Как проверить главного бухгалтера: 3 пункта за 15 минут без знания бухгалтерии

Учет в ИТ-компании ведет главбух или подрядчик, а отвечает за него собственник — деньгами и личным имуществом. По отчетности ФНС (форма № 2-НК), средние налоговые доначисления организациям за 2025 год составили 94 млн рублей, а 98 выездных проверок из 100 заканчиваются доначислениями. Для ИТ-бизнеса цена ошибки выше среднего: к налоговым рискам добавляются условия аккредитации и льготные ставки взносов, которые легко потерять из-за запущенного учета. При этом проверить работу бухгалтера руководитель может сам, за пятнадцать минут, без бухгалтерского образования и без конфликта с сотрудником. Ниже — с каких трех пунктов начать, что смотреть дальше и когда нужно второе мнение.

Материал подготовила Айгуль Шадрина — налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting.

Эта статья — для собственника или руководителя компании (в том числе ИТ), который доверил ведение учета штатному главбуху или подрядчику на аутсорсинге и хочет понимать, что там происходит. Знаний бухгалтерии для этого не нужно. Нужно знать, куда смотреть и какие три экрана открыть, чтобы оценить работу бухгалтера и состояние финансов компании. Разберем по порядку: почему за учет отвечаете вы, с чего начать, как за пятнадцать минут проверить работу главбуха, какие звоночки нельзя пропускать, что считать нормой, как бухгалтер может воровать, за что вы по Кодексу не отвечаете и что делать при сомнениях.

Почему за учет отвечаете вы, а не бухгалтер

Есть распространенное представление: «учет ведет бухгалтер, с него и спрос». Законодательство на это смотрит иначе. По части 1 статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ведение учета и хранение документов организует руководитель экономического субъекта. Он же по части 3 той же статьи решает, как именно это делать: возложить ведение учета на главного бухгалтера, на другое должностное лицо организации или заключить договор на бухгалтерское обслуживание. Выбор исполнителя — управленческое решение собственника, и отвечать за результат будет тоже он. И сразу разделим два направления, которые дальше проверяются по-разному: бухгалтерский учет (первичка, баланс, отчетность о финансах) и налоговый учет (декларации, расчеты с бюджетом, требования ФНС). У ИП все проще: вести бухучет он не обязан, и проверка для него сводится в основном к налоговой части.

Чем грозит запущенный учет. Это не абстрактная угроза — у нее конкретные суммы и сроки, и любой из пунктов ниже может привести к реальным потерям в пользу налоговых органов.

Блокировка расчетного счета. Если декларацию не сдали в течение 20 рабочих дней после срока, налоговая вправе приостановить операции по расчетному счету. По статье 76 Налогового кодекса это право сохраняется за инспекцией в течение трех лет со дня истечения срока. Счет встает — бизнес замирает.
Штрафы и пени, которые растут. За непредставление декларации — штраф 5% от неуплаченной суммы налога за каждый месяц, но не более 30% и не менее 1000 рублей (статья 119 НК). За неуплату налога — 20% от суммы, а если докажут умысел — 40% (статья 122 НК). Пени в 2026 году считаются по особому ступенчатому порядку: первые 30 дней просрочки 1/300 ключевой ставки ЦБ, с 31-го по 90-й день 1/150, с 91-го дня снова 1/300. Этот порядок не бессрочный: он продлен на 2026 год Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ и применяется до 31 декабря 2026 года. Смысл прост: чем дольше платеж по налогам висит непогашенным, тем дороже он обходится.
Личная ответственность при банкротстве. Если компания не может расплатиться с кредиторами из-за действий контролирующего лица, это лицо по статье 61.11 закона о банкротстве несет субсидиарную ответственность по долгам организации-должника. Отсутствие или искажение бухгалтерских документов — самостоятельное основание считать, что вина есть, пока не доказано обратное. Проще говоря, запущенный учет способен переложить долги компании, включая налоговые, на личное имущество руководителя или собственника.
Уголовный порог. Когда накопленная недоимка по налогам, сборам и взносам превышает 18 750 000 рублей за три года подряд, история перестает быть административной — это крупный размер по статье 199 Уголовного кодекса.

