технику и администрирование. Установил офисный пакет «Офис+ Стандартный» и все работает.

Как это выглядит на практике: курсоры, чат и синхронизация

Когда вы нажимаете кнопку «Совместное редактирование» в группе «Совместная работа» на вкладке «Рецензирование», интерфейс программы дополняется инструментами для командного взаимодействия:

·         Визуальный контроль. Вы сразу видите, кто еще открыл документ. Места, в которых работают ваши коллеги, помечаются именными цветными курсорами. Это позволяет не «сталкиваться» в одном абзаце и четко видеть прогресс работы в реальном времени.

·         Скорость обновления. Вам не нужно нажимать кнопку «Сохранить», чтобы увидеть правки соседа. Система автоматически синхронизирует изменения каждые 2 секунды. Это создает эффект «живого» присутствия, даже если коллеги находятся на разных этажах здания.

·         Встроенный чат. Чтобы не переключаться в мессенджеры и не тратить время на звонки, в «Офис+» встроен внутренний чат. Обсуждайте правки, вносите предложения и фиксируйте решения прямо внутри документа.

Вообще система сохранения документа, в режиме совместного редактирования, работает как «commit» в базе данных. Т.е. вы все можете отключиться от совместного редактирования и уйти на обед, сам файл документа будет оставаться первоначальным, а все изменения будут храниться в логе совместного редактирования до момента пока кто-нибудь не захочет его сохранить. После обеда или на следующий день вы подключаетесь и продолжаете работу с текущим состоянием документа.

Настройка за 1 минуту

Самое приятное для системного администратора — отсутствие сложной настройки.

·         Если работаете через облако: в окне настроек достаточно один раз прописать URL вашего WebDAV-ресурса, логин и пароль.

·         Если работаете по локальной сети: просто укажите коллеге сетевой путь к файлу документа и начинайте совместную правку документа.

Как открывается документ из сетевой папки коллеги, надеюсь показывать не обязательно.

Вывод

Совместная работа с документами в изолированной сети без внешних облаков — это не миф, а жесткое требование современных ИТ-реалий. Строить ради этого «цифровой завод» из тяжелого серверного ПО, ломать настроенную инфраструктуру и мигрировать терабайты данных — тупиковый путь, который порождает лишь новые уязвимости и админскую головную боль.

Совместное редактирование должно быть базовым свойством самого офисного пакета, а не дорогой надстройкой над ним. Именно по такому принципу мы создавали «Офис+ Стандартный». Перенос логики синхронизации непосредственно внутрь редактора позволяет сотрудникам с 1-го и 5-го этажей бесшовно работать в закрытом контуре, используя уже существующую инфраструктуру. Безопасность не должна душить рабочие процессы — она должна опираться на гибкие и автономные инструменты.

А как в ваших организациях решен вопрос совместной работы в изолированных сетях? Сталкивались ли вы с необходимостью разворачивать тяжелые локальные облака ради одной функции? Поделитесь своим опытом в комментариях.