Эти 7 простых шагов помогли мне навести порядок в рабочих чатах

Привет! Я Вера, менеджер по продукту.

Когда команда растёт, обычные мессенджеры перестают быть просто местом для быстрых вопросов. Туда валится всё подряд: правки, сроки, решения, клиентские комментарии. Если это не структурировать, рядом с рабочим процессом появляется второй — стихийный и плохо управляемый.

Мы решили не запрещать рабочие обсуждения в чатах, а привести их к той же логике, по которой ведём задачи. Для этого перенесли общение в корпоративный мессенджер и связали его с проектами.

Ниже — 7 шагов, которые помогли нам эффективно настроить рабочие чаты. Советы универсальные для разных сервисов, но примеры покажу на корпоративном мессенджере YouGile.

Подготовьтесь к переезду

Не зовите всю команду в новый мессенджер сразу. 

Назначьте ответственного. У нас за переезд отвечал один человек. Он собрал список чатов, перенёс важное и после перехода следил, чтобы команда не возвращалась в старые переписки. План мы держали там же, где вели задачи. 

Например, в YouGile для этого можно завести задачу или канбан-доску с этапами переезда.

Определите дату перехода. Мы заранее выбрали день, после которого рабочие вопросы обсуждали только в новом мессенджере. Без такой границы команда продолжила бы писать туда, где привычнее.

Составьте список чатов. Я не переносила всё подряд. Оставила проектные чаты, общий чат команды и отдельные переписки с клиентами или подрядчиками. Старые и дублирующие чаты закрыли сразу, чтобы не тащить бардак в новую систему.

Настройте доступы и выберите администраторов

Я не даю всем подряд создавать групповые чаты. Иначе через пару недель появляются дубли, закрытые обсуждения «для своих» и переписки, где меняют вводные без нужных участников.

В YouGile я заранее настроила права: кто может создавать чаты, добавлять людей и менять доступы. Остальная команда работает в готовой структуре.

Ещё я назначаю администраторов в ключевых чатах. Обычно это активные участники проекта: они следят за составом людей, темой и закрепами. Так порядок не держится на одном руководителе.

Договоритесь о правилах общения

После переезда важно объяснить команде, куда теперь писать. 

Мы договорились так: всё по конкретной задаче обсуждаем в её чате. Общие вопросы — в общем чате, срочные блокеры — в проектном.

В YouGile это работает без дополнительных настроек: у каждой задачи есть отдельный чат, поэтому файлы, правки и решения сразу остаются рядом с работой.

Правила можно не оформлять в большой документ. Достаточно короткого закрепа: где обсуждать задачи, где писать общие вопросы, куда нести срочное и что обязательно фиксировать рядом с задачей.

Попросите команду установить мобильное приложение

Проверьте, что коллегам приходят пуши на телефон — это ускорит реакцию на задачи.

Например, почти вся моя команда работает на удалёнке или в разъездах: для нас чаты в телефоне — рабочая необходимость, и она помогла коллегам быстрее привыкнуть к новому мессенджеру. 

Я не настаиваю на том, чтобы люди сразу отвечали на все уведомления. Но прошу, чтобы просматривали пуши по своим задачам или перепискам в рабочее время: так все остаются в контексте и не теряют важное. 

Подключайте новых сотрудников к обсуждениям

Новичка мало просто добавить в новый мессенджер. В первый день ему нужно показать, где идут обсуждения по его проектам, команде и текущим задачам.

В обычных мессенджерах это часто делают от чата: заходят в каждую группу и вручную добавляют человека. В YouGile удобнее: при добавлении сотрудника в систему можно сразу выбрать, к каким чатам его подключить.

Ещё мы оставляем в важных чатах закреп: зачем нужен чат, кто в нём участвует и где лежат основные материалы. 

Приглашайте в чаты внешних участников

Гостевой доступ есть не во всех корпоративных мессенджерах. Но если в вашем сервисе можно пригласить внешнего участника по ссылке, этим стоит пользоваться.

Например, в YouGile внешнего участника можно бесплатно пригласить в личный или групповой чат по ссылке. Он сможет писать команде, но не станет сотрудником компании и не увидит внутренние проекты, задачи и другие переписки.

• Больше об открытом мессенджере рассказывали в этой статье. 

  Покажите команде функции, которые ускоряют общение

  В новом мессенджере команда должна быстро понять, чем он удобнее привычных чатов. Поэтому я сразу показала несколько сценариев, которыми мы пользуемся в YouGile:

  • записываем видео с экрана прямо в чате задачи, чтобы показать баг, правку или спорное место в макете;

  • отправляем голосовые, если неудобно печатать, а система переводит их в текст;

  • ищем старые решения через сквозной поиск по чатам;

  • помечаем важные ветки непрочитанными, чтобы вернуться к ним позже;

  • закрепляем правила, ссылки и договорённости, к которым часто возвращаемся.

  Так люди быстрее начинают пользоваться мессенджером как рабочим инструментом, а не просто ещё одним местом для переписки.

  Если хотите настроить рабочие чаты по такой же логике, я собрала подробную инструкцию. 

  Корпоративный мессенджер YouGile доступен бесплатно и всем. А команды до 10 человек могут без ограничений работать ещё и в таск-трекере.