Паровозик, который смог все спланировать. Электронные календари и планировщики для совместной работы и планирования дел

Календари – это сила. Без них никуда. Еще древние люди ставили зарубки, мастерили лунные и солнечные календари. За историю человечества чего только не придумали: григорианский, юлианский, эфиопский, коптский, ацтекский и пр. Существует даже несколько версий стабильных календарей, в которых дни недели лучше согласованы с месяцами, чтобы не печатать каждый год новую версию.

А еще календари нужны, чтобы лучше планировать свои дела и все успевать. Для фрилансеров, таких как я, это особенно актуально. Ранее я даже рассказывал про свой метод планирования на основе слотов (переизобретал календарь).

Ниже речь пойдет о профильных инструментах и сервисах, которые облегчают календарное планирование.

Планирование задач с помощью онлайн календарей: польза и преимущества

Календари сами по себе – уже мощный инструмент управления временем. Но если говорить об электронных календарях и планировщиках, то они могут обеспечить следующие преимущества:

Быстрый доступ с любых устройств – на ПК, смартфонах, планшетах и пр. Большинство электронных календарей имеет облачную реализацию и работает в любом современном браузере, и специальные приложения устанавливать и обновлять не нужно.

Можно на лету редактировать события – дела, задачи, встречи и т.п. Календарь автоматически отображает все ваши события на сетке месяца, года, недели или даже в пределах конкретного дня. Данные меняются интерактивно.

Возможно совместное редактирование и просмотр – это особо актуально для задач и событий, которые требуют согласования деталей или графиков. Правда, совместное редактирование с тонкой настройкой прав доступа есть далеко не везде – в основном только в корпоративных инструментах (именно здесь используется сложная логика управления доступом).

Доставка напоминаний о приближающихся событиях в «карман». Пожалуй, это наиболее важный и действенный механизм, который позволяет больше успевать и не пропускать важных задач. Чем функциональнее инструмент, тем больше каналов доставки уведомлений он поддерживает.

В общем, электронные календари работают как вторая память, в которую можно выгрузить свои задачи и планы, чтобы ничего не забыть и освободить активное внимание для наиболее приоритетных текущих дел.

***

Не стоит забывать, что каждое из решений, представленных на рынке, имеет свои особенности: поля событий, интеграции, варианты синхронизации и пр.

Ниже обзор лучших календарей и приложений, которые позволяют планировать дела, задачи и встречи, строить расписания и визуализировать ваше время.

---

Projecto – удобный облачный планировщик для командной работы

Комплексный сервис для управления командами, задачами и продуктивностью. Одновременно простой и функциональный, не требует обучения или сложного внедрения. Встроенный календарь для планирования событий здесь – лишь одна из множества функций. Особый упор сделан именно на совместную работу – с настройкой прав доступа, с отправкой уведомлений по разным каналам и пр. На 100% российский продукт.

Фичи:

• Варианты отображения: на год, на неделю или месяц.

• Можно создавать неограниченное количество календарей и легко их листать. Сами календари могут быть личными или рабочими (корпоративными). Переключение выполняется в пару кликов. У проектов свои календари. Отдельно ведется учет поездок.

• Можно настроить отображение событий из разных календарей на одном и наслаивать их друг на друга. Для удобства чтения можно задействовать выделение разными цветами. Внутри календаря могут отображаться и задачи по проектам.

• Тонкая настройка прав доступа.

• У отдельно взятого события исчерпывающий набор атрибутов: статус, приоритет, места, участники, ресурсы, теги, повестка (специально для проведения встреч с наполнением пунктов участниками), примечания, заметки, файлы, документы и пр. Есть даже чат.

• Сложные правила повторов с исключениями.

• Рабочий стол (индивидуальное рабочее место сотрудника) настраивается с помощью системы виджетов. Вы можете скомпоновать в фокусе только то, что действительно нужно. Настройками стартового экрана легко поделиться с коллегами через систему импорта/экспорта.

• Есть функционал сравнения нескольких календарей. Это удобно для поиска свободного времени для встреч или совместных задач.

