Менеджеры тратили 500 часов в год на бесполезные задачи. Вот как мы это исправили

Топ-менеджеры ГК «Первый Трест» теперь уходят с работы на два часа раньше, компания экономит до 5–7 % оборота в год, а 50 000 задач по девяти жилым комплексам больше не теряются.

Застройщик из Уфы добился этого, заменив Excel и мессенджеры на коробочную версию системы управления проектами YouGile. 

Руководитель по внедрению автоматизации ГК «Первый Трест» Ирек Гиниятуллин рассказал, как команда своими силами внедрила YouGile, выстроила управление работой по девяти жилым комплексам и какие результаты получила.

О компании:

Как мы работали до YouGile

ГК «Первый Трест» — девелопер полного цикла. Работаем в Уфе, в нашем портфеле девять жилых комплексов и более 340 000 м² жилья. В штате около 700 сотрудников. В структуру холдинга входят департамент заказчика, генподрядчик, IT-блок, торговый дом и управляющая компания.

До перехода в систему управления проектами YouGile задачи фиксировали в Excel и мессенджерах. Это работало, пока команда была маленькой, но с ростом до 700 человек начались сложности.

• Пропал сквозной контроль. Департамент заказчика и генподрядчик работали в разных системах. Задачи ставили в чатах, но они не попадали в общий список. Из-за этого срывались сроки и возникали споры — понять реальный статус задачи было сложно.

• Усилилось ручное управление. Отчётность собирали вручную, а KPI часто оценивали «на словах», потому что в задачах не было истории действий и данных для объективной оценки.

• Появились риски утечки. Фото с объектов (техника безопасности, качество работ), документы юрдепартамента и финансовая отчётность хранились в облачных сервисах.

Проектный офис вёл графики в специализированном ПО, но обсуждение задач оставалось в Telegram и WhatsApp. Поиск информации, проверка статуса и координация между отделами отнимали у топ-менеджеров по 2–3 часа в день.

Стало очевидно, что компании нужна единая система, где будут собраны задачи, сроки, материалы и обсуждения.

По каким критериям выбирали систему управления

Главный критерий — безопасность. У нас, как и у любой компании, есть чувствительные данные, поэтому хранение информации на своих серверах было обязательным условием.

Поэтому выбрали коробочную версию YouGile и развернули систему внутри инфраструктуры компании.

Для большинства сотрудников используется стандартный доступ. Для топ-менеджмента — закрытый контур, доступный только из локальной сети офиса. Это дополнительно снижает риски: приглашения в систему работают только через корпоративную почту.

Возможность запустить систему своими силами. Мы сравнивали YouGile с другой крупной системой для бизнеса. Она уже использовалась в отделе продаж, но для её настройки требовались интеграторы. В случае с YouGile мы всё настроили сами.

Гибкость процессов. В управлении строительством у каждой компании своя логика работы: этапы проектов, взаимодействие отделов, контроль задач. Мы протестировали YouGile и быстро убедились, что она позволяет настроить работу так, как нам нужно.

Доступ с любого устройства. Наши сотрудники часто выезжают на объекты и работают вне офиса, поэтому важно, чтобы системой можно было полноценно пользоваться с телефона. В мобильном приложении можно фиксировать выполнение задач и обсуждать их с коллегами.

Как настроили YouGile под свои процессы

Переход на систему шёл постепенно и не мешал текущей работе. На запуск ушёл месяц, а на полную доработку YouGile под нас — около девяти месяцев. Это довольно быстро, если учитывать, что в системе сейчас почти 50 000 задач.

Сначала протестировали систему на одном департаменте. Настроили доски и посмотрели, как команда будет работать с задачами. Когда стало понятно, что всё работает удобно, начали подключать остальные отделы. Так постепенно в систему перешёл весь штат.

По ходу работы несколько раз меняли структуру досок, чтобы она точнее отражала нашу логику — от стратегических целей до операционных задач.

Вот как сейчас устроены наши процессы.

1. Формируем стратегические цели на год. Они находятся на отдельной доске. Например, на 2026 год по каждому объекту запланировано 23 такие цели — с конкретными сроками и метками вроде номера дома и этапа строительства.

