Шлагбаум или ускоритель: 5 сценариев работы бухгалтера

Почти каждый предприниматель относит работу бухгалтера к расходной части, считает его лишним звеном или неизбежным злом, а некоторые — и вовсе агентом ФНС. И это почти правда. Но есть вариант, когда бухгалтер позитивно влияет на прибыль, объем производства и даже на рост продаж. В статье я собрала пять разных сценариев взаимодействия с бухгалтером. Разберу, почему вы теряете деньги и нервы из-за неправильного понимания роли бухгалтера и как превратить его из агента налоговиков в реальный усилитель бизнеса.

Итак, когда предприниматель говорит бухгалтеру «вы просто сделайте, чтобы все было правильно», я понимаю, что разговор у них будет долгий. Дело в том, что «правильно» в его голове и «правильно» в Налоговом кодексе — это, мягко говоря, две разные вселенные. Но работа в тандеме возможна, если правильно распределить роли и выстроить диалог.

Бухгалтер в микро- и малом бизнесе — это по сути, единственный финансовый стратег в компании. От его решений зависят контракты с поставщиками и клиентами, трудовые отношения с сотрудниками, а так же налоговая нагрузка. Причем, если предприниматель выступает с инициативной позиции и предлагает решения, то бухгалтер часто наоборот — приземляет. Он выступает в роли шлагбаума. Его задача запрещать и не пущать. Но, к счастью, так бывает не всегда.

Сценарий первый: «Я решил, ты разберись»

Это самый опасный и одновременно самый распространенный сценарий. Особенно на старте.
Предприниматель подписывает договоры, нанимает людей, придумывает схемы, меняет контрагентов, принимает оплату, а потом, в конце квартала, скидывает бухгалтеру пачку документов и тот добросовестно их разгребает.

Первые месяцы он еще пытается договориться с шефом о самых базовых правилах: объясняет какие платежи отслеживает налоговая и в каких случаях отношения с сотрудником будут считаться трудовыми. Но предприниматель не хочет в этом разбираться и продолжает делать по-своему. Однако на выходе он рассчитывает получить правильный учет и нулевые риски.

Проблема в том, что привести в порядок задним числом то, что делалось без учета последствий, физически невозможно. Это продолжается до первой блокировки счета или уведомления о выездной проверке. Тогда предприниматель начинает всерьез обсуждать риски и договариваться о внутренних правилах, связанных с бухучетом.

Сценарий второй: вечная война

В этом сценарии предприниматель жестко отстаивает интересы компании, связанные с прибылью, а бухгалтер — с соблюдением закона. Бухгалтер хорошо знает Налоговый кодекс и принципиально не принимает во внимание доводы в пользу бизнеса. В крайнем случае он предупреждает обо всех последствиях и снимает с себя всякую ответственность. В этом не было бы особой проблемы, если бы бухгалтер мог не только предупредить, но еще и поискать разумное решение.

В этом сценарии обе стороны тратят много сил и энергии, достойной лучшего применения. В спорах они разрушают взаимное доверие и конфликт переходит из профессиональной плоскости в личную. Стороны внимательно следят за последствиями, чтобы потом сказать: «Я же говорил(а)», и использовать это как аргумент для будущего спора. Между тем, бизнес требует внимания и энергии предпринимателя для решения других, более важных задач: генерации идей, тестирования гипотез, масштабирования. В условиях жесткой конкуренции на падающем рынке трудно бежать с гирей на ноге.

Сценарий третий: бухгалтер рулит всем

Мне неоднократно доводилось наблюдать картину, когда шеф беспрекословно одобряет все, что предписывает бухгалтер. В одной из компаний взрослый, уверенный в себе мужчина на позиции директора при появлении своего главбуха приобретал вид загипнотизированного кролика. Он кивал, соглашался и даже не думал спорить или хотя бы предложить альтернативный вариант. При этом мнение бухгалтера очевидно противоречило целям бизнеса. Ее аргументы сводились к минимизации любых рисков. На той встрече речь шла о возможном штрафе в 50 тысяч рублей, но для компании сделка все равно оставалась бы выгодной.

В этом смысле предприниматель воспринимает штраф как плату за преференцию. Однако внутри его компании есть строгий контролер, который руководствуется другой логикой и имеет, как ни странно, более высокий приоритет в принятии решений.

Возможно, причина таких союзов кроется в совмещении роли предпринимателя с ролью директора. Для руководителя навык управленческого воздействия обязателен, а для предпринимателя — нет. Предприниматели далеко не всегда действуют в лоб, продавливая свое решение. Все-таки их задача покорять рынок, а не навязывать ему свою волю. С другой стороны бухгалтеру стоит быть мудрее и не пользоваться возможностью порулить, даже если он не встречает сопротивления.