❗️ Поэтому проверка работы бухгалтера — это не недоверие сотруднику. Это защита собственных денег руководителя. Ниже — как это сделать, не открывая ни одного учебника.

С чего начать: 3 пункта за 15 минут

Большинство инструкций по проверке состояния учета вываливают на руководителя десять равнозначных шагов, и до конца списка никто не доходит. Мы поступим иначе: чтобы проверить бухгалтера без лишней теории, сначала откроем три пункта, которые видны не-бухгалтеру и закрывают самые осязаемые риски. На них уходит около пятнадцати минут, а доступ нужен только к личному кабинету юридического лица на сайте налоговой. Этих трех экранов достаточно для первой проверки и для микробизнеса, и для растущей компании.

Пункт 1. Сальдо ЕНС. Единый налоговый счет работает как баланс на телефоне: на нем видно, должна компания бюджету или нет. Зайдите в кабинет юрлица. На главной странице раздела ЕНС три блока: «Сальдо ЕНС», «Предстоящие платежи» и «Зарезервировано». Отрицательное сальдо означает долг: налог либо не заплатили, либо заплатили не вовремя. Это первый сигнал, что с расчетами по налогам что-то не так.

Пункт 2. Статус сданной отчетности. Там же, в личном кабинете, видно, какие декларации приняты и как идут камеральные проверки. Подтверждение приемки отчета — это квитанция о приеме. Отсутствие квитанции — повод задать бухгалтеру прямой вопрос. Именно из-за молчаливо несданной отчетности и блокируют счета.

Пункт 3. Входящие требования ФНС. Письма от налоговой инспекции тоже приходят в кабинет. Письмо об уплате или о пояснениях — сигнал о том, что данные компании разошлись с тем, что видит налоговая. Само по себе оно не катастрофа, но оставленное без ответа превращается в штраф или блокировку.

Как глубина проверки бухгалтерии зависит от масштаба бизнеса.

Микробизнес и ИП (одно юрлицо, простая выручка) — трех пунктов чаще всего достаточно: операций немного, расхождения в расчетах видны сразу.
Малый бизнес (ООО с наемными сотрудниками) — к трем пунктам добавьте регулярность: проверять раз в квартал, а не раз в год, чтобы поймать проблему до того, как набегут пени.
Средний бизнес (несколько юрлиц, склады, штат сотрудников) — три пункта остаются стартовой проверкой, но за ними обязательна полная самопроверка (см. следующий раздел) и периодический независимый аудит: собственник вряд ли сможет проверить все сам.

Полная самопроверка: куда нажать

Если после трех пунктов все еще остались сомнения или просто есть еще полчаса, пройдите проверку глубже. Знание бухгалтерии по-прежнему не нужно — нужно знать, где нажать и что считать тревожным. Здесь смотрим уже не только на налоги, но также на ведение первички, кассу, учет по контрагентам и движение денег — то есть на финансы компании в целом, а не на одну только налоговую отчетность.

