Самый дорогой сотрудник для компании — тот, который уже найден, но еще не может приступить к работе.
Каждый час между принятием решения о найме и фактическим выходом сотрудника означает потерянное рабочее время, дополнительную нагрузку на HR и задержку бизнес-процессов.
И хотя кадровый документооборот давно стал электронным, само оформление сотрудников редко можно назвать быстрым. Причина проста — документы по-прежнему приходится получать, проверять, сопоставлять и переносить в корпоративные системы.
В итоге документы остаются одним из последних бюрократических барьеров между кандидатом и его выходом на работу. Под катом рассказываем, как Smart Engines удалось решить эту задачу и сократить обработку кадрового пакета до нескольких секунд.
КЭДО победил бумагу, но не победил оформление сотрудников
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) должен был избавить компании от бумаги и перевести кадровые процессы в цифровой формат. Во многом так и произошло. Документы можно подписывать удаленно. Согласования больше не зависят от бумажных маршрутов. Архивы перестают занимать комнаты. Сотрудников можно оформлять без личного визита в офис.
Казалось, что проблема кадрового документооборота решена. Но довольно быстро выяснилось: КЭДО победил бумагу, но не победил бюрократию и рутину при оформлении сотрудников.
Даже после внедрения КЭДО компании по-прежнему должны:
-
получить документы от кандидата;
-
проверить их комплектность;
-
сверить данные между разными документами;
-
внести сведения в кадровые системы.
Пока все эти процедуры выполняются, сотрудник остается только кандидатом. А бизнес продолжает ждать – подсчитывая упущенную выгоду. Для компании с несколькими вакансиями такая задержка может быть почти незаметна. Но крупные розничные сети, логистические компании и производственные предприятия оформляют десятки, сотни, а иногда и тысячи сотрудников ежемесячно.
Если на обработку каждого кадрового пакета уходит хотя бы 20-30 минут рабочего времени специалиста, то при массовом найме совокупные трудозатраты начинают измеряться сотнями часов. А любые задержки и ошибки в оформлении напрямую влияют на скорость вывода сотрудников на работу.
Поэтому сегодня вопрос заключается уже не в том, как отказаться от бумаги. Вопрос в том, как сократить время между получением документов и фактическим выходом сотрудника на работу.
Что мешает оформить сотрудника за несколько минут
Даже одно трудоустройство – это целый комплект документов:
-
паспорт (основной разворот и данные о регистрации по месту жительства);
-
СНИЛС;
-
ИНН;
-
трудовая книжка или СТД-Р;
-
документы воинского учета;
-
дипломы и сертификаты;
-
медицинские документы;
-
а в случае с иностранными сотрудниками – еще и миграционные документы, патенты и разрешения на работу.
При этом сложность заключается не только в количестве документов. Проблема еще в том, что все они выглядят по-разному и поступают в разных форматах. Одни содержат таблицы. Другие – рукописные поля. Третьи состоят из нескольких страниц. Часть документов имеет строгую структуру, часть – практически свободную форму. Кто-то загружает фотографию паспорта с телефона в плохом освещении. Кто-то присылает снимок трудовой книжки, сделанный под углом. Кто-то отправляет заявление, заполненное настолько неразборчиво, что его сложно прочитать даже человеку.
Еще сложнее становится при работе с трудовыми мигрантами – в этом случае пакет документов ощущается как баул документов (если не вагон). Разные страны используют разные форматы документов, разные языки и разные способы заполнения документов. В результате HR-службам приходится одновременно работать с иностранными паспортами, патентами на работу, миграционными картами, разрешениями на временное проживание, видами на жительство и регистрациями по месту пребывания.
Для работодателей ошибки при работе с такими документами означают не только дополнительные трудозатраты. Они могут приводить к нарушениям миграционного законодательства, проблемам при проверках и финансовым санкциям.
При этом задача кадровой службы заключается не только в том, чтобы собрать документы и получить из них данные. Необходимо быстро проверить комплектность кадрового пакета, извлечь нужные сведения и передать их в корпоративные системы.
Чем больше этапов выполняется вручную, тем больше времени проходит между получением документов и фактическим трудоустройством сотрудника. Поэтому бизнесу требуется не просто распознавание документов, а автоматизация всего процесса их первичной обработки.
Как мы решили эту задачу
Для автоматизации кадрового документооборота мы реализовали соответствующий сценарий в составе платформы Smart Document Engine. Решение позволяет автоматически обрабатывать кадровые документы в едином потоке и извлекать из них структурированные данные для интеграции в корпоративные системы практически сразу после их получения.