• В наличии встроенный ежедневник для заметок. Заметки могут быть текстовыми или голосовыми, общими или личными. На их базе можно организовать корпоративную базу знаний.

• Часовой пояс меняется по кнопке или автоматически – будет удобно тем, кто часто ездит в командировки.

• Напоминания отправляются на почту, в браузер, мессенджер или в приложения.

• Мобильное приложение ничем не отличается по функционалу от веб-версии.

• Есть загрузка календарей в ICS-формате.

• Отдельные напоминания о днях рождения и праздниках, встроенный прогноз погоды.

• Масса других функций для управления проектами и портфелями проектов: конструктор оргструктуры, учет стандартных и гибких рабочих графиков, встроенная CRM, мессенджер, хранилище документов, диаграммы Ганта, канбан-доски, настраиваемые процессы и пр.

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, MacOS, iOS и Android.

Бесплатные функции и платный доступ

Есть триал на 14+ дней или демостенд, который сбрасывается раз в сутки.

Платные подписки без деления по функциям – от 344 до 488 руб. в месяц за рабочее место (гостевые аккаунты не считаются). Из доплат – только пакеты с дополнительным дисковым пространством. Они докупаются по мере необходимости.

Яндекс Календарь – бесплатный сервис для планирования событий и встреч

Этот сервис доступен всем клиентам – с платными подписками, бизнес-сегменту и тем, кто пользуется экосистемой Яндекса бесплатно. В бесплатной версии никаких ограничений нет. До недавнего времени единственной сущностью календаря были события. Но теперь они дополнились задачами. В задачах особый набор полей, плюс наличие отметки о завершении (пометка зачеркивает закрытую задачу).

Поддерживаемые платформы: Web + нативные программы для мобильных.

Фичи:

• Отображение событий и списка дел на день, неделю или месяц. Есть отдельный формат – расписание.

• Любое количество календарей с персональными настройками видимости, напоминаний, цветов оформления, длительности событий и пр.

• Функционал импорта в формате iCal и экспорта в HTML, iCal, CalDAV. Возможность встраивания виджета календаря в сторонние сайты – через iframe.

• Настройка общего и персонального доступа, специальные секретные ссылки, обеспечивающие только просмотр событий.

• Выделение отдельных событий и задач своим цветом – для привлечения внимания.

• Уведомления на почту, в SMS, через пуши в мобильных приложениях и в браузерах. Плюс нестандартный вариант – через синхронизацию по CalDAV.

• К событиям можно добавлять описания, прикреплять файлы, выбирать участников, назначать места проведения, устанавливать статус и настраивать рассылку автоматических приглашений. В наличии ряд готовых шаблонов – дни рождения, тренировки, запись к врачу.

• Список дел из календаря дополнительно отображается в специальном разделе. В нем есть сортировка по просроченным и выполненным задачам. Задачи можно создавать самостоятельными списками – без привязки к датам.

• Не стоит забывать о наборе дополнительных сервисов и инструментов из экосистемы Яндекс 360 – Почта, Документы, Телемост, Диск, Мессенджер, Доски и пр. Для бизнеса есть ряд дополнительных продуктов: корпоративная почта, Трекер, Вики, Рассылки и т.п.

Бесплатные функции и платный доступ

Если вам нужен только календарь, то доступ может быть полностью бесплатным.

Если вам нужны дополнительные инструменты и сервисы, особенно для совместной работы, типа Трекера, то уже потребуется подписка. Тарифы Яндекс 360 для бизнеса – от 319 до 1399 руб. в месяц за сотрудника (+может быть доплата за расширения и опции).

ЛидерТаск – платный календарь и планер для Windows и мобильных

Изначально ЛидерТаск распространялся как персональный органайзер, то есть как программа для установки на ПК с возможностью полноценной офлайн-работы. Со временем появилась синхронизация через оригинальное облако, а затем разработчики представили веб-версию. Теперь это удобный календарь, таск-трекер и инструмент для ведения записей.

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, мобильные.

Фичи:

• Создавать события и задачи можно через специальные виджеты – для Айфона и Андроида, а также для браузера (через расширение). Постановка задач может осуществляться голосом – он будет преобразовываться в текст.