Экспресс-проверка в 1С. В программе есть встроенный механизм: Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка. Он автоматически пробегает по учетной политике, бухучету, кассе, книгам покупок и продаж и показывает, что где не сходится. Режим ловит грубые ошибки — но только их, на это важно делать поправку.
Бухгалтерская отчетность через ГИР БО. Баланс и отчет о финансовых результатах компании можно также посмотреть в государственном информационном ресурсе бухгалтерской отчетности по ИНН. Это публичные данные, заходить в свою 1С для этого не нужно — отчет доступен онлайн по любому ООО или ИП, и так же можно проверить контрагента.
Справка о состоянии расчетов с бюджетом. Поручите бухгалтеру получить в налоговой справку о состоянии расчетов по налогам, сборам и пеням или акт сверки расчетов — налоговики готовят его по запросу из личного кабинета за несколько рабочих дней. Этот документ показывает все расчеты компании с бюджетом и помогает увидеть скрытую задолженность. Достаточно посмотреть на знак суммы: минус — недоимка и задолженность, плюс — переплата. Главное — бухгалтер должен суметь объяснить каждую строку. Если в ответ «не знаю» или «это они там напутали» — это повод для тревоги.
Сверка ключевых финансовых показателей. Грубую нестыковку видно и без бухгалтера: годовая выручка в отчете о финансовых результатах, прибыль в декларации по налогу на прибыль и сумма НДС за четыре квартала должны быть сопоставимы. Расчет простой: три цифры из разных отчетов об одной и той же выручке могут расходиться, но расхождение должно быть объяснимым. Также стоит сверить доходы и расходы: расходы в декларации по прибыли и выбытия с расчетного счета должны биться между собой. Сильное расхождение по НДС, выручке или прибыли — повод спросить, откуда оно. Налоговая начинает присылать требования пояснений, когда находит подобные нестыковки в ходе камеральной проверки декларации по НДС.
Первичка по крупнейшим контрагентам. Возьмите три-пять самых крупных поставщиков или покупателей и попросите показать договоры, а также закрывающие документы. Заодно сравните дебиторскую задолженность по этим контрагентам с актами сверки: зависшие долги и контрагенты со статусом «недействующий» — повод разобраться. Нет оригиналов договоров по крупным сделкам — это уже даже не «звоночек», а сирена.
Движение средств по расчетному счету. Откройте банковскую выписку и пройдитесь по получателям: понятен ли каждый платеж, совпадает ли назначение платежа с потребностью бизнеса. Подозрительный вывод средств на незнакомые компании здесь виден сразу. Остаток на счете в банке должен совпадать с остатком в 1С.
Ревизия кассы. Если есть наличные, остаток в кассовой книге должен совпадать с фактическим. А если установлен лимит остатка кассы — не превышать его: субъекты малого предпринимательства вправе лимит не устанавливать. Минус в кассе невозможен по определению. Нарушение кассовой дисциплины — это штраф от 40 000 до 50 000 рублей на юрлицо по статье 15.1 КоАП.
Оборотка глазами. Откройте оборотно-сальдовую ведомость с начала года сами — в 1С или попросите бухгалтера выгрузить. Технических знаний не нужно: ищите минусы. В бухгалтерском учете минус — это сигнал, что где-то не проведен документ или не закрыт аванс. Но главное здесь не сама строка, а реакция бухгалтера: хороший специалист объяснит каждую цифру спокойно и по делу. Если в ответ «я не знаю», «это они там напутали» или «это ерунда, не обращайте внимания» — повод для тревоги.

Звоночки: когда пора проверять

Иногда проблему видно не в цифрах, а в поведении бухгалтера и других косвенных признаках. Вот звоночки, которые на практике встречаются чаще всего.

Нет доступа к учетной базе, отчетность окружена секретностью. Руководитель по умолчанию должен иметь доступ к кабинету ФНС, онлайн-банку, ЭДО и учетной системе. Если их «бережет» только бухгалтер — это риск.
«Бухгалтерия горит» в отчетный период. Аврал перед сдачей отчетности — признак, что процесс не выстроен, а держится на ручном тушении пожаров.
Бухгалтер уходит от прямых вопросов и не может объяснить цифры простым языком. Хороший специалист переводит сложное на человеческий; постоянное «вы не бухгалтер, вам не понять» — повод насторожиться.
Растут долги и штрафы, приходят требования от налоговой, блокируется счет. Когда налоговики пишут раз за разом, а бухгалтер не может объяснить причину столь пристального интереса, это повод усомниться в компетенции главбуха. Санкции не возникают внезапно и почти всегда оказываются следствием незакрытых вовремя ошибок.

Признаки нормальной бухгалтерии

Чтобы тревога не превратилась в паранойю, держите в голове и обратную картину — как выглядит норма, работа главбуха, за которую можно быть спокойным. Это и есть критерии, по которым собственник без знания бухгалтерии оценивает своего бухгалтера.

Платежи и отчетность уходят вовремя, без авралов в последний день перед сдачей.
Акты сверки с контрагентами и с бюджетом готовятся быстро, а не «вернусь к вам через неделю». Расчеты с бюджетом под контролем: недоимок и неожиданной задолженности нет.
Бухгалтерия автономна в отчетные периоды: не дергает руководителя по каждому вопросу и не срывает сроки.
Нет штрафов и блокировок, нет неожиданных списаний со счета в уплату доначислений от ИФНС.
В первичке порядок: договоры и закрывающие документы на месте, зарплата начислена и выплачена, взносы считаются корректно, вовремя перечисляются в ФНС.

