Что проверить перед подписанием договора: три точки контроля

Компания заключает договор на поставку. Согласование прошло быстро, документ подписали и отправили контрагенту. Через 3 месяца выясняется, что подписант действовал по доверенности с истекшим сроком. Организация оказалась в ситуации, когда формально у поставщика нет обязательств: товар может не поступить, а аванс — не вернуться. В статье найдете чек-лист для юриста: что нужно проверить перед подписанием договора, чтобы не сорвать сделку.

Какие риски для компании есть в договорной работе

Во многих компаниях договоры проверяют вручную и разрозненно. Юрист смотрит текст, служба безопасности запрашивает данные по контрагенту, а полномочия подписанта никто системно не контролирует. Из-за этого сделки затягиваются, а проблемы замечают слишком поздно.

Как держать риски под контролем

Каждый из этих рисков можно предотвратить, если выстроить проверку как единый процесс. Юристы и договорные специалисты уже делают это частично: смотрят текст, уточняют данные по контрагенту, проверяют, кто подписывает документ. Проблема возникает, когда эти действия выполняются разрозненно или одно из них выпадает из процесса. К убыткам, спорам и затянутому согласованию также приводят:

• рутина вместо анализа и экспертизы;

• ручной ввод одних и тех же данных по контрагентам и договорам;

• поиск документов в разных источниках и поступление документов из разных каналов: по почте, через мессенджеры, на бумаге;

• отсутствие шаблонов и единого порядка подготовки и согласования договоров.

Системы для комплексного управления договорной работой помогают собрать ключевые проверки в одном процессе, не дают пропустить обязательные шаги и указывают на слабые места до подписания контракта. Когда все этапы работы с договором собраны в один маршрут, юристу проще держать ситуацию под контролем. Многие используют для решения таких задач специализированные сервисы, которые все делают автоматически, например, Directum СЭД+ но есть и бесплатные способы.

Чек-лист перед подписанием договора

Перед тем как отправить договор на согласование, инициатору или юристу нужно проверить 3 важных блока. Если есть сомнения по какому-либо из пунктов, стоит тщательнее пересмотреть документ.

1. С кем подписываем

Перед подписанием договора оцениваем самого контрагента: остается ли он надежным партнером на момент сделки. Для этого стоит обратить внимание на некоторые аспекты.

• Благонадежность контрагента. Убедитесь, что у компании нет финансовых или юридических проблем и признаков фирмы-однодневки.

• Актуальность проверки. Нельзя допустить подписания договора с контрагентом, который не прошел проверку или потерял статус надежного партнера по истечению времени.

• Изменения показателей. Важно вовремя реагировать на события, которые могут повлиять на исполнение договора: смену директора, признаки банкротства, ухудшение финансовых показателей, и др.

Как это работает в Directum СЭД+

Система интегрируется с сервисом Контур.Фокус. Достаточно указать ИНН, ОГРН или название компании, и система автоматически загрузит данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, экспресс-отчет о рисках и сведения о финансовом состоянии.

Если аккредитация контрагента не проводилась или срок ее действия истекает, система сама отправит задание ответственному сотруднику.

Directum СЭД+ контролирует около сотни маркеров риска. При настройке автоматического мониторинга изменений система сама уведомит ответственных сотрудников о новых угрозах.

2. Кто подписывает

Договор, подписанный человеком без актуальной доверенности, могут признать недействительным. Это касается обеих сторон.

• Полномочия представителей. Чтобы исключить риск спора, убедитесь, что представитель контрагента действует в рамках своих прав и не превышает их.

• Срок действия доверенности. На дату подписания документа представитель должен быть вправе действовать от имени компании. Если срок истек, полномочия представителя прекращаются.

• Право подписи. Сотрудник не сможет подписать договор на сумму больше той, что определена его полномочиями. Это помогает защитить компанию от превышения лимитов.

Как это работает в Directum СЭД+

Если из сервиса обмена поступают документы, подписанные по МЧД, в системе автоматически создается карточка доверенности. При интеграции с Контур.Доверенность в ней видны ФИО представителя, сроки действия, статус в реестре ФНС и ограничения полномочий.

3. Что подписываем

Даже если контрагент надежен, а подписант уполномочен, ошибка в самом договоре может привести к финансовым потерям, штрафам или судебным спорам. Перед подписанием важно проверить сам документ.

• Текст договора. Документ должен соответствовать корпоративным шаблонам и внутренним регламентам.

• Реквизиты. Точные данные исключают проблемы с платежами и налоговой отчетностью.

• Изменения в документе. Важно убедиться, что партнер не изменил сроки, суммы или зоны ответственности.

• Рискованные формулировки. К ним относятся слишком жесткие санкции для одной из сторон. Например, ответственность покупателя за нарушение сроков оплаты кратно превышает выплаты пени от поставщика в случае задержки товара.

Как это работает в Directum СЭД+

В систему встроены ИИ-инструменты, которые извлекают данные из текста и заполняет карточку документа: содержание, номер, дату, реквизиты контрагентов, сведения о подписантах.

Когда договор возвращается от контрагента с правками, ИИ подсвечивает все изменения, даже если форматы файлов различаются. Удаленный, замененный и добавленный текст выделяются разными цветами, поэтому юристу не нужно перечитывать документ целиком и вручную сравнивать многостраничные договоры, включая их версии.

ИИ-сервисы Directum СЭД+ проверяют наличие обязательных реквизитов, находят рискованные формулировки, несоответствия нормативным актам и предлагают корректные варианты. Юрист получает размеченный документ и фокусируется на спорных моментах. Это помогает избежать штрафов и судебных разбирательств.

Заключение

Когда проверка контрагента, полномочий подписанта и текста договора работает в одном процессе, компания получает единый инструмент для юристов и сотрудников, которые отвечают за договорную работу.

1. Риски выявляются заранее. Компания видит рискованные формулировки, просроченные доверенности, ограничения по полномочиям и изменения по контрагенту до того, как они приведут к убыткам. Это помогает избежать признания сделок недействительными, штрафов и споров.

2. Согласование ускоряется. Юристам и договорным специалистам не нужно тратить время на ручную проверку и поиск данных в разных источниках. Типовые договоры проходят согласование быстрее, а сотрудники могут сосредоточиться на сложных случаях. За счет этого сокращается цикл сделки.

3. Быстрая реакция на изменения. Если у контрагента меняется статус или происходят другие значимые события, система сообщает об этом сразу. У бизнеса появляется возможность вовремя отреагировать, а не разбираться с последствиями постфактум.

4. История проверок сохраняется. Авторство решений, сроки и результаты зафиксированы в системе. При проверке ФНС или внутреннем аудите не нужно восстанавливать картину из почты, чатов и личных файлов — всё уже собрано в одном месте.

Проверка текста договора, контроль полномочий подписантов и мониторинг контрагентов — 3 базовых уровня защиты, которые должны работать вместе. Многие компании уже выстроили эти процессы по отдельности. Но если эти действия не связаны между собой, легко пропустить важный шаг. Directum СЭД+ помогает контролировать риски, объединяет этапы проверки в одной системе, держит в поле зрения шаги, от которых зависит безопасность сделки.