Платформа поддерживает обработку полного комплекта кадровых документов – автоматическое распознавание паспортов РФ и стран СНГ, а также СНИЛС, ИНН, трудовых книжек и СТД-Р, документов воинского учета, дипломов, сертификатов, медицинских документов, кадровых анкет и заявлений.
Система автоматически классифицирует документы, определяет их типы, извлекает необходимые данные и передает информацию в кадровые и учетные системы без участия человека. Производительность решения достигает 100 комплектов кадровых документов в минуту на сервере без GPU.
Отдельное внимание уделено работе с документами, которые традиционно считаются наиболее сложными для автоматизации. Система умеет обрабатывать рукописные анкеты, заявления и другие формы, заполненные вручную, включая сложный и плохо читаемый почерк.
Кроме того, решение поддерживает работу со специализированными документами, которые часто встречаются в промышленности, логистике, добывающей отрасли и других сферах: удостоверениями моряков, отраслевыми допусками, свидетельствами, квалификационными удостоверениями. А для оперативного подключения новых типов документов в платформе предусмотрен дизайнер форм, позволяющий самостоятельно настраивать сценарии обработки без привлечения разработчиков.
Еще один важный сценарий – работа с иностранными сотрудниками. Smart Document Engine поддерживает обработку документов более чем из 210 стран и юрисдикций, включая иностранные паспорта, патенты на работу, миграционные карты, РВП, ВНЖ и другие документы, используемые при трудоустройстве мигрантов.
Дополнительно решение поддерживает проверку подлинности документов. Для этого используются специализированные сканеры с ПО, которые осуществляют свыше 600 антифрод-проверок – и все это без обращения к внешним базам данных. При этом обработка документов осуществляется полностью внутри инфраструктуры заказчика. Изображения документов и извлеченные данные не передаются во внешние сервисы и API, что позволяет соблюдать требования по защите персональных данных.
Таким образом, кадровая служба получает единый инструмент для автоматической обработки кадровых документов – от классификации и извлечения данных до контроля комплектности и проверки подлинности. Это позволяет существенно сократить объем ручных операций и ускорить оформление сотрудников даже при массовом найме. Как это работает на практике, можно увидеть на примере реальных внедрений.
Успешные внедрения: где наш ИИ уже ускорил трудоустройство сотрудников
Технологии автоматизации кадрового документооборота уже используются в самых разных отраслях – от розничной торговли до предприятий реального сектора экономики.
Ритейл
В ритейле скорость оформления сотрудников напрямую влияет на возможность быстро закрывать вакансии и выводить персонал на смены. Так, сеть супермаркетов «Да!» автоматизировала обработку паспортов, СНИЛС и ИНН при оформлении сотрудников в системе 1С. По данным компании, обработка комплекта документов теперь занимает менее трех секунд. Аналогичные технологии Smart Engines уже много лет используются и в сети «Мария-Ра», где помогают автоматизировать кадровые процессы при постоянном потоке найма.
Промышленность
В промышленности и добывающей отрасли кадровые сценарии зачастую оказываются еще сложнее. Помимо стандартных документов приходится работать с удостоверениями личности моряка, квалификационными документами и другими специализированными формами. Именно с такой задачей столкнулись группа компаний «Русский Краб» и Русская Рыбопромышленная Компания (РРПК). После внедрения Smart Document Engine данные из комплектов документов начали автоматически извлекаться и передаваться в кадровые системы, что позволило ускорить оформление сотрудников и снизить нагрузку на кадровые службы.
От обработки документов к ускорению найма
Во всех вышеуказанных кейсах речь идет не просто об ускорении обработки документов. Автоматизация позволяет убрать рутину из числа факторов, которые замедляют найм, и сделать кадровые процессы более предсказуемыми для бизнеса.
Если раньше кадровая служба могла обнаружить неполный комплект документов, несоответствия между документами или другие препятствия для оформления сотрудника только после начала проверки пакета, то теперь эта информация становится доступна практически сразу после получения документов, в режиме реального времени.
Это позволяет оперативно запросить недостающие документы, устранить выявленные проблемы и избежать ситуаций, когда оформление сотрудника откладывается из-за обстоятельств, обнаруженных лишь через несколько часов или даже дней.
Для бизнеса это означает сокращение времени между появлением кандидата и его фактическим выходом на работу. А при массовом найме – возможность быстрее закрывать вакансии, снижать нагрузку на кадровые службы и уменьшать риски, связанные с человеческими ошибками.
ссылка на оригинал статьи https://habr.com/ru/articles/1053560/