Если все это про вашу компанию — формально с бухгалтерией порядок: отчетность и платежи под контролем, неожиданных требований и блокировок нет. Но даже у аккуратного бухгалтера остается область, которую самопроверка не закрывает. О ней — дальше.

Как бухгалтер может воровать — и как это увидеть

Тему денег обходить не будем: бухгалтер имеет доступ к платежам, и для бизнеса ущерб от злоупотреблений здесь бывает во много раз больше, чем от ошибок. Это не повод подозревать каждого — это повод знать механику и выстроить барьеры. Разберем типовые схемы и то, как их проверить и увидеть руководителю.

Зарплатные схемы. Самая частая — «мертвые души»: после увольнения сотрудника его не убирают из штатного расписания и продолжают начислять зарплату на нужный счет; либо берут несуществующего человека на вакантную должность. Как видно: сверить штатное расписание с фактически работающими и пройтись по зарплатным платежам в выписке. Необъяснимый рост фонда оплаты труда — повод копнуть.

Подставные контрагенты и откаты. Оплата уходит на счет фирмы, подконтрольной бухгалтеру, с фиктивными закрывающими документами; либо поставщик завышает цену, а излишек делят. Как видно: проверять новых и незнакомых получателей по выписке, сверять статус контрагента (недействующий — это риск), вести ревизию дебиторской задолженности по актам сверки.

Один из известных публичных примеров того, чем это заканчивается, — дело ЗАО «Балтийский берег». По публикации «Ведомостей» главный бухгалтер компании годами выводила со счетов сотни миллионов рублей через подставные фирмы. Взыскать с нее удалось лишь часть — основной груз ущерба лег на генерального директора, который отвечал за действия подчиненных.

Вывод простой: даже доказанное воровство бухгалтера не снимает ответственности с руководителя, а взыскать с виновного получается не все. Разницу гасит компания и ее директор.

Невозвращенный подотчет. Бухгалтер выписывает себе подотчетные деньги и закрывает их фиктивными документами либо оставляет «висеть» на балансе годами. Как видно: контролировать незакрытые подотчетные суммы и требовать подтверждающие документы.

Схемы со складом. При наличии склада возможен сговор с кладовщиком: списывают хороший товар, продают мимо кассы, делят выручку. Как видно: регулярная инвентаризация, хотя бы выборочная по ходовым позициям. Расхождение учетных и физических остатков — повод для детальной проверки.

Что выстроить, чтобы такие схемы не работали:

✔️ Многоступенчатое подтверждение крупных платежей: бухгалтер не подтверждает крупные операции единолично — две подписи, СМС-подтверждение, лимит по корпоративной карте.

✔️ Не отдавать бухгалтеру электронную подпись директора. Пусть оформит свою подпись физического лица плюс машиночитаемую доверенность (МЧД).

✔️ Регулярно просматривать банковские выписки и проводить инвентаризацию.

✔️ Периодический независимый аудит — он и выявляет схему, и дает доказательства.

Граница ответственности: за что отвечаете не вы

Снимем один распространенный страх: «раз отвечает руководитель — значит, виноват буду я один, что бы ни случилось». Это не так, и Кодекс проводит четкую границу.

В примечании 1.1 к статье 15.11 КоАП сказано: ответственность за грубое нарушение требований к бухучету не применяется к тому, кто ведет учет — будь то штатный бухгалтер или компания на аутсорсе, — если искажение возникло из-за того, что первичные документы составлены другими лицами не в соответствии с реальностью или вовремя не переданы.

