Топ-5 CRM для управления проектами и продажами: обзор и сравнение

CRM для проектов и продаж на рынке много, но выбрать подходящую — головная боль. У всех разные функции, тарифы и возможности. Сидеть и тестировать каждую систему — долго и муторно. Поэтому мы сделали это за вас и выбрали 5 лучших CRM для управления проектами.

В статье — подробный обзор Аспро.Cloud, YouGile, Мегаплан, Битрикс24 и Планфикс. Расскажем про возможности каждой системы и дадим советы по выбору. В конце — сравнение CRM для управления проектами в удобной таблице для быстрого принятия решения.

Когда нужна CRM с управлением проектами

Если ваш бизнес работает по схеме «продажа → исполнение», то единая система критически важна. Агентства, студии, подрядчики, IT-компании продают услуги, которые потом нужно выполнить. Разрыв между продажами и исполнением приводит к потере клиентов и срыву сроков.

Чем CRM с проектами отличается от обычной CRM

Классическая CRM заканчивается на закрытии сделки. CRM с проектами идет дальше — превращает сделку в рабочие задачи, контролирует исполнение и ведет клиента до полного завершения работ. Это полный цикл от первого звонка до сдачи результата.

Когда одной системы управления задач недостаточно

Если ваши продажи и исполнение живут в разных системах, информация о клиенте теряется. Менеджер закрыл сделку в CRM, задачи создали в отдельном таск-трекере — и связь потерялась. CRM для продаж и проектов исключает такие разрывы и дает полную картину работы с каждым клиентом.

Топ CRM для управления проектами: обзор 5 программ

Каждую CRM с задачами мы рассмотрели по следующим критериям:

• функционал для работы с продажами и проектами;

• дополнительные инструменты для бизнеса;

• стоимость, наличие бесплатного тарифа и пробного периода;

• простота освоения для команды.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — система управления бизнесом для компаний любой сферы и размера. Объединяет продажи, проекты и финансы в одной платформе с возможностью управления через ИИ.

Функционал для работы с продажами и проектами

1. ИИ-управление данными через протокол MCP. Интеграция с ИИ-моделями позволяет управлять продажами и проектами текстовыми и голосовыми командами. Например, ИИ может анализировать состояние сделок, создавать задачи по расшифровкам встреч и корректировать сроки проектов. Это экономит время на рутинных операциях и позволяет быстро получать нужную информацию.

2. Воронка продаж с переходом в проекты. Система показывает все сделки на канбан-досках с настраиваемыми этапами. После заключения договора можно в 1 клик создать проект из сделки с автоматическим переносом данных клиента. Это избавляет от ручного копирования информации между продажами и исполнением.

3. Единая карточка клиента с историей взаимодействия. В карточке контрагента собрана полная информация: контакты, сделки и вся переписка по почте. Менеджер видит текущий статус всех работ и может быстро включиться в обсуждение.

4. Карточка проекта и шаблоны для быстрого запуска. В карточке проекта собрана вся информация: этапы, задачи, документы и финансы. Команда видит прогресс на каждом этапе и может контролировать сроки в реальном времени. Шаблоны проектов позволяют создать проект за пару минут с готовыми этапами, чек-листами и ответственными.

5. Управление задачами на канбан-досках проекта. Задачи проекта отображаются на гибких канбан-досках с настраиваемыми этапами. Фильтры помогают быстро найти задачи по ответственному, приоритету или сроку. В каждой задаче доступны комментарии, чек-листы, система наблюдателей и проверка результата постановщиком. Это обеспечивает качественную обратную связь и прозрачность рабочего процесса для всей команды.

Дополнительные возможности

1. Финансовый учет и отчетность. Система ведет полный управленческий учет с автоматическими отчетами о движении денежных средств и прибылях-убытках. Позволяет планировать бюджеты, контролировать кассовые разрывы и анализировать рентабельность по направлениям бизнеса.

2. Роботизация бизнес-процессов. Система автоматизирует любые корпоративные процессы: от согласования счетов до приема новых сотрудников.

3. Широкий спектр интеграций. Система работает с более чем 30 банками, популярными мессенджерами, облачными хранилищами и IP-телефонией.

Тарифы. Бесплатный тариф для команды до 5 человек, платные — от 2 390 ₽/месяц.

Пробный период. Есть, на 14 дней.

YouGile

YouGile — простая CRM с управлением проектами для малого бизнеса с гибкой проектной работой. Объединяет продажи, планирование задач и коммуникацию в одной платформе.

Функционал для работы с продажами и проектами

1. Автоматическая воронка продаж. При создании CRM-проекта автоматически формируется доска со стандартными этапами. В карточке сделки доступны вкладки с информацией о клиенте, историей сделки и чатом.

2. Многоканальный прием заявок в CRM. Система автоматически создает сделки из разных источников: Telegram, WhatsApp, ВКонтакте, Авито, почты и форм с сайта. Все обращения клиентов собираются в единую воронку, а чаты систематизируются по сделкам.

3. Система дел для управления активностью по сделкам. Дела — задачи, привязанные к сделкам, которые помогают разбить продажу на этапы и контролировать прогресс. Автоматические напоминания приходят за 15 минут до дедлайна, а выполненные дела записываются в историю сделки.

