HR закрыл увольнение, доступы отключили, бывший сотрудник уже осваивается на новом месте. Через неделю ИТ задает неудобный вопрос: «А ноутбук где?» В это же время новый сотрудник выходит на работу и узнает, что его техника еще не закуплена. Разбираемся, почему оборудование теряется и на выходе, и на входе, а главное — сколько это стоит бизнесу.
Всем привет, это команда SimpleOne ITAM. Сегодня считаем потери в рублях, на реальных цифрах.
Сколько стоит забытый ноутбук: считаем потери при увольнениях
Оборудование теряется при увольнении по трем причинам, которые действуют одновременно. ИТ-отдел не включен в процесс увольнения как обязательный участник — кадровая служба закрывает свое дело, не уведомляя ИТ. Чек-листа возврата оборудования с подписью сотрудника нет или он существует только в Confluence, куда никто не заходит. Учетная система не отражает, за кем закреплено конкретное устройство прямо сейчас — данные устарели еще при последней реорганизации.
-
Важный операционный момент: материальная ответственность за оборудование обычно оформляется при найме, но редко обновляется при переводах и реорганизациях — и почти никогда не содержит серийных номеров конкретных устройств. Без этого взыскать стоимость невозвращённого ноутбука при увольнении на практике сложно. Чек-лист с подписью работает только в паре с актуальным юридическим основанием.
-
Отдельная проблема — удаленные и гибридные сотрудники: они физически не приходят в офис в последний день, а значит, чек-лист с подписью «в последний день» как инструмент не работает вообще. Для таких случаев нужен отдельный процесс: курьерский возврат, депозит или удержание из окончательного расчета — последнее требует заблаговременного согласования с юристами и HR.
По данным Capterra (Employee Offboarding Survey, 2022; опрошено 219 HR-специалистов, занимавшихся увольнениями), 71% сталкивались хотя бы с одним случаем, когда уволившийся сотрудник не вернул корпоративное оборудование — ноутбук или смартфон. 59% из них отметили, что устройства содержали чувствительные корпоративные данные, и лишь 55% смогли полностью заблокировать бывшему сотруднику доступ.
Простая математика на примере
Считаем на примере компании в 1 500 человек с текучестью 15% — это 225 увольнений в год.
На каждого сотрудника в среднем приходится один ноутбук, один монитор и периферия (мышь, гарнитура, клавиатура).
Средняя стоимость корпоративного ноутбука в России в 2025 году — 44 000 рублей по данным РИА Новости. Монитор среднего класса — около 18 000 рублей, периферия комплектом — около 5 000 рублей.
Итого комплект на сотрудника: ~67 000 рублей.
Статистика Capterra — про долю компаний, а не устройств. Для расчёта возьмём независимое консервативное допущение: 15% «зависших» при увольнении устройств так и не возвращаются или возвращаются в нерабочем состоянии.
(Цифра приблизительная — в вашей компании может быть выше или ниже.)
Если считаем только по ноутбукам — один на сотрудника: 225 × 15% × 44 000 = ~1 485 000 рублей прямых потерь в год.
А если по полному комплекту (ноутбук + монитор + периферия = 67 000 рублей), результат вырастает до ~2 260 000 рублей.
Формула для самостоятельного расчета:
Где:
-
S — штат,
-
T — текучесть,
-
Dₙ — доля невозврата,
-
Cᵧ — стоимость устройства.
Подставьте свои цифры. Даже если в реальности таких случаев вдвое меньше, компания на 1 500 человек теряет больше 700 000 рублей в год — и это до того, как посчитаны потери при найме.
Сколько стоит сотрудник без ноутбука: считаем потери при найме
Новый сотрудник оказывается сюрпризом для ИТ-отдела по той же причине, по которой оборудование не возвращают при увольнении: кадровый процесс и ИТ-процесс не связаны. Рекрутер закрыл вакансию, предложение о работе подписано, дата выхода согласована — и только потом кто-то вспоминает, что надо бы сообщить в ИТ.
Почему резерв не ведут — и зря
Без данных о плановых наймах и историческом темпе текучести ИТ-отдел не может обосновать бюджет на складской запас.
Это замкнутый круг: нет данных об активах → нет обоснования резерва → каждый новый найм становится внеплановой закупкой по текущим ценам, часто выше контрактных. Компании, которые ведут управление жизненным циклом активов в ITAM-системе, видят пиковые периоды найма заранее и закупают устройства в плановом режиме — дешевле и без спешки.
Считаем на том же примере:
225 наймов в год, треть из них сталкивается с задержкой оборудования — 75 человек.
Средняя задержка — 3 рабочих дня.