• Наглядный раздел статистики – с тепловой картой рабочего времени и графиками вашей активности.

• Отображение календаря на день, 5 дней (без выходных), неделю, месяц, год и 10 лет.

• Загрузка внешних календарей в формате ICS, выгрузка в Google Календарь, экспорт из Notion.

• Есть возможность прикрепления файлов, назначения ответственных, проставления меток и других атрибутов. В наличии механизм выделения событий разными цветами.

• Повторы и напоминания. Уведомления отправляются по почте, в мессенджеры или показываются в приложениях.

Бесплатные функции и платный доступ

Бесплатная версия предназначена только для офлайн-работы и имеет ряд функциональных ограничений + есть лимиты на количество задач, досок, меток и пр. Вести общий календарь здесь невозможно.

Полноценный календарь с заметками и задачами требует оплаты подписки – 3699 руб. в год для личного пользования.

Решение для командной работы – только на 10 пользователей сразу по 2999 руб./месяц или 32399 руб./год.

Singularity App – кроссплатформенное приложение для записи планов

Еще один персональный органайзер, в котором удобно вести личный календарь, списки задач, отмечать дела, ставить цели и следить за прогрессом. Как и ЛидерТаск, Singularity умеет работать офлайн, а данные хранит локально (непосредственно на устройстве). Синхронизация с облаком выполняется автоматически (при наличии подписки).

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, MacOS, Linux, мобильные и версия для часов.

Фичи:

• Встроенный ИИ с выбором опорной модели + возможность подключения своих сервисов. REST API и поддержка MCP.

• Очень много внимания уделено продуктивности – есть встроенный Pomodoro-таймер, трекер привычек, отдельный раздел для планов без срока реализации.

• Календарь может отображаться с периодом на 1 день, 4 дня, неделю и месяц.

• Для событий и элементов сетки можно настроить фильтрацию – по проектам, тегам, приоритетам и статусам.

• Оригинальный механизм наполнения описаний задач и событий. Здесь можно вставлять заголовки, таблицы, To-Do списки, спойлеры, блоки кода, ссылки, картинки и файлы.

• Не забыты и основные поля: приоритет, теги, повторы, чек-листы, статус и пр.

• Интересно реализован механизм указания времени. В дополнении к стандартным «дата+время» есть варианты «сегодня вечером», «завтра», «на выходных», «когда-нибудь».

• Подбор времени можно переложить на ИИ-ассистента. Он посмотрит текущее расписание и найдет куда вставить новую задачу.

• Двусторонняя синхронизация с Google Календарем и подключение веб-календарей в формате iCal.

• Дополнительный функционал для совместной работы – проекты, канбан-доски и диаграммы Ганта, приглашение участников.

• Уведомления – через приложения, но они есть для всех платформ. На мобильных гаджетах можно настроить геоуведомления и уведомления-будильник.

Бесплатные функции и платный доступ

Бесплатное использование – только при офлайн-работе (без облачной синхронизации). Триал на 14 дней.

Тарифы подписок – от 209 до 299 руб. в месяц за лицензию (на одного пользователя). Командная работа организована на основе приглашений пользователей в свой проект (не более 10 в максимальном тарифе).

ПланФикс – для ежедневного планирования задач в команде

Комплексный облачный сервис для управления проектами, HR-процессами, документами, сделками, сервисными заявками и любыми другими сущностями. Это своего рода no-code конструктор, который можно настроить под нужды своего бизнеса или под потребности команды. Особое внимание уделено автоматизациям.

Обратите внимание! Календарь здесь – лишь одна из опций внешнего вида списков, а вариант отображения «Расписание» доступен только в тарифах «Профессионал» и выше.

Поддерживаемые платформы: Web и мобильные.

Фичи:

• На календаре можно отображать разные типы объектов – задачи, сделки, контакты, что угодно.

• Варианты сетки тоже гибко настраиваются – есть календарь почасовой, по дням и полный. Аналогичные развертки есть и для расписаний.

• Вместо календаря те же самые сущности (задачи или карточки) можно отобразить по-другому – списками, таблицами, блоками, в виде хроники и пр.

• Элементы календаря или расписания легко фильтровать по разным критериям.

