Как превратить тяжелую работу в легкую: проверенные рекомендации

Представим: вам пришла новая задача с высоким уровнем неопределенности. Требуется разобраться в процессе, уточнить порядок согласований и получить дополнительные данные от коллег. Такое задание автоматически воспринимается как более трудоемкое, чем есть в действительности. Так что же делает работу тяжелой? Спойлер — не ее сложность. 

Может показаться, что мы вешаем ярлык «тяжелые» на задачи, которые требуют больше энергии на усвоение информации. Простыми же считаем те, в которых мозг «отдыхает». Это звучит логично, но работает не совсем так.

Мозг потребляет много энергии, даже когда вы просто смотрите видео или листаете ленту. Более того, обработка визуальной информации может нагружать нейронные сети не меньше, чем некоторые интеллектуальные задачи.

Но при этом просмотр видео почти не ощущается как усилие. А вот написание текста, анализ или сложная задача — да.

Все дело не в объемах информации, которые может переработать мозг, а в когнитивном контроле. В статье расскажу, как быстрее решать даже сложные задачи и где прячется продуктивность.  

Что такое когнитивный контроль и с чем его едят

Когнитивный контроль — это когда вы не просто что-то делаете, а постоянно управляете процессом. Он включается, когда нужно:

• удерживать внимание;

• игнорировать отвлекающие факторы;

• принимать решения;

• выбирать следующий шаг;

• держать в голове несколько дел одновременно.

Именно постоянный контроль над действиями и создает ощущение внутреннего напряжения и усилия.

При этом сам по себе когнитивный контроль не является проблемой или ошибкой работы мозга. Наоборот, именно он помогает человеку обучаться, анализировать сложные ситуации и принимать решения в условиях неопределенности. Даниэль Канеман, психолог и лауреат Нобелевской премии по экономике, называет когнитивный контроль переходом к «медленной системе». Благодаря этому механизму мы можем, например, не отвлекаться на посторонние раздражители, когда нужно выполнить сложную задачу, или сдерживать неуместные эмоции в стрессовой ситуации.

Перегрузка возникает в тот момент, когда контроль приходится поддерживать непрерывно, даже в рутинных и повторяющихся процессах.

Почему одна и та же задача может быть и тяжелой, и легкой одновременно

Хороший пример — работа рандомного сотрудника рандомной компании.

Новичок:

• думает, с чего начать;

• постоянно проверяет себя;

• принимает кучу мелких решений;

• держит в голове процесс.

Опытный специалист:

• делает то же самое быстрее;

• почти не думает о шагах;

• действует по привычным паттернам.

В итоге задача сотрудника не изменилась, но поменялся уровень ее планирования и исполнения.

Чем больше в задаче автоматизма, тем меньше нужно контроля. Чем меньше контроля, тем меньше ощущение усталости.

От чего мы действительно устаем

Причина — не в самих задачах, а в количестве решений, которые нужно принимать.

Этот эффект хорошо описал социальный психолог Рой Баумейстер. Исследователь определил, что основная нагрузка, влияющая на нашу усталость и выгорание, — это микровыборы, которые мы делаем регулярно. Когда их много, у человека появляется ощущение перегруза. Причины этого в следующем:

1. Отсутствие внятной структуры и правил в работе.

Сотрудник постоянно вынужден отвечать на базовые вопросы:

• «что делать дальше?»

• «в каком порядке двигаться?»

• «почему нет результата?»

В итоге основная активность смещается с выполнения задач на их интерпретацию. Проще говоря, ресурсы тратятся не на задание как таковое, а на постоянное определение направления движения.

 2. Внутренние и внешние отвлекающие факторы.  

Переключения в процессе работы приводят к потере контекста. Мозгу приходится прерывать задачу, а затем заново восстанавливать ее логику, цель и текущее состояние.

Этот «повторный вход» требует значительных когнитивных ресурсов и часто делает даже простую задачу более утомительной.

Какие могут быть отвлекающие факторы:

• обращения коллег;

• незапланированные кофе-паузы и перерывы, которые нарушают рабочий поток;

• отсутствие быстрого доступа к инструментам и системам, необходимым для выполнения задачи.

В совокупности это увеличивает количество переключений, что напрямую снижает эффективность выполнения задания.

      3. Многозадачность

Этот навык любят указывать кандидаты в своем резюме. Но на практике он не действует. Мозг не может выполнять несколько задач одновременно, и вся многозадачность заключается лишь в быстром переключении между заданиями, где каждое — это новый запуск когнитивного контроля.

