Идеальный рецепт СУП для холдинга: опыт «Кузбассразрезугля»

Более 80 реализованных проектов, 582 активных пользователя системы и всего 4 месяца на запуск. Таких эффектов удалось достичь «Кузбассразрезуглю» на проекте внедрения Directum Projects. Как выбирали ИСУП, с какими трудностями столкнулись и какой подход использовали, мы спросили у Дмитрия Сосенкова, начальника управления развития ИТ-сервисов ООО «Скиф» — дочерней компании «Кузбассразрезуголь».

О компании

АО «УК „Кузбассразрезуголь“» — одно из старейших предприятий России по открытой разработке каменноугольных месторождений. На рынке — более 60 лет, фактические объемы добычи превысили 2,5 млрд тонн угля.

ООО «Скиф» — аккредитованная ИТ-компания, внутренний системный интегратор «Кузбассразрезугля». Занимается разработкой, внедрением, настройкой и сопровождением ПО внутри холдинга и за его пределами. Компания «закрывает» полный спектр услуг: от консультационной и технической поддержки до проектирования сетевых решений и создания программного обеспечения любой сложности.

Когда ИТ-системы работают против тебя

В структуру нашей компании входят угледобывающие активы, сервисные подразделения и центральный офис. Численность сотрудников превышает 15 тыс. человек.

Мы ведем ИТ-, строительные, инфраструктурные проекты, а также проекты организационных изменений. Исторически разные компании холдинга использовали свои информационные системы, из-за чего управление было фрагментарным: отсутствовали единая картина по портфелю и методология, данные дублировались в нескольких десятках ИТ-решениях (например, MS Project и Excel), было трудно найти ответственных, контролировать исполнение в режиме реального времени и следить за загрузкой сотрудников. Возникали такие ситуации, когда ключевые специалисты были одновременны заняты на нескольких критичных проектов, что неминуемо сдвигало сроки выполнения.

Все это не добавляло нам «баллов», мы только теряли в управляемости — руководители принимали решения с «закрытыми» глазами, увеличивались риски выйти за рамки сроков или бюджета, рос технический долг. Конечно, нас это не устраивало.

Единая цифровая платформа против «зоопарка» ПО

Мы решили найти такую платформу, которая бы помогла перевести в единый контур все процессы компании — проекты, документооборот, договоры, поручения, доверенности, делопроизводство.

Начать модернизацию решили с ИСУП. Мы планировали:

• перевести в электронный контур все проекты, которые ведутся в компании: от организационных до строительных;

• получить инструменты контроля портфелей и программ;

• сделать прозрачными процессы планирования;

• повысить исполнительскую дисциплину команды и качество выполнения работ;

• «вписать» новую систему в существующую инфраструктуру разнородных программных продуктов холдинговых предприятий и снизить количество используемого ПО.

Команда проекта изучила предложения от нескольких отечественных вендоров: просчитала стоимость владения, изучила функциональность, возможности интеграций. Так как мы изначально планировали комплексную цифровизацию, выбор пал на экосистему решений Directum для управления компанией: экосистема поддерживает работу холдинговой структуры и позволяет расширить функциональность в рамках одного окна.

Какие преимущества платформы и Directum Projects мы для себя выделили:

• отечественная разработка, что гарантировало поддержку вендора и развитие продукта, в том числе, с учетом наших потребностей и пожеланий;

• высокая ценность действий пользователей;

• простой старт: вся базовая функциональность доступна из «коробки»;

• постепенное развитие ИСУП: сначала — решение главных задач, после — доработка под процессы;

• возможность использовать ИТ-решения под управлением любой операционной системы;

• стоимость владения ниже за счет ее сокращения затрат на поддержку инфраструктуры;

• в систему управления проектами встроены «Agile-доски», которые можно использовать и вне проектов, для организации ежедневной работы команд.

Главная задача внедрения ИСУП — управлять большим портфелем инициатив и координировать работу команд.

Коробка или заказное решение?

Каждая крупная компания обладает уникальной внутренней структурой и сложившимися бизнес-процессами. При этом целевая модель часто оказывается схожей. Холдинги обычно выбирают заказную разработку, мы же остановились на «коробке» — проанализировали стоимость, сопоставили потенциальные выгоды. И это несмотря на заверения коллег из других компаний, что у нас ничего не получится.

В чем плюсы базовой функциональности:

1. Уже содержит все необходимые инструменты.

2. Требует короткое ТЗ: можно стартовать проект внедрения здесь и сейчас.

3. Имеет четкий и понятный бюджет: требовалось только приобрести программное обеспечение и пройти обучение.

4. Низкая совокупная стоимость владения системой: компания экономит на первоначальных инвестициях и обновлениях, бюджет на содержание предсказуем и понятен, при обновлениях система не «ломается».

Внедрение провели своими силами: смогли полностью контролировать процесс и оперативно вносить необходимые корректировки в режиме реального времени. Конечно, мы сэкономили, так как не потратили время и деньги на поиск внешнего подрядчика.

Команда внедрения состояла из опытных разработчиков, аналитиков и администраторов: сотрудники прошли курсы по настройке и администрированию платформы Directum RX и подтвердили свою квалификацию. Эти знания дали возможность максимально эффективно использовать базовые механизмы системы без серьезных доработок. 