• Поддерживается экспорт в формате iCal и автообмен данными с Google Calendar.

• Есть оригинальный блок итогов – с подсчетом задач в разных статусах, а также связанных с вашим аккаунтом (тех, в которых вы назначены исполнителем) и пр.

• Масса других функций для работы с проектами и для управления бизнесом. На базе PlanFix можно создать CRM-систему, Service Desk, решение для управления кадрами и пр. Единственный минус – сложная стартовая настройка. Но для обхода этого ограничения есть каталог готовых шаблонов.

Бесплатные функции и платный доступ

Бесплатный доступ – только для 5 сотрудников с рядом ограничений по функциям + лимиты на число активных и повторяющихся задач, на дисковое пространство.

Подписки – от 366 до 1590 руб. за пользователя. Есть доплата за дисковое пространство, AI-кредиты и аккаунты внешних пользователей. Триал для тестирования – 14 дней.

Google Календарь – для синхронизации событий и встреч через облако

Продукт от крупнейшей IT-корпорации. Хотелось бы сказать, что это самое функциональное решение на рынке, но на деле оно подходит в основном для планирования личных событий и встреч. Особая фишка текущей версии – наличие конструктора расписаний с бронированием слотов (да-да, не говорите потом, что я не рассказывал о слотах).

Поддерживаемые платформы: Web и мобильные.

Фичи:

• Календарей может быть сколько угодно. Есть заготовки календарей с национальными праздниками, с расписаниями матчей и даже с фазами луны.

• На чужие календари можно подписываться по ссылке. Есть возможность импорта и экспорта (формат ICS).

• У каждого календаря можно задать свой часовой пояс и цветовую схему.

• Доступ к календарю можно настроить на основе аккаунтов и групп. А можно открыть к нему общий доступ или встроить в сайт. Только для просмотра событий предоставляется отдельная ссылка.

• Режим просмотра можно персонализировать – в наличии раскладки от 2 дней до месяца. Стандартный просмотр – день, неделя, месяц, год и расписание.

• Вместо нашего стандартного григорианского календаря можно выбрать китайский, иудейский, исламский и др.

• Веб-версия календаря может работать офлайн (сервис кеширует данные непосредственно в браузере).

• Календарь из коробки интегрирован со списками задач.

• У событий исчерпывающий набор полей: повторы, ссылка на файлы (только в Google Drive), статус, местоположение, примечание (подробное описание), список гостей (для рассылки уведомлений).

• Уведомления показываются в браузере, в мобильных приложениях или отправляются на почту.

• Особая фишка – расписание встреч. Вы заранее описываете свой рабочий график (с повторами в пределах недели или по особым правилам), определяете время одной встречи (слота) и перерывов после активных встреч, задаете другие ограничения (сколько действуют бронирования, сколько встреч вы можете провести в день и т.п.). Далее пользователи смогут забронировать один из слотов прямо в вашем онлайн-календаре.

Бесплатные функции и платный доступ

Если вам нужен только Календарь Google, то им можно пользоваться бесплатно. Однако, аккаунт Google открывает доступ и к другим сервисам корпорации. Для бизнеса предоставляются комплексные подписки, но оплатить их из РФ не получится, поэтому не вижу смысла показывать цены.

Weeek – корпоративный инструмент календарного планирования

Так как Weeek ориентирован на управлении карточками задач (это как сквозной элемент всей системы), то работа с календарём организована здесь немного по-другому. Точно не как в профильных сервисах. Календарь в Weeek – это лишь один из вариантов отображения списка задач. Соответственно, чтобы свести все задачи из разных проектов в одно пространство, нужно сделать отдельный проект, назовем его условно «Календарь», в который будут отправляться задачи из других проектов. Немного запутано, но позволяет отойти от модели отдельных событий. А еще с помощью такого механизма можно организовывать разные варианты представлений у тематических задач – например, «Календарь публикаций в блог», «Календарь маркетинговых акций» и пр.

Поддерживаемые платформы: Web и мобильные.

Фичи:

• Календарный вид в пределах недели и месяца (это в дополнение к канбан-доскам, спискам и диаграммам Ганта).