Проще говоря, Кодекс различает того, кто ведет учет, и того, кто готовит первичку. Если менеджер не принес вовремя акт, а кладовщик оформил накладную с ошибкой — это зона ответственности тех, кто эти документы создает и передает, а не того, кто потом сводит их в отчетность. Поэтому контроль документооборота со стороны руководителя — не придирка к бухгалтеру, а наведение порядка в той части, где ответственность действительно лежит на компании. И это же — аргумент в пользу аутсорсинга: подрядчик отвечает за корректность учета по переданным документам, а не за чужие ошибки в первичке. Заодно аутсорсинг снижает и риск налоговых штрафов: подрядчик ведет учет по нормам и отвечает за свои ошибки, поэтому до санкций ФНС чаще всего просто не доходит.

Что делать при сомнениях: второе мнение вместо ревизии сотрудника

Самопроверка ловит грубые нарушения и ошибки. Но дать полную оценку качеству учета — увидеть скрытые расхождения, спорные решения, налоговые риски — может только финансовый специалист: финансист или аудитор. «Зеленая галочка» в 1С этого не заменяет: она проверяет арифметику, но не соответствие учета законодательству и не финансовую логику бизнеса. Здесь и появляется идея второго мнения.

Второе мнение — это независимая проверка ведения учета. Для него нужен только доступ к базе учетной системы и отчетности, без конфликта со штатным бухгалтером. Аудит — это не придирки к сотруднику и, тем более, не формальный повод для его увольнения, а профессиональная помощь руководству: круг задач определяется по запросу заказчика, проверка носит тематический характер. Это возможность убедиться, что учет ведется правильно. Инициативный аудит — не обязанность, а решение руководителя: планирование работ и изучение учетной политики, сбор и анализ финансовой информации, систематизация данных и итоговое аудиторское мнение о том, насколько отчетность соответствует первичным документам и законодательству. Охватывают обычно период от квартала до трех лет — а если за это время накопились ошибки, аудиторы предложат восстановление учета отдельной услугой, чтобы привести базу и отчетность в порядок.

Чем такая проверка ценна — лучше всего видно на живом примере. Ко мне обратился клиент с такой ситуацией. Основной вид деятельности в ЕГРЮЛ — розничная торговля одеждой в специализированных магазинах, а фактически торговля шла через маркетплейс. Система налогообложения — УСН «доходы минус расходы», регион — Удмуртия, где по этому виду возможна льготная ставка. Льготу можно применять по виду «торговля через маркетплейс», но он не был зарегистрирован в ЕГРЮЛ как основной — а значит, право на льготу не очевидно. Клиент затруднялся составить запрос, и мы помогли: написала обращение в УФНС по Удмуртии, ждали ответ месяц. Ответ подтвердил — применение льготной ставки в этом случае возможно. Теперь у клиента есть письменное подтверждение позиции, на которое можно опереться при проверке. Вот что дает взгляд со стороны: не «поймать бухгалтера», а заранее закрыть спорный вопрос документом.

Почему собственнику об этом сложно узнать без подсказки — расскажу по своему опыту:

«Бухгалтеры не сообщают о проблемах, потому что знают: собственник в бухучете компетентен слабо и вполне может сделать вывод «бухгалтер говорит о проблемах — значит, плохой бухгалтер» — и махнуть топором. Бухгалтеру часто сложно донести свою позицию до собственника, не подставив под удар себя».

— Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting

Что по итогу

Проверить работу главного бухгалтера можно самостоятельно, без бухгалтерского образования и без знания финансовых тонкостей. Начните с трех пунктов в кабинете налоговой — сальдо ЕНС, статус отчетности, входящие письма ФНС: пятнадцать минут закрывают самые осязаемые риски. Дальше — полная самопроверка по 1С, выписке и обороткам, внимание к звоночкам и к тому, как бухгалтер отвечает на вопросы. Помните про границу ответственности: за чужую и непереданную первичку вы по Кодексу не отвечаете. А там, где самопроверки мало, работает второе мнение — независимая оценка ведения учета по доступам к базе, без конфликта со штатным бухгалтером.

Это не недоверие сотруднику, а защита ваших денег и, для ИТ-компании, страховка аккредитации и льготных ставок от случайных ошибок в учете.

И наши разборы по теме:

Подписывайтесь на мой блог на Хабре или в телеграм, чтобы не пропустить свежие материалы для собственников о налогах, юридических рисках и управлении компанией.

ссылка на оригинал статьи https://habr.com/ru/articles/1051232/