Внимание переключается даже в том случае, когда в команде выстроены процессы, внедрены методика приоритизации и WIP-лимиты на количество задач. Причина в том, что задание может «прилететь» извне со своей отметкой «Важно» или «Срочно».

Как снизить ощущение перегрузки

1. Убрать лишнее

Заранее подготовьте чек-листы, шаблоны и стандартизированные сценарии выполнения задач. Чем меньше необходимость каждый раз заново «придумывать», как действовать, тем ниже уровень усталости и выше предсказуемость результата.

Как это может выглядеть в работе проектного менеджера:

Если речь идет о типовом проекте, логично использовать заранее утвержденную модель планирования в системе. Это снижает вариативность подходов и помогает сосредоточиться на содержании, а не на структуре самого плана. В качестве примера я разберу систему Directum Projects, в которой работают пользователи всех уровней: от руководителей компании до конечных исполнителей.

Если выполняется типовая задача, можно закрепить для нее чек-лист, который уже был проверен на практике и доказал свою эффективность. В этом случае исполнитель не тратит ресурсы на повторное определение шагов, а следует уже отработанному алгоритму.

Отдельного внимания требуют процессы, в которых обычно возникает большое количество промежуточных решений. Например, согласование и подписание проектной документации.

В таких случаях целесообразно заранее формализовать маршрут задачи: определить всех участников, настроить автоматическую подстановку согласующих сторон, а также стандартизировать состав и статус прикладываемых документов.

Таким образом, процесс перестает требовать постоянного ручного управления и превращается в предсказуемое пошаговое действие.

2. Снизить переключения

Например:

• группировать похожие задачи: можно объединить однотипные задания, это поможет сохранить контекст и снизить затраты на переключение режима мышления. В итоге сотрудники получают логичное представление задач. Их можно выполнять последовательно, без лишних переходов на разные активности.

• ограничивать отвлекающие факторы: важно минимизировать уведомления, неструктурированные входящие запросы и другие источники фрагментации внимания. Пуши блокируются как на телефоне, персональном компьютере или ноутбуке, так и в рабочей системе. В Directum Projects гибкая настройка уведомлений: они могут отправляться структурированно раз в день по всем произошедшим событиям.

• настраивать WIP-лимиты: количество одновременно выполняемых заданий должно быть зафиксировано и не превышать заранее установленного порога. Новые задачи при этом берутся в работу только после завершения текущих.

• устанавливать правила работы с задачами: руководитель или его помощник задают условия. Например, блокируют тикет на доске, если по нему не определен исполнитель или задача с более низким приоритетом, чем другие.

В результате сотрудники тратят меньше ресурсов на организационные микрорешения и реже сталкиваются с переключением между задачами. Работа выстраивается по заранее заданным правилам, что снижает перегрузку, повышает дисциплину исполнения и уменьшает вероятность потери приоритетов.

3. Доводить до автоматизма

Еще один важный механизм снижения когнитивной нагрузки — перевод повторяющихся действий в автоматический режим выполнения.

Любая задача, которая каждый раз воспринимается как новая, требует полного цикла осмысления: определения шагов, порядка действий, критериев результата и способа проверки. Это неизбежно увеличивает количество решений и, как следствие, уровень субъективной усталости.

Если же задача становится привычной и выполняется по устойчивому сценарию, значительная часть этих решений исчезает. Мозг перестает заново «проектировать» процесс и переключается на уже знакомый алгоритм.

На практике это означает, что повторяющиеся задачи должны постепенно оформляться в устойчивые поведенческие и процессные паттерны: через стандарты, регламенты или личные привычки выполнения.

Благодаря этим рекомендациям:

• меньше распыляется внимания между задачами;

• уменьшается количество незавершенных инициатив;

• повышается предсказуемость сроков выполнения;

• увеличивается глубина проработки каждой задачи.

В результате работа становится более управляемой: вместо параллельного «ведения всего сразу» формируется последовательный поток задач, который легче контролировать и доводить до результата.

Ощущение тяжести работы возникает не от большой нагрузки, а от высокой степени контроля. Чем больше нужно думать, выбирать и удерживать фокус, тем быстрее наступает усталость. И наоборот: чем больше автоматизма и структуры, тем легче воспринимается даже сложная работа.