• Публикация доски или календаря в общем доступе.

• Обмен данными о событиях с онлайн-календарями Яндекс, Google и Apple. Поддержка формата CalDAV.

• Большое количество системных атрибутов у задач, а также возможность добавления своих полей.

• Уведомления могут отправляться по почте, в мессенджеры, в браузер или в мобильные приложения.

• Набор инструментов для повышения эффективности – трекер времени, Pomodoro-таймер, медитации (анимированные картинки для переключения внимания).

• Комплексный функционал для управления проектами – встроенная мини-CRM, конструктор баз знаний, отчеты и аналитика, файловое хранилище и пр.

Бесплатные функции и платный доступ

Для 5 пользователей – бесплатно, с рядом ограничений по функциям.

Премиум – от 199-450 руб. в месяц за пользователя. Сумма оплаты складывается из стоимости тарифа для рабочего пространства, а также для отдельных встроенных сервисов (база знаний, таск-трекер, CRM). Тариф для дополнения не может быть выше тарифа рабочего пространства – то есть на бесплатном тарифе вы не сможете точечно проапгрейдить работу с задачами.

КаленДей – онлайн-календарь для ведения заметок и индивидуальных задач

Язык не поворачивается назвать этот сервис просто календарём. Но вместе с тем, технически это решение реализовано достаточно просто. Это скорее планер или календарь для заметок. Здесь можно посмотреть список дел в разрезе месяца, недели или дня, но без жесткой привязки ко времени. Условно: один день – один список.

Поддерживаемые платформы: Web (в том числе в мобильных браузерах).

Фичи:

• Календарный вид в пределах недели и месяца. Основная единица планирования – день.

• Для дней можно определять свои теги и цвета.

• Есть механизм заметок.

• Задачи могут быть личными и рабочими, для удобства разнесения они выделяются разными цветами.

• Никаких уведомлений, файлов, ответственных и прочих атрибутов. Только списки задач.

• Простейший раздел со статистикой выполнения и переноса задач.

• Случайные мотивирующие цитаты.

Бесплатные функции и платный доступ

Базовые функции – бесплатно. Премиум нужен для доступа к дополнительным вариантам вида календаря, к единому списку задач, а также к стикерам – 114 руб. в месяц или 980 руб. в год.

Как выбрать лучший календарь

Если исключить западные премиум-сервисы, которые не оплатить из РФ, то остается не так много вариантов: бесплатные календари (от IT-гигантов и поисковиков), почтовые программы (этот тренд рынка задал MS Outlook) или таск-трекеры.

Сразу расстроим – лучших календарей не бывает. Любой из профильных сервисов или приложений планировщиков – это лишь инструмент. А каким бы функциональным ни был инструмент, он всегда остается лишь средством, которое облегчает достижение желаемой цели.

Поэтому вопрос выбора сводится к решению проблемы совместимости конкретного инструмента с вашими потребностями, целями и задачами.

Не стоит брать планер с ориентацией на запас прочности. Например, если вам нужно только заносить в календарь личные дела и события, то для таких задач волне подойдет любой бесплатный сервис, такой как Google Calendar или Яндекс Календарь.

Если их функций недостаточно и вам нужен эффективный персональный органайзер с удобным наполнением задач и событий, то стоит рассмотреть такие продукты, как Singularity, ЛидерТаск или КаленДей. Первые два частично поддерживают совместную работу, но только для малых команд – до 10 человек. Последний – только для индивидуальной работы.

Если во главе угла комфортная совместная работа при 10 и более сотрудниках, то тут уже лучше сделать ставку на профильные комплексные решения, такие как Projecto, ПланФикс или Weeek. В них можно не только гибко управлять доступом коллег, но и организовывать работу по всем фронтам: хранить документы, отслеживать прогресс реализации задач, рассылать уведомления и объявления, проектировать бизнес-процессы, просматривать отчеты и пр.

Если вы сомневаетесь в совместимости выбранного инструмента с вашими требованиями, то просто протестируйте его в работе. Почти у всех электронных календарей, даже если они платные, есть триал-период или специальный стартовый тариф для знакомства с платформой.