Создание отказоустойчивого кластера

В качестве операционной системы мы выбрали нетребовательную к аппаратным средствам Ubuntu Linux. Это избавило нас от дополнительных расходов на закупку ОС. Систему настраивали на основе детальной инструкции от вендора, но не все решения подходили для нашей инфраструктуры.

Благодаря высокой квалификации команды проекта и гибкости платформы Directum RX нам удалось разработать отказоустойчивый сервис. Мы развернули базы данных в кластере Patroni, состоящем из трех узлов. Дополнительно делается автоматическая ежесуточная резервная копия БД, хранилища документов и настроек. В разработке используется система контроля версий с хранением на отдельном сервере.

Система встроена в ИТ-ландшафт компании через шину данных:

• Active Directory — централизованное управление пользователями и правами доступа;

• OpenID Connect — сквозная аутентификация (SSO) через корпоративные учетные записи;

• 1С:ЗУП — интеграция кадрового документооборота и данных по персоналу;

• 1С:MDM — синхронизация мастер-данных (единые справочники контрагентов и номенклатуры).

Система внедрила саму себя

Платформу Directum RX развернули при помощи рекурсивного подхода, когда система внедряет саму себя: проект цифровизации вели в прототипе Directum Projects.

Все процессы организовали в едином контуре:

• постановка задач;

• планирование этапов;

• взаимодействие команды.

В системе управления проектами создали типовой набор документации: опросники, технические задания, матрицу ролей и полномочий, программу испытаний, планы обучения пользователей, инструкции и контрольный список приемки. На «Agile-досках» фиксировали задачи поддержки и разработки. Это помогло отслеживать прогресс и улучшить коммуникацию между участниками. Также мы смогли протестировать инструменты в реальной работе, проверить гипотезы и исправить неточности, быстро адаптировать процессы, вовлечь в цифровое пространство основных бизнес-пользователей, двигаться вперед без страха ошибиться.

Опыт команды внедрения мы тиражировали и на другие подразделения. Сейчас в системе Directum Projects ведутся организационные, инфраструктурные, ИТ- и бизнес-проекты, а также проекты по управлению изменениями.

Чтобы снизить время на планирование и количество человеческих ошибок, были разработаны унифицированные шаблоны планов и проектной документации. Руководителю достаточно детализировать работы, прописать ответственных, указать сроки.

План визуализируется на диаграмме Ганта и «Agile-досках», что помогает наглядно отслеживать исполнение проекта и критический путь. Участники команды получают задачи автоматически с наступлением этапа: уведомления приходят на электронную почту и напрямую в систему. На досках также ведутся задачи, которые не связаны с проектами: так вся операционная деятельность под контролем.

Все проекты заведены в единый реестр портфелей и программ. В нем видна структура и связанные документы. Доступ участникам выдается в соответствии с ролью, благодаря чему соблюдается политика безопасности.

Еженедельно проводятся статус-встречи, на которых руководитель ИТ-службы обсуждает выполнение работ с менеджерами проектов. Это дает возможность вовремя выявлять риски и отклонения. 

Основные трудности

Ни на одном ИТ-проекте внедрения не обходится без сложностей. Мы столкнулись с аппаратной борьбой внутри компании, когда необходимо было урегулировать конфликт интересов между различными подразделениями, руководителями и влиятельными участниками. Также отрабатывали возражения пользователей — не через принуждение, а через вовлечение, чтобы сформировать привычку и трансформировать работу в системе из контролируемой обязанности в естественный и самостоятельный процесс.  

Ну и куда без приоритизации доработок: главным вызовом команды внедрения стало удержание баланса между желанием сделать идеально и необходимостью запустить проект в срок. Мы получили около 100 предложений от наших сотрудников, рассмотрели их и выделили самые интересные, остальные идеи отложили в бэклог.

Кастомизация системы

При помощи инструментов no-low-code мы разработали свой формат сводной отчетности по проектам для собраний с руководством (выделили ключевые поля цветом, что помогает мгновенно считывать статусы, отклонения и критические точки без погружения в детали).

Также доработали карточку проекта: в нее добавили вкладку «Цель и задачи». Это помогает фиксировать стратегический контекст, не теряя связь между целеполаганием и операционным управлением.

Плюсом мы также реализовали возможность выгружать план проекта с диаграммой в Excel.

Результаты

Через профессионализм команды проекта, четкую организацию процессов и полностью готовый продукт был достигнут отличный результат. Вместо разрозненных ИТ-решений компании удалось выстроить единую систему управления и:

1. Объединить информационные потоки в единой цифровой среде.

2. Хранить все документы по проектам в Directum Projects.

3. Сократить трудозатраты на сопровождение систем.

4. Структурировать сбор отчетности: руководители в реальном времени могут отследить всю аналитику по проектам.

5. Уменьшить временные затраты на реализацию проектов на 25%.

6. Упорядочить процессы исполнения поручений.

7. Выстроить управление полным циклом проекта: от инициации до хранения артефактов.

8. Повысить согласованность и эффективность действий команды: загрузка участников прозрачно, каждый занят делом.

Из команды внедрения системы мы получили команду поддержки. Следующий шаг — тиражировать Directum Projects в дочерние компании.

Мы на своем примере доказали, что даже в крупном промышленном холдинге можно быстро выстроить системное управление проектами на базе коробочного решения.