Самоорганизация: от календаря к выполнению

Есть старое правило у разработчиков: оценку сроков надо умножать на число пи. В рабочих процессах всегда можно «перевести стрелки»: смежники подвели, слишком много митов, упал прод. Но личные планы, где свалить не на кого, могут расходиться с реальностью не меньше. Может, дело не только в обстоятельствах?

Вторичная выгода

Мы смотрим на задачу и прикидываем, сколько обычно занимало похожее. Такая заметка — час. Такая фича — день. Такая встреча — час подготовки и час разговора. Вроде бы честно: я опираюсь на опыт, цифры не с потолка, а планы все равно не сходятся с реальностью.

Беда в том, какой именно опыт приходит на ум. Память редко предлагает медиану. Чаще лучший эпизод: я бодр, задача ясна, никто не дергает. Иногда и вовсе личный рекорд: «я однажды делал такое за пару часов». Оценка незаметно превращается в ставку на топовую версию себя.

Почему? Честная оценка огорчает: признать, что статья стоит не пары вечеров, а пары недель — значит увидеть, что в план уже не помещаются пет-проект, спорт, семья и еще куча вещей, которые не хочется убирать из жизни. Получается, что есть «вторичная выгода» от того, чтобы задача оказалась небольшой.

С этим можно бороться, возвращая на землю статистикой и ретроспективами. Но даже с самой пессимистичной оценкой и без форс-мажоров остаются риски не уложиться: в календаре выделен час, час настал, а работа не идет. Время было, задача была. Чего не хватило?

Внутренний ресурс

В прошлой статье я говорил про контроль обязательств — внешнюю часть самоорганизации. Мир подкидывает больше возможностей, чем помещается в календарь, и работа на этом уровне — выбирать, во что вписаться, а от чего отказаться. Но время не единственный ресурс. Есть и другой, менее явный и плохо поддающийся количественной оценке.

Первое объяснение напрашивается само: не хватает сил или истощено внимание. Рецепт известен: сон, еда, движение, паузы, контроль за уведомлениями и бой дешевому дофамину. Базовая гигиена действительно работает, повышая шанс на успех.

Но даже выспавшись и собравшись, замечаешь, что одна и та же работа идет то легко, то со скрипом. Будь дело в количестве сил, хуже шло бы все разом. Но функции ослабевают избирательно: сложное решение не принимается, зато простая рутина идет без сопротивления. Или наоборот — пора на тренировку, телу нужен драйв, а голова не отпускает большую задачу, которая только-только пошла.

Значит, этот неуловимый ресурс — скорее конфигурация, чем универсальный заряд. Тут и уровень энергии, и эмоциональный фон, и доступность внимания, а еще способность делать выбор, потребность в контакте или, наоборот, в тишине… Эту конфигурацию я дальше буду называть состоянием.

Стоимость в часах одного и того же дела в разных состояниях может быть разной: статья то пишется за вечер, то неделю не сдвигается с места. Проблема в том, что мы оцениваем задачу так, будто цена принадлежит ей самой, будто «прикрутить платежку» или «провести встречу» имеют фиксированную стоимость. На деле цена рождается в паре: задача плюс состояние исполнителя. А при оценке мы по умолчанию закладываем, что к задаче исполнитель подойдет в подходящем для нее состоянии.

Но приходит в том состоянии, какое есть.

Матрица состояний

Мы все это время говорили о «ресурсе» и «состоянии». В какой-то момент стало популярным выражение «ресурсное состояние». Академического определения для него я не нашел — похоже, это сленг, разошедшийся из среды поп-психологии и коучинга. Употребляют его обычно бинарно, например: «сегодня я не в ресурсе» — ресурс либо есть, либо нет. Но лет пять назад мне попался корпоративный тренинг с другой моделью: ресурсные состояния — во множественном числе, и каждое из них подходит не ко всем задачам.

Состояния там раскладывались по двум осям — энергия и настроение. Получались четыре квадранта.

1. Низкая энергия и плохое настроение — худшее место для творчества, но нормальное для рутины.

2. Низкая энергия и хорошее настроение — спокойствие, в котором доступна учеба, терпеливая обратная связь, медленное погружение.

3. Высокая энергия и хорошее настроение — территория креатива, мозгового штурма.

4. Высокая энергия и плохое настроение — гнев, азарт, напряжение; для тонкой работы среда не подходит, а для спорта или неприятного бытового дела — иногда в самый раз.

Эта матрица — одна из возможных. Мне она понравилась своей универсальностью. Это хорошая и вполне работоспособная иллюстрация, отражающая идею: состояние может быть не только проблемой, которую надо решать, прежде чем приступить к работе. Раздражение — тоже ресурс, только под ограниченный класс задач. Усталость блокирует только сложные и ответственные действия. Возбуждение может мешать чтению, но помогать тренировке. Спокойствие может не годиться для рывка, но подходить для вдумчивого разбора.

Тогда «я не в ресурсе» распадается на более точные фразы. Не в ресурсе для чего? Ресурс не исчез целиком, он стал непригоден для одних дел и пригоден для других.