2. Раскладываем стратегические цели на задачи. Для этого специалист по планированию готовит общий график проекта и согласовывает его с банком проектного финансирования. Затем на его основе разбивает цели на задачи в системе: назначает сроки, добавляет теги (объект, этап, жилой комплекс) и связывает задачи между собой.

Например, цель «Сдать дом в эксплуатацию» делится на несколько задач: «Завершить заливку монолита», «Провести коммуникации», «Сделать чистовую отделку». 

В каждом проектном офисе — а у нас их девять — есть свой специалист по планированию. Он ведёт цели по своему объекту и настраивает их связи с операционкой.

3. Контролируем текущую работу на отдельной доске. Для оперативной работы используем «доску месяца». На ней собраны сводки по задачам на ближайшие недели и по просроченным задачам.

Сводки — это колонки, которые показывают задачи из одного или нескольких проектов по любым заданным критериям.

Например, у генподрядчика в системе около 45 000 задач, но он не работает со всеми сразу — доска месяца показывает только те, которые требуют внимания сейчас:

• задачи на сегодня — чтобы контролировать текущую работу;

• задачи на неделю — чтобы планировать нагрузку;

• просроченные задачи (например, 136) — чтобы сразу видеть, где нужна помощь.

Какие результаты получили после внедрения YouGile

А теперь подробнее.

Освободили время руководителей. Раньше топ-менеджеры уходили с работы около 21:30, сейчас — максимум в 19:30. Нам удалось сократить время на управленческую рутину на 2 часа в день, это примерно 500 часов в год.

Во многом это произошло за счёт прозрачности процессов. Например, на субботних объездах объектов раньше мы тратили время на поиск причин задержек: кто отвечает за задачу, где проект, есть ли финансирование. Сейчас перед встречей открываем отчёт по просроченным задачам и сразу видим проблемные точки. Объезды стали заметно короче: раньше заканчивались в 18:30, теперь — в 16:00–16:30. Так освободили примерно 100 рабочих часов в год.

Ускорили адаптацию сотрудников. Раньше информация об объектах хранилась в разных местах, поэтому новичкам было сложно быстро разобраться в работе.

Теперь вся последовательность задач видна в системе, и сотрудники сразу понимают, что нужно делать на каждом этапе.

Улучшили контроль качества. К задачам прикладываем отчёты о выполненной работе. По ним сразу видно, как прошёл этап. Если появляются отклонения, мы замечаем их раньше и успеваем исправить без переделок. Это помогает экономить 10% от оборота в год.

Внедрили KPI на основе данных. Раньше эффективность отделов и сотрудников нередко оценивали по ощущениям и отзывам коллег. Теперь выгружаем данные из YouGile по каждому департаменту: сколько задач выполнено в срок, сколько просрочено и кто отвечает за задачи.

На основе этих данных формируем KPI. Каждый месяц делаем выгрузку из системы и оцениваем работу команды по этим метрикам. Исполнители видят свои результаты в цифрах — сколько задач выполнено в срок, сколько просрочено и где есть отставание. Это делает оценку работы прозрачной и помогает командам работать эффективнее.

Советы тем, кто только планирует переход

Во-первых, внутри компании должен быть человек, который готов разбираться в системе и настраивать её под процессы. У нас этим занимались исполнительный директор и я. Без такого владельца инструмент часто остаётся формальным.

Во-вторых, структуру процессов редко удаётся настроить идеально с первого раза. Мы несколько раз меняли рабочее пространство, пока не нашли вариант, который действительно отражает нашу работу. Это нормальная часть освоения системы.

При этом важно, чтобы система управления была достаточно простой: тогда такие изменения можно вносить постепенно, не останавливая работу команды.

И наконец, стоит заложить хотя бы два месяца на адаптацию. Поначалу не все сотрудники готовы переходить из таблиц в систему управления задачами, но со временем команда привыкает, когда задачи и сроки становятся прозрачными.

---

Для команд до 1000 человек запуск системы YouGile занимает один день.

Также мы можем помочь:

• развернуть систему;

• перенести процессы из таблиц и мессенджеров в систему;

• настроить доски под вашу работу.

Заказать консультацию