Ваш рабочий день не в «Фокусе»

Переключение с задачи на задачу в течении рабочего дня, для кого то это привычно и он так работает всегда, утопая в илюзии что он много сделал и мега эффективен. Если проанализировать и углубиться в науку, то получится что это наоборот губительно для продуктивности. Совещания, сообщения в рабочих чатах, письма на почту, руководитель со своим микроменеджментом. И вот ты уже забыл что делал 10 минут назад. Когда часто приходится менять шляпы, прыгать с проекта на проект это все равно что читать несколько книг одновременно, можно, но не так эффективно как одну за одной. При переключении теряется энерция и тебе приходится снова разгоняться на новом для тебя, уже забытом контексте. Есть еще необходимость возвращения в нужное состояние ума.

В книге Думай как математик Барбара Оакли выделяет два основных режима работы мозга при обучении и решении задач:

• Рассеянный режим (Diffuse Mode)

  • Внимание расслаблено.

  • Мозг устанавливает связи между разными областями знаний.

  • Часто приводит к инсайтам и неожиданным решениям.

Это то как раз то, как мне кажется, чего нет у современного человека. Мы всегда пытаемся заполнить пустоту. И по зачастую не пользуемся этим режимом работы мозга.

• Сфокусированный режим (Focused Mode)

  • Внимание направлено на одну конкретную проблему или задачу.

  • Хорошо работает при решении знакомых задач.

  • Позволяет выполнять пошаговый анализ.

  • Требует усилий и энергии.

Для выполнения сложной интеллектуальной работы чаще всего требуется сфокусированный режим. Но без периодов рассеянного мышления его эффективность со временем падает.

Вот как это бывает в жизни. Пишешь отчёт для руководства, и вдруг приходит сообщение в рабочий (или не очень) чат.

Мозг делает примерно следующее:

1. Выгружает часть контекста отчёта из рабочей памяти.

2. Загружает контекст сообщения.

3. Обрабатывает сообщение.

4. Пытается восстановить контекст отчёта.

Усугубляется все тем, что восстановление контекста не мгновенное. После переключения остаётся так называемый attention residue — часть внимания ещё занята предыдущей задачей. Всегда переключение между задачами имеет цену. И чем сложнее задача тем выше цена, еще и часты переключения снижают качество мышления. Для сложной интеллектуальной работы часто требуется от 5 до 15 минут на вход в поток. Ещё больше времени для восстановления после серии отвлечений. Поэтому десять уведомлений за час могут фактически уничтожить большую часть продуктивного времени.

Идея многозадачности как ускорителя продуктивности в основном миф. Хотя может казаться, что вы делаете больше, переключение между задачами на самом деле приводит к когнитивной перегрузке. Каждое переключение влечет за собой “стоимость переключения”, короткий момент, когда ваш мозг перефокусируется, истощая умственную энергию и увеличивая вероятность ошибок.

Есть разница между многозадачностью (выполнением двух когнитивных задач одновременно, что почти невозможно) и переключением задач (быстрым чередованием задач). Последнее — это то, что большинство людей называют многозадачностью, и именно это истощает когнитивные ресурсы.

Настоящая продуктивность приходит от сосредоточенного внимания на одной задаче за раз, что позволяет глубже концентрироваться и получать более качественный результат. Приоритизация и последовательное решение задач, а не одновременное, гораздо более эффективная стратегия.

По исследованиям частое переключение контекста сильно снижает эффективность. Это утверждение верно для задач где требуется постоянная концентрация.

В книге “Управление временем для системных администраторов” Томас Лимончелли предлагает радикальные идеи. Основная мысль минимизировать переключение контекста а то и вовсе свести его максимально к нулю.

1. Не принимай каждое входящее обращение немедленно. Для новых запросов есть всего три варианта: делегировать, записать в задачу, выполнить сразу, если это действительно быстро. В этом нам помогает матрица Эйзенхауэра Самый плохой вариант: бросить текущую работу, начать делать новую, оставить обе задачи наполовину завершёнными.

2. Защищай большие блоки времени Для серьёзных проектов нужны защищённые временные окна. Если проект требует 4 часа концентрации, то нельзя рассчитывать выполнить его в промежутках между звонками и сообщениями.

3. Экономь “процессор” Рутина в специально отведенное время. Разбор почты в определённое время. Еженедельный обход задач. Фиксированное время для встреч. Каждое принятое однажды решение больше не должно занимать умственные ресурсы.

4. Экономь память Не держи задачи в голове. Мозг нужен для решения проблем, а не для хранения списка дел. Поэтому важно уметь использовать второй мозг в виде блокнота, Obsidian, Note. Всё должно быть выгружено наружу.

5. Приоритизируй Когда задач больше, чем времени, нельзя пытаться сделать всё. Нужно осознанно откладывать, отказываться, двигать приоритеты.

Эти пять принципов я уложил в удобный для себя формат. Разбиваю день на три блока. В первой половине дня только теми задачами которые не занимают много времени и требуют постоянного переключения, но так же являются важными и для их решения нужен когнитивный ресурс. Обычно, утром нужно проконтролировать работу и результаты сотрудников, проверить графики, ответы на сообщения которые накопились. Передача указаний и корректировка работы подчиненных. Второй блок как раз посвещаю концентрированной работе, которая требует полного погружения. На это я закладываю около 3 часов рабочего времени. Большие задачи разбиваются на куски по 15–30 минут. Отключаю уведомления и бронирую слот в календаре. И да, это не один проект. В этом рабочем блоке приходиться переключаться между контекстами. Но делаю это поочередно. Не прыгая с проекта на проект. Немаловажно держать ориентироваться на правило 3 WIP (Work In Progress). Не больше трех проектов в работе. Даже если высвобождается немного свободного времени по одному из проектов я не беру в работу еще один пока не закончу текущий. Третий рабочий блок уходит на рутинные задачи и всё, что помогает следующему дню быть эффективным. Записываю итоги текущего дня, фиксирую задачи на следующий. Разбор накопленных заметок. И все то что накопилось в периоды “концентрированной работы”. Я это называю отдать организационный долг )

Не отрицаю что есть профессии, где переключение контекста является частью работы. Диспетчер, координатор и т.д. не могут полностью избежать этого. Поэтому в моем контексте присутствует цель не избавиться от переключений, это неизбежно, а ограничить их и выделить время для работы, требующей концентрации.

Раньше мне казалось, что продуктивность это когда ты успевать больше. Сейчас же я считаю наоборот. Продуктивность это способность достаточно долго удерживать внимание на том, что действительно важно. Всё остальное это борьба за сохранение этого внимания.