4. Автоматизированная передача задач между этапами. В настройках досок можно создать правила передачи задач, которые автоматически перемещают задачи между колонками, изменяют исполнителей, подписчиков и стикеры в один клик. Это позволяет настроить переходы от продаж к проектному исполнению с автоматической сменой ответственных и статусов.

5. Диаграмма Ганта с автопланированием. Инструмент позволяет распределять задачи на временной шкале, устанавливать связи между задачами и автоматически сдвигать зависимые задачи при изменении сроков.

Дополнительные возможности

1. Встроенный мессенджер с чатами по задачам. Каждая задача является отдельным чатом для обсуждения деталей работы, что заменяет email-переписку внутри команды. Также доступны личные чаты между сотрудниками и групповые чаты для отделов.

2. Гибкая система колонок. На досках можно создавать неограниченное количество колонок с отображением счетчика задач, массовым архивированием выполненных задач и перемещением между досками.

3. Расширенные возможности коммуникаций. В чатах доступны голосования для принятия командных решений, цитирование и упоминание коллег через @ и реакции на сообщения.

Тарифы. Бесплатный тариф для команды до 10 человек, платные — от 594 ₽/месяц за каждого пользователя начиная с 11-го.

Пробный период. Нет, но можно протестировать возможности сервиса на бесплатном тарифе.

Мегаплан

Мегаплан — CRM для задач и проектов с документооборотом. Подходит для средних и крупных компаний, которые хотят работать с клиентами и задачами в одной системе.

Функционал для работы с продажами и проектами

1. CRM с управлением клиентской базы и аналитикой. Можно быстро перенести существующую базу клиентов и настроить карточки под разные типы контрагентов. Система показывает списки клиентов по суммам покупок, фильтрует данные и дает аналитику по активности.

2. Быстрое создание заказов с автозаполнением документов. Сделки и заказы создаются прямо из карточки клиента — вся информация переносится автоматически. Шаблоны документов сами заполняют договоры и счета данными из карточек.

3. Управление тендерами с переходом в проекты. Готовые шаблоны для участия в тендерах разбивают процесс на этапы с ответственными и сроками. Система считает стоимость и трудозатраты для реализации проекта. Когда тендер выиграли, можно сразу создать проект — все данные уже есть в системе.

4. Наглядное отслеживание проектов и заказов. Все заказы видны на одном экране с актуальными статусами. Система показывает, где работа задерживается, и помогает планировать работу на неделю. Диаграмма Ганта связывает задачи и показывает последовательность работ.

5. Планирование с учетом времени и автоматизация процессов. Для каждой задачи ставятся планируемые часы, исполнители отмечают фактическое время. Это помогает точнее планировать будущие проекты. Система сама создает задачи, напоминает о сроках и уведомляет об изменениях.

Дополнительные возможности

1. Система документооборота с автосогласованием. Есть внутреннее хранилище для регламентов и документов компании.

2. Рабочий мессенджер и видеозвонки. Личные чаты, каналы для отделов и видеосвязь без ограничений.

3. Agile-методологии со Scrum и Kanban. Настраиваемые канбан-доски для гибкого управления проектами. Можно работать спринтами или непрерывным потоком задач.

Тарифы. Бесплатного тарифа нет. Платные — 1 500 ₽/месяц за команду из 5 человек.

Пробный период. Есть, на 14 дней.

Битрикс24

Битрикс24 — CRM для проектов с искусственным интеллектом. Объединяет клиентскую базу, контакт-центр, задачи и автоматизацию в одной системе.

Функционал для работы с продажами и проектами

1. CRM с AI-настройкой и неограниченной клиентской базой. ИИ-помощник настраивает систему за несколько минут через чат с простыми вопросами. В системе можно создать любое количество сделок, контактов и компаний.

2. Множественные режимы работы с проектами. Доступно 6 способов отображения задач: Список, Канбан, Сроки, Мой план, Календарь и Гант. Каждый режим акцентирует внимание на разных аспектах работы. Все материалы проектов — задачи, файлы и сообщения — автоматически сохраняются в системе.

3. ИИ для управления задачами и проектами. ИИ создает задачи из голосовых сообщений и составляет план работ с чек-листами. Система поддерживает разные методы работы: Scrum, Kanban, диаграммы Ганта. К проектам можно подключать внешних подрядчиков.

4. Контакт-центр со всеми каналами связи. Все обращения клиентов попадают в одно место: телефон, почта, соцсети, мессенджеры и формы с сайта. Система сама узнает клиента при повторном звонке и открывает его карточку.

5. Онлайн-запись с оплатой через интернет. Клиенты сами записываются на услуги через сайт, мессенджеры или соцсети и сразу оплачивают. Система напоминает о записи и подтверждает встречи автоматически.

Дополнительные возможности

1. Складской учет. Все операции со складом от поступления товара до продажи.

2. Интеграция с 1С. Полная синхронизация данных между Битрикс24 и 1С: клиенты, товары, счета работают в режиме реального времени.

3. Роботизация без программиста. Простой конструктор позволяет настроить автоматические процессы любой сложности.