Прокрастинация как сигнал

До этого мы рассматривали вопрос со стороны продуктивности. Но не менее важна и другая сторона — «как я проживаю свою жизнь». В подходящем состоянии возникает баланс между посильностью и трудозатратами. Я согласен с выражением: «нам нравится, что у нас получается». Здесь так и хочется вспомнить Чиксентмихая с его концепцией потока.

И наоборот, при несовпадении задачи и состояния возникает психологическое сопротивление, которое проявляется самым социально приемлемым способом — прокрастинацией. Задача в плане, обязательство принято, образ ответственного человека терять не хочется. Психика находит компромисс: делать хоть что-то (почта, новости, ненужные миты). Снаружи занятость, внутри способ не встречаться с тревогой или скукой.

Конечно, не всякое сопротивление — истина, иногда задачу действительно надо взять и сделать. Но если каждый раз игнорировать этот сигнал, то может теряться важная информация: задаче нужно другое состояние или другой подход.

Непостоянство состояний

Состояние есть следствие того, что с нами происходит. Часть этих событий случаются внезапно: бессонная ночь, утренний форс-мажор. С такими ничего не поделать — только учесть, что они есть. Другая часть — в нашем календаре, про управление которым была прошлая статья. Состояния, к которым приводят запланированные дела, — это и есть предмет учета и точка приложения усилий.

Каждое дело в плане оставляет какой-то след: что-то истощает, что-то вдохновляет, после чего-то хочется спустить пар. К следующему слоту расписания подходит уже не тот человек, который начинал день. Поэтому план — это не сетка независимых дел, а последовательность нагрузок, где каждая создает контекст для последующих.

В спорте это база. Никто не ставит две тяжелые силовые подряд, не называет восстановление ленью, а подводку к старту — прокрастинацией: у нагрузки есть тип, и следующая не должна снова попадать в то же самое место. В делах мы так не думаем, будто после каждой задачи человек возвращается к дефолтным настройкам и в любой свободный час может взяться за что угодно.

Отсюда важный фокус внимания: свободное окно в календаре и свободный ресурс не одно и то же. Слот в плане пуст, но не совсем свободен: предыдущие дела уже задали набор состояний, с которыми в него можно попасть. Иногда от всего набора остается только необходимость восстановиться.

На состояние влияют не только предыдущие события и дела. К конкретному слоту календаря мы подходим уже внутри нескольких циклов: дня, недели, фичи, проекта, семейного фона, длинных периодов жизни. Мы приходим туда не просто уставшими или бодрыми — наше состояние складывается как сумма всего этого.

Это похоже на циклы подготовки в спорте: микро-, мезо-, макро-. Только в спорте их специально подбирают под результат, а в жизни они смешиваются как придется: рабочий проект, семейная ссора, сезонная усталость и личный кризис могут одновременно прийти в один и тот же вторник утром.

Что с этим делать?

В первую очередь, замечать состояния. Во вторую — по возможности учитывать.

При планировании дня — разносить задачи под вероятные состояния. Например, я лучше думаю утром, а после физической нагрузки я могу делать только рутину. Поэтому шаблон моего рабочего дня приблизительно можно представить так:

• первая половина — сложное и творческое,

• вторая половина — понятное и рутинное,

• вечер — домашний быт, спорт.

Например, прошу ставить встречи на вторую половину дня. Не планирую наставничество после потенциально конфликтной встречи. А еще я знал про себя, что после физической нагрузки мне хуже думается. Решил проверить — полгода ходил на плавание в обеденный перерыв через дорогу от офиса, 2-3 раза в неделю. Поставил технику, появилась выносливость, начал получать удовольствие. А сложные вопросы после тренировки все равно вызывали боль. Так и не адаптировался.

Когда день уже начался, а состояние не подходит под ближайшие планы — по возможности рокировка. Проснулся помятым после вечерней тренировки: утро можно посвятить рутине, а творческое сдвинуть ближе к обеду, когда начнет отпускать. То же с конкретной задачей, которая не идет: иногда можно поставить перед ней легкую входную, чтобы собрать внимание и поднять тонус легкостью выполненного дела.

На более крупных циклах — не обманываться пустыми слотами в календаре. Большая фича не заканчивается в момент, когда закрыт последний тикет: остается инерция — внимание переваривает сделанное, тело держит напряжение. Забить освободившееся место следующим обязательством можно, но стартовать оно будет не из нуля, а с долгом ассимиляции и восстановления. И тогда лучше это время занять чем-то, не требующим глубокого погружения в новый контекст.

Вывод

Если учет обязательств помогает не терять взятые обещания, то учет ресурса помогает точнее понимать цену их исполнения.

Старое «умножь на пи» живо потому, что грубо компенсирует сразу несколько ошибок оценки: мы ставим на сильную версию себя, принимаем пустые окна в календаре за свободный ресурс и считаем задачи несвязанными.

Я перестал делать ставку только на идеальное состояние. Учитывать реальное оказалось эффективнее, чем каждый раз с ним бороться.