Стоимость одного рабочего дня специалиста с учётом зарплаты и накладных расходов — 10 000–15 000 ₽ в зависимости от грейда; возьмём консервативные 12 000 ₽/день (посчитайте под свою медианную зарплату).
Коэффициент потери продуктивности в первые дни без инструментов — 0,7: человек физически присутствует, но работает примерно на 30% от нормального темпа.
75 человек × 3 дня × 12 000 ₽ × 0,7 = ~1 890 000 ₽ упущенной производительности в год.
Упущенная производительность:
Где:
-
H — наймы,
-
P — доля с задержкой,
-
W — дни ожидания,
-
Cₔ — стоимость дня,
-
K — коэффициент потери продуктивности.
Для сравнения: подготовить ноутбук заранее — это один час работы ИТ-специалиста плюс стоимость устройства, которое уже есть на балансе. Простой того же сотрудника три дня стоит 25 200 ₽ (3 × 12 000 × 0,7). Разница очевидна — но без автоматической связки кадровой и ИТ-системы «заблаговременно» случается редко.
Где исчезает оборудование между наймом и увольнением
Увольнения и найм — две крайние точки, между которыми оборудование тоже исчезает. Сотрудника перевели в другой офис — ноутбук числится за старым местом. Отдел реорганизовали — часть техники «переехала» вместе с людьми без переоформления. Монитор переставили с одного стола на другой — в учетной системе он по-прежнему у того, кто уволился два месяца назад.
Excel перестает отражать реальность уже через несколько месяцев после заполнения. Файл редактируют несколько человек, правки вносятся не всегда, история изменений не ведется, а сверка с фактическим наличием происходит раз в год при инвентаризации — если вообще происходит. По данным Teqtivity, в компаниях без автоматизированного учета активов до 20% IT-бюджета связано с неиспользуемыми или неотслеживаемыми устройствами, которые в любой момент времени находятся в «серой зоне»: числятся за одним, используются другим, а физически — в третьем месте.
Что это означает операционно
20% «серых» активов — это не просто неточность в табличке. Это устройства, которые не попадают в плановое обслуживание и замену, не учитываются при закупках, создают слепые пятна при аудитах безопасности и лицензионных проверках.
В компании на 1 500 человек — около 1 500 рабочих ноутбуков. «Серая зона» ~20% — это порядка 300 машин, судьба которых в реальном времени неизвестна.
Оценка потерь:
Где для увольнений:
-
S — штат,
-
T — текучесть,
-
Dₙ — доля невозврата,
-
Cₖ — стоимость комплекта;
Для найма:
-
H — наймы,
-
P — доля с задержкой,
-
W — дни ожидания,
-
Cₔ — стоимость рабочего дня,
-
K — коэффициент потери продуктивности.
Что сокращает потери на практике:
-
Юридически оформленная материальная ответственность за закреплённое оборудование;
-
Обязательный чек-лист возврата с подписью сотрудника в последний день;
-
MDM-политика на блокировку или стирание устройства при закрытии учётной записи (защищает данные, но не возвращает само железо — возврат актива закрывается чек-листом и юридическим основанием);
-
Автоматические уведомления из кадровой системы в ИТ при найме и увольнении;
-
Единый контур учёта, когда кадровая система и система управления активами работают с одними и теми же данными в реальном времени.
Когда кадровое событие автоматически создает задачу на выдачу или возврат оборудования, ИТ-отдел перестает зависеть от того, вспомнит ли кадровик написать письмо.
В SimpleOne, например, это работает так:
Оформляется выход нового сотрудника в HRMS → система автоматически генерирует задачу на выдачу ноутбука и периферии в ITAM → после выдачи техники создаются учетные записи и выдаются права доступа в ITSM.
Заявка на ноутбук появляется в день подписания оффера, задача на возврат — в день, когда HR начинает процесс увольнения. Оборудование перестает жить отдельной жизнью от людей, которым оно выдано.
Итог
Серую зону в денежный итог не сводим намеренно: часть этих устройств уже посчитана в потерях при увольнении, а остальное — это риск, а не подтверждённый убыток. Задваивать не будем.
На компанию в 1 500 человек с текучестью 15% суммарные потери по двум статьям — около 3 375 000 рублей в год (1 485 000 при увольнениях + 1 890 000 при найме), считая только по ноутбукам. С полным комплектом оборудования цифра вырастает до ~4 150 000 рублей.
***
А вы точно знаете, сколько ноутбуков, мониторов и гарнитур сейчас числятся за сотрудниками только на бумаге?
ссылка на оригинал статьи https://habr.com/ru/articles/1054772/