Тарифы. Есть бесплатный тариф. Платные подписки — от 1 743 ₽/месяц за команду до 5 человек.

Пробный период. Есть, на 15 дней.

ПланФикс

ПланФикс — CRM с проектами и конструктором под любой бизнес и готовыми решениями для разных отраслей. Подходит компаниям от 25 сотрудников, которые хотят настроить процессы под свою специфику без программистов.

Функционал для работы с продажами и проектами

1. CRM-конструктор с единой базой контактов и компаний. Система работает с физлицами и юрлицами в одном интерфейсе с любыми полями в карточке клиента. Можно группировать контакты по разным признакам и настраивать права доступа для сотрудников.

2. Омниканальный прием лидов с автоматическим распределением. Заявки из почты, мессенджеров, соцсетей и форм автоматически становятся задачами в системе. Система равномерно распределяет обращения между менеджерами по очереди или другим правилам.

3. Воронки продаж с готовыми конфигурациями для разных сфер. Система работает как CRM-трансформер с готовыми решениями: B2B управление сделками, B2C прием заявок, управление курсами. Можно настроить несколько уровней продаж с разными специалистами на каждом этапе.

4. Создание проектов из продаж с готовыми шаблонами. После закрытия сделки проект создается автоматически с нужной структурой задач из библиотеки шаблонов. Все данные клиента и техзадание переносятся в проект.

5. Учет времени и финансов с деревьями задач. Большие задачи делятся на подзадачи с любой вложенностью для детального планирования. Система ведет план и факт по времени с таймерами и формирует счета клиентам автоматически.

Дополнительные возможности

1. Персональные рабочие пространства для каждого отдела. Каждый сотрудник получает интерфейс только с нужными разделами и функциями.

2. Конструктор отчетов без программистов. Любой сотрудник может создать отчет с нужными полями и критериями.

3. Готовые интеграции с популярными сервисами. Синхронизация с Google Workspace, Microsoft 365, картами и десятками других сервисов.

Тарифы. Есть бесплатный тариф для команды до 5 человек. Платные подписки — от 366 ₽/месяц за сотрудника.

Пробный период. Есть, на 14 дней.

Как выбрать CRM для управления проектами и продажами

Выбор лучшей CRM системы для управления проектами зависит от специфики вашего бизнеса и команды. Сравнивать программы нужно по следующим критериям:

1. Размер команды и бюджет. Определите количество пользователей сейчас и планы роста на год вперед. Малому бизнесу до 10 человек подойдут бесплатные решения или недорогие тарифы, крупным компаниям нужны корпоративные версии с расширенным функционалом.

2. Сложность управления проектами. Оцените типичные проекты в вашей компании: количество участников, этапов, зависимостей между задачами. Для простых линейных проектов достаточно базового функционала канбан-досок, сложные проекты требуют диаграммы Ганта, управления ресурсами и детального планирования. Подумайте о необходимости работы с подрядчиками и внешними участниками.

3. Потребность в автоматизации и интеграциях. Составьте список систем, с которыми должна работать CRM для проектов: 1С, банки, мессенджеры, почта, телефония. Определите процессы, которые хотите автоматизировать: переход сделок между этапами, создание задач, уведомления команды.

4. Поддержка и простота внедрения. Оцените сложность освоения системы вашей командой и доступность обучающих материалов. Проверьте качество технической поддержки, наличие базы знаний, видеоуроков и вебинаров.

А чтобы вам было проще сравнивать и выбирать систему, мы подготовили сравнение лучших CRM для управления проектами в виде таблицы.

Сравнительная таблица систем

Часто задаваемые вопросы

Что такое CRM для управления проектами?

CRM система для управления проектами — это система, которая объединяет ведение клиентов и управление проектами в одной платформе. Позволяет контролировать весь цикл от первого контакта с клиентом до завершения проекта, в том числе продажи, планирование, исполнение и отчетность.

Каким компаниям нужна CRM для задач и проектов?

CRM для продаж и проектов подходит компаниям, где после продажи начинается длительное исполнение: агентствам, студиям, консалтинговым компаниям, подрядчикам, IT-компаниям. Такие CRM для проектного управления помогают не потерять клиента между продажей и сдачей работы.

Можно ли вести продажи и проекты в одной CRM?

Да, современные CRM с задачами и проектами позволяют вести продажи и проекты в единой системе. Сделка автоматически превращается в проект, все данные клиента сохраняются, команда работает в едином пространстве. Это исключает потерю информации и улучшает обслуживание клиентов.

Какие функции важны в CRM для проектного управления?

Ключевые функции: связь между сделками и проектами, канбан-доски для задач, контроль сроков и дедлайнов, учет времени, коммуникации в задачах, шаблоны проектов, отчетность по рентабельности, автоматизация процессов и интеграция с внешними сервисами.

Как выбрать CRM с задачами и проектами?

Сначала определите размер команды и бюджет, затем оцените сложность проектов и потребность в автоматизации. Сравните функции разных систем по критериям: воронка продаж, управление проектами, интеграции, стоимость. Обязательно протестируйте выбранные варианты на пробных периодах.