Сценарий четвертый: «Спросили — ответила, не спросили — промолчала»

Врать нельзя, но правду надо экономить. Во всяком случае, складывается такое ощущение, когда бухгалтер выступает в роли справочного бюро. Он не предлагает варианты и не предупреждает об ошибке, даже если знает, что руководитель рассуждает неправильно. Такое своеобразное представление о безопасности: не сказал — не виноват.

Предпринимателю сложно работать в четвертом сценарии, потому что от него требуется знать о чем спросить, а это бывает сложно. Кроме того, ему приходится отчасти забирать на себя экспертную роль бухгалтера, самому разбираться и принимать решения. Большинство предпринимателей с этой ролью не справляются, и компания излишне ограничивает себя в одних случаях и несет ненужные риски в других.

Грамотный бухгалтер всегда знает куда смотреть и как интерпретировать увиденное. От него требуется лишь оставаться с руководителем в диалоге, а от руководителя — гарантировать конструктивность общения без перекладывания ответственности.

Сценарий пятый: бухгалтер как усилитель бизнеса

Роль бухгалтера в этом сценарии — занимать поддерживающую и одновременно проактивную позицию. Он не молчит, когда видит риски, не навязывает свое решение и не занимается буквоедством. Вместо этого изучает вопрос, предлагает варианты, участвует в обсуждении, имеет собственное мнение и прислушивается к чужому, вовремя принимает эстафетную палочку и вовремя отдает. При этом руководствуется интересами бизнеса.

Бухгалтер понимает, что через штрафы можно получить необходимые преимущества, а задержку платежей в бюджет использовать для финансирования проекта. Он учитывает одни налоги в качестве экономии на других и использует это, чтобы набрать дополнительные баллы в тендере. Это требует опыта и предпринимательского мышления, но я знаю случаи когда подобные расходы целенаправленно закладывают в финмодель.

В пятом сценарии бухгалтер умеет добиться понимания от сотрудников. Он не использует птичий язык проводок и КБК, а вместо этого по-человечески объясняет, что если мы сейчас не закроем акт, то компания заплатит лишние 411 тысяч налога на прибыль. Он может поговорить с бухгалтером контрагента или с их юристом, чтобы найти компромиссные варианты. Это особенно ценно при работе с дебиторской задолженностью, потому что позволяет не только получить деньги, но и сохранить отношения.

Предприниматель в работе с таким бухгалтером получает возможность больше фокусироваться на ценностном ядре бизнеса и не распылять внимание на второстепенные функции.

Сценарий аутсорсинга

С аутсорсингом ситуация одновременно проще и сложнее. Проще — потому что нет иерархии. Аутсорсер не боится сказать неприятную правду, его за это не уволят. Сложнее — потому что предприниматель часто воспринимает аутсорсера как внешнюю функцию и не рассматривает бухгалтерский и налоговый сектор как ресурс для стратегических решений. А зря. Потому что аутсорсер видит десятки бизнесов одновременно. Видит, какие схемы работают, какие — нет, где налоговая сейчас копает, а где пока не смотрит. Это огромный объем практического знания, который штатный бухгалтер, замкнутый на одну компанию, приобрести не может.

Чтобы аутсорсинг работал, нужно впустить подрядчика в контекст: рассказать куда движется бизнес, какие планы на полгода, на год, будет ли новый продукт, новый рынок, новый инвестор. Например, в разговоре с одним из клиентов мы выяснили, что если они через три месяца выходят на определенный объем, то уже сейчас надо менять систему налогообложения, иначе получится значительная переплата.

Вместо вывода

Правильная роль бухгалтера в бизнесе усиливает предпринимателя. Предприниматель попрежнему несет риски и берет на себя ответственность, но бухгалтер помогает увидеть реальную картину и рассчитать цену каждого решения.

Как найти такого бухгалтера? Универсального рецепта у меня нет, но могу сказать на что нужно обратить внимание. В первую очередь смотреть не на диплом или стаж, а на то, как человек с вами разговаривает. Говорит ли на языке бизнеса или на языке проводок, предлагает ли варианты или только озвучивает запреты и ограничения, задает ли встречные вопросы, интересуется ли вашей компанией.

Бизнес — это люди, и бухгалтер — один из самых приближенных. Он видит все деньги, все ваши решения и все ошибки. То, что он с этим делает — молчит, воюет, пугает или помогает — определяет многие ключевые метрики вашего бизнеса.